Половина января позади, праздников как не бывало. Делимся лайфхаками, как справляться с задачами, дедлайнами и высокими KPI.
Тайм-менеджмент — второе имя дисциплины. Без самоорганизации
инструменты планирования бесполезны.
Начнем с основ эффективности:
Определение целей. Перед тем, как браться за задачу, задайте вопрос «Зачем?». Без цели нет результата.
Планирование. Оно должно быть конкретным и иметь четкие временные рамки: день, неделя, месяц. Два главных вопроса при планировании: «Что сделать?», «Когда сделать?».
Расстановка приоритетов. Когда задач очень много, а дедлайны горят, распределяйте задачи по приоритетности. В первую очередь — срочные и важные, следом простые или без дедлайнов.
Отдых. Дедлайны были, есть и будут, но здоровье, физическое и ментальное, важней. Стресс имеет свойство накапливаться — так и выгореть легко. Делайте промежутки между итерациями интенсивной работы и качественно отдыхайте на выходных. Хобби, прогулки, посиделки с друзьями — вам в помощь.
Собрали самые рабочие техники тайм-менеджмента:
Pomodoro. Алгоритм простой: концентрация на задаче 25 минут, потом отдых 5 минут, затем повторяете круг снова. После четырех циклов — длинный перерыв 20-25 минут. Такое чередование позволяет держать фокус на задачах и избежать переутомления.
Метод 1–3–5, помогает развить многозадачность. Метод предлагает сгруппировать все дела в 9 задач: одна — самая важная, три следующих должны быть выполнены в течение дня, и пять мелких дел, которые можно перенести на следующий день. Техника позволяет сосредоточиться на главном и не тратить время на то, что можно сделать завтра.
Канбан — это классика. Нужно разделить задачи на 3 группы: «сделать», «в процессе», «сделано» и отслеживать их выполнение. Можно записывать задачи на стикерах разных цветов, клеить на доску и распределять по колонкам. Техника помогает визуализировать рабочий процесс и его объем.
Метод GTD (Getting Things Done). Помогает доводить начатое до конца. Соберите информацию о задачах и делах в блокноте или папке на компьютере и разбейте их по тематическим спискам, затем детально пропишите план выполнения каждой из задач. Фишка — в детальном плане выполнения каждого дела, чтобы не держать ничего в голове. Такой метод требует серьезной дисциплины.
Метод 4D предусматривает сортировку списка задач на 4 типа:
Do (сделать) — приоритетные задачи, обязательные к выполнению;
Delegate (делегировать) — задачи, которые лучше передать ассистенту и заняться выполнением дел из списка выше;
Delay (отложить) — в этот список могут попасть несрочные или сложные задачи, которым нужно уделить больше времени. Зафиксируйте дедлайн выполнения и вернитесь к ним позже;
Delete (удалить) — найдите лишнее и вычеркните из списка. Сначала выполняем важное, затем второстепенное, а уже после помогаем с задачей коллеге.
Техника «Автофокус». Методика проста. Нужно выписать все задачи в список, затем перечитать их, интуитивно выбрать самое интересное дело и приступить к нему. Если задача наскучила и хочется переключиться на другую, перенесите незаконченное в конец списка. Если задание выполнено, можно вычеркнуть его. Подходит людям, которые не любят следовать четкому плану и предпочитают действовать интуитивно.
Техника «Бронирование задач в календаре». Ставишь себе задачу в календарь и бронируешь под нее время. Звонок — 30 минут, подготовка текста — 2 часа, обед — 1 час, проверка почты — 15 минут. Следишь, чтобы не выбиваться из тайминга, но оставляешь себе свободное пространство на 30-40 минут в день на кофе и разговоры.
Лайфхаки:
- Если задача средней важности требует до 2-3 минут времени на выполнение, лучше сделайте сразу.
- Не распыляйтесь на несколько дел одновременно. Сфокусируйтесь на одной задаче и завершите ее прежде, чем начать новую.
- Дробите большую задачу на несколько маленьких. Так вы сможете выполнить объемную работу поэтапно и перестанете ее откладывать или бояться.
- Нужны новые идеи или вдохновение? Прогуляйтесь 5 минут по комнате или улице. Порисуйте, сделайте ассоциограмму — облако слов и фраз на определённую тему.
- Отключите внутреннего перфекциониста. Нет предела совершенству, но лучше сдать работу в хорошем качестве вовремя, чем позже, но идеально.
- Задавайте вопросы относительно задач сразу. Лучше уточнить все вводные на берегу, чем возвращаться к ним в процессе. Сэкономите больше своего и чужого времени.
Хотите получить подборку классных программ для планирования, оставляйте заявку:
Подписывайтесь на наш Telegram-канал. Там еще больше новостей про PR, 🌈маркетинг, 🤖 digital, 🗓 ивент-маркетинг, 🥗 SMM