Загадочная, многогранная, уникальная во многих отношениях Япония – кажется, что эта страна ещё долго будет для всего мира бесконечным источником не только культурных открытий, но и ценных инсайтов для бизнеса, производства и в целом отношения к своей профессиональной деятельности.
В сегодняшнем посте мы хотим поделиться с вами методом Кайдзен – методом организации и трансформации рабочих процессов так, чтобы строить прибыльный и стабильный бизнес всерьёз, надолго, мудро и с минимумом бесполезных действий.
Кайдзен (Kaizen) — философия и система принципов, которая заключается в фокусировке на непрерывном совершенствовании. Определение Kaizen происходит от двух японских слов: «kai» – «изменение» и «zen» – «хорошо». Хорошее изменение или изменять хорошо — вот суть Кайдзен.
Есть 2 подхода к изменениям: революционный и эволюционный. Революционным подходом можно получить быстрые и значимые изменения, но только эволюционным подходом – который и предлагает Кайдзен – можно сделать продукт или сервис лучшим на рынке в долгосрочной перспективе. Следование Кайдзен — это путь постепенных, бережливых трансформаций, который способствует развитию культуры совершенствования в компании. Кайдзен постепенно и последовательно повышает качество, эффективность и прибыльность компании.
В практическом плане Кайдзен — это статистический контроль процессов, который улучшает качество во всех аспектах бизнеса. Кроме того, это обязательное внедрение и реализация изменений на всех уровнях компании. При этом здесь все сотрудники имеют право предлагать идеи для решения общих проблем. Этот массовый подход обеспечивает регулярную поставку постепенных улучшений, которые вместе становятся одной большой победой.
В 80-х годах прошлого века Toyota начала разработку бизнес-процесса, который помогал бы выявлять проблемы на производстве сразу, как только они возникли. Как это работало: когда случалась какая-либо проблема, вся производственная линия закрывалась, чтобы сотрудники могли найти решение. Затем решение реализовывалось так, чтобы проблема больше не возникала. Со временем эти небольшие улучшения производственной системы Toyota позволили ей стать одной из самых эффективных и надежных корпораций в мире. И поскольку другие компании стремились подражать результатам Toyota, они также обратились к философии Кайдзен, как к способу достичь таких же результатов.
В основе системы Кайдзен находятся 5 ключевых элементов. Чтобы она могла нормально работать и быть эффективным инструментом повышения качества, в организации необходимы следующие условия для реализации:
• Командная работа: сотрудники должны работать вместе на благо общей цели, обмениваться информацией, повышать квалификацию, обучаться и соблюдать дедлайны
• Личная дисциплина: грамотный тайм-менеджмент каждого сотрудника, личный контроль качества проделанной работы и соблюдение сроков
• Моральный дух: команде важно сохранять здоровый настрой и держать свое моральное состояние в тонусе. Поэтому сотрудников нужно мотивировать на результат: создавать хорошие условия для продуктивной работы и обеспечивать их всем необходимым
• Брейншторм-группы: необходимо организовать группы, в которые будут входить сотрудники разных уровней для обмена идеями и скиллами. Такой брейншторм позволяет работникам оценить свои достижения и обозначить новые цели для улучшения результата
• Банк идей по улучшению: каждый сотрудник, вне зависимости от должности, может вносить свои предложения, а задача руководства — рассмотреть эти предложения, какими бы на первый взгляд абсурдными они ни были.
Реализация системы Кайдзен на практике подразумевает следование основным принципам этой системы:
- Организация рабочего места
- Устранение неоправданных потерь
- Стандартизация
1. Организация рабочего места — это управление рабочим местом с целью оптимизации деятельности. В японском варианте этот процесс обозначают термином «gemba». Для правильной организации рабочего места применяются инструменты управления, которые получили название «5S» методология.
В состав действий по методологии 5 входят:
• Seiri — отсортировать то, что не требуется в работе. Для выделения ненужных элементов может применяться специальная маркировка. Элементы, выделенные маркировкой и не востребованные никем при выполнении работы, удаляются с рабочего места.
• Seiton — привести в порядок всё, что требуется в работе. Эти элементы должны быть в поле зрения. Инструменты и приспособления должны располагаться в тех местах, где их легко обнаружить
• Seiso — рабочее место и всё оборудование должно быть чистым. После окончания рабочего дня рабочее место должно быть убрано, а все инструменты и оборудование размещены на своих местах.
