Как и в жизни, бутылочным горлышком в бизнесе принято называть ситуации, которые мешают достигать целей или встают на пути его прогресса. Сама собой такая трудность не рассосется. С большей вероятностью он станет отправной точкой целого вала проблем.
Без устранения узкого горлышка все усилия по повышению эффективности будут тщетны. Все просто: производительность всей команды ограничена результатом самого слабого звена. Поэтому чем раньше предприниматель заметит наличие проблемы и приступит к его устранению – тем меньший вред он успеет нанести.
Уязвимости могут быть разные:
«Болезни роста». Предприятие расширилось, а бизнес-процессы остались те же, процессы не оцифрованы. Во время масштабирования предприниматель мог упустить какие-то моменты, которые в маленькой компании контролировались в ручном режиме. Самое простое – перевести документооборот в электронный вид. Начать можно с малого – начать пользоваться шаблонами типовых документов. Только одно это ускорит многие процессы.
- «Кадры решают все». Справедливое утверждение, которое не стоит возводить в абсолют. Всегда в компании должна быть альтернатива ключевым сотрудникам. Это нужно, чтобы их отпуск или больничные не ставили на паузу бизнес-процессы. Кстати, в случае с недобросовестным сотрудником наличие такой незаменимый специалист может заняться и шантажом увольнением, чтобы, например, получить повышение зарплаты.
- Конфликт. Он может возникать не только между людьми, командами, но и между программными компонентами. Простой пример – несовместимость CRM-системы с бухгалтерскими или складскими программами. Это может существенно тормозить процесс, не хуже, чем «битва» между людьми.
- Рутина. На нее уходят ресурсы, время тратится на задачи, которые не приносят прибыли: составление отчетов, сбор пакета документов. В некоторых компаниях встречается бюрократия, из-за которой приходится куча рабочих часов уходит на процедуры согласований. В итоге все как бы работают, но процесс не идет.
- Первая и главная задача руководителя – найти узкое место (или несколько мест), которое тормозит процессы. Для этого можно применить мозговой штурм, посмотреть основные метрики на предмет проседания.
- Второе. Оперативно увеличить пропускную способность узкого места. Например, при выяснилось, что отдел продаж не успевает обрабатывать заявки. Здесь можно освободить сотрудников от других задач, чтобы они могли сосредоточиться на нужной работе.
- Третье. Сфокусироваться на решении конкретной проблемы. Направить на это все имеющиеся ресурсы. Внимание руководителя должно быть сосредоточено на узком месте и поиске решений для его устранения. Все остальные, несрочные задачи должны отойти на второй план.
- Четвертое. Снять ограничения. Возможно, нанять дополнительный штат работников, взять другого сотрудника, поменять подрядчика. В общем, цель должна быть одна – устранение узкого места всеми доступными способами.
- Пятое. Повторение цикла. Процесс совершенствования бизнеса должен идти непрерывно. Сразу после устранения одного слабого звена необходимо приступать к поиску остальных. Отдых – это не про борьбу с узкими местами.