Бывает, зайдешь в рабочий чат, а там творится полный бардак: один сотрудник записывает голосовые каждые пять минут, другой присылает сообщения по одному слову, и от уведомлений разрывается телефон или компьютер. В таком хаосе практически невозможно нормально работать: постоянно отвлекаешься и полдня ищешь нужную информацию.
Чтобы лишний раз не раздражать коллег, нужно соблюдать базовый диджитал-этикет. В этой статье разбираем ошибки, которые сотрудники допускают чаще всего, и рассказываем, как их исправить.
Ошибка №1. Использовать капслок, много восклицательных знаков или эмодзи
В чем проблема. Из-за больших букв и восклицательных знаков отправитель выглядит слишком эмоциональным, а обилие смайликов отвлекает от содержания.
Как исправить. Когда нужно обратить внимание на важную мысль в сообщении, можно сделать отступ или выделить часть текста жирным шрифтом, курсивом — во многих мессенджерах есть такая функция. Если вам привычнее использовать капслок, то выделяйте не более одного-двух слов в тексте. А чтобы показать доброжелательность, достаточно одного эмодзи в конце предложения.
Ошибка №2. Отправлять много коротких сообщений подряд
В чем проблема. Если разбивать одну длинную мысль на череду коротких сообщений, то собеседник сойдет с ума от бесконечных уведомлений на телефоне или компьютере.
Как исправить. Чтобы коллеги вас не возненавидели за десятки оповещений и быстрее поняли, что от них хотят, выражайте свою мысль одним сообщением. Кроме того, многим проще понять мысль собеседника, если она не разбита на несколько сообщений.
Ошибка №3. Ждать ответа и только потом писать по сути
В чем проблема. Сообщения из серии «Привет, можно вопрос?» или «Салют, не занят?» раздражают, потому что приходится разбираться, что конкретно нужно собеседнику, и ждать, пока он напишет основную мысль. А когда похожих диалогов несколько, градус накала растет еще быстрее.
Как исправить. Сделайте приветствие частью сообщения и сразу в тексте пишите, что вам нужно от коллеги. Так вы сэкономите всем время, и сотрудники быстрее вам ответят.
Ошибка №4. Отправлять голосовые сообщения
В чем проблема. Обычно аудио удобны только тому, кто их отправляет — когда едет за рулем или идет по улице. А вот получатели не всегда могут сразу прослушать голосовое — например, если находятся в шумном месте или на совещании, а под рукой нет наушников. Другой минус — непонятно, кому адресовано сообщение и насколько в нем срочная информация.
Используйте корпоративный мессенджер
В обычном мессенджере то и дело возникает соблазн проверить чаты с друзьями или каналы с мемами, в итоге легко отвлечься и выбиться из рабочего процесса. А если для работы использовать отдельное приложение, таких случаев легко избежать. Например, корпоративный мессенджер VK Teams. Вот какие у него есть функции:
Ответ на несколько сообщений сразу. Можно выделить два-три сообщения и ответить одним, чтобы не тратить время на дублирование.
Треды для обсуждения конкретных задач. Создайте отдельную ветку в общем чате для общения по нужной теме, чтобы другие коллеги на нее не отвлекались.
Доступ к контактам всех коллег. Даже если сотрудник только устроился, он может сразу написать любому коллеге — все номера уже есть в адресной книге.
Защищенные каналы связи. В мессенджере используется TLS-шифрование — ваши переписки не взломают и не похитят данные.
Контроль доступа. Каждого сотрудника подключают к Active Directory. Если работник увольняется, его профиль удаляют из системы, и он автоматически удаляется из VK Teams.
Работа с любого устройства. Мессенджер работает в приложении на мобильном телефоне и компьютере с любой операционной системой, а также через браузер. Вы всегда будете на связи.
Понятный интерфейс. В приложении всё знакомо и легко разобраться за пару минут. Есть функции как в обычных мессенджерах — например, реакции и стикеры.
В VK Teams есть целый набор сервисов для корпоративных коммуникаций. В него входят видеоконференции, чтобы проводить онлайн-встречи, в календаре можно проставлять даты и время встреч, а в планировщике задач — давать задания и отслеживать их выполнение. Все приложения находятся в одном пространстве — не нужно переключаться между несколькими окнами.