• Seiketsu — стандартизация первых 3 шагов. Эти действия должны стать обычной практикой работы.
• Shitsuke — поддержание установившейся практики управления рабочим местом. Необходимо создать систему мониторинга за содержанием организованных и стандартизированных рабочих мест.
2. Устранение неоправданных потерь — это процесс поиска и устранения действий, которые не добавляют ценности. В японском варианте этот процесс называется «muda».
Большинство работ представляют собой последовательность действий, которые преобразуют исходный материал в конечный готовый продукт. Часть этих действий добавляет ценность продукту, а часть — нет. Та часть, которая не добавляет ценности, является потерями и должна быть устранена.
В системе Кайдзен рассматриваются 7 видов потерь:
• Движения — непродуктивные и лишние движения увеличивают время выполнения операций и их сложность
• Ожидание — излишнее время ожидания исполнения операций приводит к увеличению цикла производства
• Технология — неправильно организованная технология процессов приводит к несогласованности действий.
• Транспортировка — большие расстояния, перемещение с места на место, подъем и опускание в процессе производства увеличивают непроизводственные затраты.
• Дефекты — на исправление дефектов уходят затраты материалов и труда.
• Запасы — излишние запасы материалов добавляют стоимость к продукции, но не дают ценность
• Перепроизводство — продукции произведено больше, чем предусмотрено планом.
3. Стандартизация — это процесс унификации работы в наилучшем её варианте. Стандартизация создает основу для стабильной работы, однако стандарты должны изменяться вслед за изменениями как внешнего, так и внутреннего окружения.
В системе Кайдзен процесс стандартизации не завершается никогда. Совершенствование стандартов выполняется по циклу PDCA:
• Plan (Планируйте): определите свою цель и то, как вы её достигнете
• Do (Делайте): выполните план и внесите любые изменения. необходимые для обеспечения его работоспособности
• Check (Проверьте): оцените актуальные результаты и определите возможности для улучшения
• Act (Изменяйте): вносите коррективы на основе того, что было найдено на предыдущем шаге.
Применение системы Кайдзен осуществляется за счёт создания и постоянной работы так называемых Кайдзен-команд. По задачам, которые они решают, можно выделить 5 основных видов команд:
• Постоянные команды — эти команды работают каждый день. В состав команд входят специалисты (рабочие, служащие), выполняющие работы на местах.
• Команды по решению возникших проблем — формируются для поиска решений конкретной проблемы в работе. В состав команды входят участники из нескольких постоянных команд. Общее количество участников такой команды составляет, как правило, от 6 до 8 человек. После выработки решения, команда расформировывается.
• Кросс-функциональные команды — формируются для оценки существующих процессов организации и поиска возможностей по их улучшению. В состав команд входят рядовые специалисты и руководители из различных подразделений.
• Команды по реализации решений — формируются для внедрения разработанных улучшений. Эти команды создаются из участников постоянных команд, команд по решению возникших проблем и кросс-функциональных команд.
• Малые группы — формируются для разработки, внедрения и применения специфических или новых процессов. В состав команд входят специалисты низового звена (рабочие, исполнители) и руководители подразделений из постоянных команд и команд по решению возникших проблем.
Работа команд (за исключением постоянных) осуществляется в течение Кайдзен-сессий. Продолжительность Кайдзен-сессий составляет от 2 до 5 дней. Проведение каждой сессии нацелено на решение какой-либо конкретной бизнес-задачи. Организация работы в рамках Кайдзен-сессии также строится по принципу цикла PDCA.
Кайдзен — это частично философия и частично процесс, а не набор конкретных методик. Из-за этого может быть непросто представить, как выглядит ведрённый Кайдзен в организации.
«И что нужно для внедрения? Это означает бесконечные встречи? Много тренировок, прежде чем мы можно что-то реализовать? Дополнительная документация и административные задачи?»
Хорошей новостью является то, что внедрение Кайдзен не должно быть сложным. Он может работать в гармонии с вашими существующими настройками и адаптироваться к актуальным потребностям вашего бизнеса. Однако, следуя изложенным ранее принципам, вы можете начать свой путь совершенствования, который и приведёт вас к успеху!