Пятиминутка, летучка, стартовка – знакомое подчеркнуть. Многие отделы продаж начинают свой день с небольшого собрания. Когда-то я спросила коллег руководителей, зачем они проводят такое мероприятие ежедневно. Ответы были такие:
- так принято в отделах продаж;
- чтобы настроить всех на работу;
- ответить на вопросы и объявить новости.
Если бы спросили меня, я бы сформулировала ответ так: «для того, чтобы создать настрой на работу с учетом текущих новостей, целей и сложностей».
Чтобы пост был максимально прикладным, я решила написать его в формате вопрос-ответ. Буду рада продолжить в комментариях!
Что будет, если не проводить такие пятиминутки?
Во-первых, пятиминутки – это быстрый чек настроения и готовности на работу всей команды. Без него можно упустить из виду состояние сотрудников, заметить, что что-то с настроем команды не так позже, чем хотелось бы.
Во-вторых, такое мероприятие – это лучший способ объявить новости, которые важно знать перед началом работы (новые акции, правила возврата товара, увеличившийся бонус за продажи). Корпоративную почту, мессенджер читают не все. Общее короткое собрание позволит убедиться, что все на «одной информационной волне».
Кстати, члены команды, в которой есть летучки перед началом рабочего дня, реже опаздывают.
Правила, лайфхаки?
1. Готовиться заранее! Несмотря на то, что говорить придется всего 5-10 минут, нужен план выступления.
2. Принимать вопросы только по поводу сказанного («Какие вопросы у вас есть по поводу этих двух новостей? Есть ли дополнения к тому, что я предложил?"). Для всех других лучше назначить отдельное собрание или предложить подойти лично позже. В противном случае пятиминутка, которая должна настроить команду на работу, может превратиться в получасовое скучное совещание и обсуждение жалоб.
3. Учитывать настроение команды, быть «человекоориентированным». С одной стороны мы говорим со всеми, с другой замечаем личности. Если удалось сократить общую информацию до половины запланированного времени, остаток лучше посвятить дружеским комплиментам сотрудникам или вопросам об их делах. Вопросы задавать конкретные («Как твое здоровье, кашель отпустил?», «В двух словах, отпуск оправдал ожидания? Я очень рад твоему возвращению!»). Открытые «Как дела?» и «Почему грустный?» сработают против, или же собрание затянется.
Как проводить конкретно в моей сложной ситуации?
1. Половина сотрудников на удаленке, половина в офисе. К назначенному времени удаленщики готовятся принять видеозвонок (камеры включены с обеих сторон), а офлайн-команда готова на месте.
2. Руководитель на удаленке, команда в офисе. Поступаем так, как и в первом случае. Лучше всего назначить одного ответственного за пятиминутки, отправлять ему заранее план. Так «заместитель» сможет взять на себя инициативу в случае проблем со связью, а также обратить внимание руководителя на важное в новостной повестке офиса, подсказать, что добавить или отложить до возвращения на работу.
3. Сотрудники начинают работу в разное время, разный график работы. Лучше всего провести несколько коротких встреч для разных групп. Чтобы не мешать тем, кто уже работает, достаточно собраться около стола руководителя.
4. Плохой настрой команды из-за результата или внутренних новостей. Когда не выполняется план продаж или отменили выгодные условия заключения сделок, бодрые речевки в духе «Давайте порвем всех и выполним бюджет месяца!» скорее всего не зайдут. Эффективнее прямо озвучить, оцифровать текущее состояние (не «все плохо», а «сейчас у нас 77% плана, все понимаем, что до 100% не успеем добить»), а после поставить реалистичную цель с бонусом («..давайте постараемся и выполним 80%, чтобы заработать премию», «.. активно возьмемся за тех, кто «подумает над предложением», чтобы сделать первые продажи в зачет следующего периода»).
5. Плохой настрой из-за внешних новостей, неопределенность, волнения. Важно помнить – рутина снижает тревогу. Когда мы совершаем запланированные привычные действия – мы чувствуем себя увереннее и спокойнее. Поэтому пятиминутки стараемся сохранить. Действуем, как в п.4: говорим фактами, ставим реалистичные цели, озвучиваем пусть небольшие, но реалистичные бонусы за достижение.
