Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен электронными документами, которые имеют такую же юридическую значимость, как и бумажные с подписями и печатями. Их передают в специальной системе через операторов ЭДО. Применять такой вид документооборота очень удобно, а в некоторых случаях он уже обязателен.
Зачем ИП электронный документооборот
ЭДО нужен, чтобы решить как минимум две важные задачи.
Год Эльбы в подарок всем ИП младше 3 месяцев
Получить подарок
Для взаимодействия с контролирующими органами
Налоговая служба, пенсионный фонд и соцстрах всё чаще создают условия, при которых не получится сдавать бумажные отчёты. Например, если у ИП работает больше 10 человек, только в электронном виде можно подать:
- 6-НДФЛ,
- РСВ,
- ЕФС-1.
Декларацию по НДС и бухгалтерскую отчётность всегда сдают в электронном виде. Росстат теперь тоже принимает отчётность только в электронном виде.
С 2022 года уже почти не выдают бумажные листы нетрудоспособности. Работодателю нужно заполнять сведения по работнику в электронном виде. Для этого придётся наладить электронный обмен данными с соцстрахом.
Возможно, в ближайшее время весь документооборот бизнеса полностью перейдёт в электронный вид. ФНС давно планирует внедрить обязательный ЭДО.
Для взаимодействия с контрагентами
ЭДО нужен не только для отчётности и больничных. Можно обмениваться с контрагентами договорами, накладными, актами, УПД и счетами-фактурами. Это здорово сокращает время на оформление, доставку и согласование документов. А ещё экономит деньги на бумагу, расходники для принтера, канцтовары и почтовые услуги.
Есть давний способ электронного обмена между контрагентами: бумажные документы просто сканируют и пересылают сканы по электронке или через мессенджеры. Чтобы подтвердить, что у сканов есть юридическая сила, в договоре с контрагентом нужно прописать, что электронные копии приравниваются к бумажным оригиналам с личными подписями. В реквизитах сторон желательно указать электронные почты и обмениваться документами только с них. Но если ИП нужно подтверждать расходы бизнеса документами, налоговая не примет сканы в качестве подтверждения. Контрагентам всё равно придётся пересылать друг другу оригиналы бухгалтерских документов.
При полноценном ЭДО документы заверяют усиленной квалифицированной подписью, отправляют и принимают по защищённому каналу связи. Их можно использовать при судебных разбирательствах и предоставлять при проверках налоговым инспекторам. Счета-фактуры и отчёты пересылаются в установленном формате. Для налоговой они равноценны бумажным аналогам и распечатывать их не нужно.
Как подключить электронный документооборот
Для начала работы с ЭДО нужно выполнить несколько шагов.
Выберите систему и оператора ЭДО
Документы передают через операторов ЭДО — это специализированные организации, у которых есть все технологические и правовые возможности для сопровождения электронного документооборота.
Оператор гарантирует доставку документов, контролирует их формат и подписи, сохраняет историю изменений, фиксирует даты получения и отправки, хранит архив.
Операторов ЭДО много, крупнейшие из них — СКБ Контур, Тензор, Калуга-Астрал, Такском. У каждого оператора свои системы с разными тарифами, интерфейсом и набором дополнительных функций. Для небольшого бизнеса будет достаточно минимального количества инструментов.
Одна из самых популярных систем ЭДО для работы с контрагентами — Диадок от компании СКБ Контур. У него понятный интерфейс и все нужные предпринимателю функции:
- создание и отправка документов различных форматов;
- удобный поиск по реквизитам;
- техподдержка 24/7 в чате, по электронке и телефону;
- приём и отправка документов с реквизитами прослеживаемости;
- сверка взаиморасчётов с контрагентами.
Получите электронную подпись
Для работы с ЭДО нужен сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП). Он подтверждает, что подпись принадлежит владельцу и что после подписания в документе не было изменений.
С 1 января 2022 года предприниматели получают КЭП бесплатно в налоговой инспекции. Для этого нужно взять паспорт и лично посетить любую ИФНС или её доверенное лицо.
Работники ИП могут получить КЭП физлица в коммерческих аккредитованных Удостоверяющих центрах.
Если вы пользуетесь Эльбой, в разделе Отчётность у вас есть задача по выпуску электронной подписи — там вас ждут понятные инструкции.
Определите способ работы с ЭДО
Для работы с ЭДО есть три варианта:
- Веб-версия — работа через любой браузер без установки программы на компьютер.
- Интеграция с учётной системой — автоматический обмен данными с программами и сервисами, в которых ИП ведёт учёт, например, с 1С.
- Мобильное приложение.
Выбор обычно зависит от объёма документооборота и количества занятых в нём сотрудников.
Пригласите контрагентов
Если контрагент уже работает с ЭДО, достаточно найти его в системе и пригласить к электронному обмену или принять входящее приглашение. У контрагента может быть другой оператор ЭДО — тогда обмен с ним будет через роуминг. Дополнительной платы за это не берут.
Эльба — это онлайн-бухгалтерия. Сервис помогает предпринимателям на УСН и патенте вовремя сдавать отчётность и считать налоги без ошибок.
Попробовать бесплатно
