Составление расписания для своего руководителя - важная задача ассистента. От грамотно распланированного дня зависит комфорт и продуктивность всего рабочего дня.
Когда мы приступаем к работе в новой компании в роли помощника директора, необходимо узнать все детали и предпочтения в распорядке рабочего дня. Можно ли ставить встречи после окончания рабочего дня? Нужно ли делать зазор между встречами? Нужно ли согласовывать каждый запрос на совещание от коллег, или можно ставить автоматом? Нужно ли указывать инициатора встречи? В какой программе ведется календарь? Нужно ли вечером созваниваться и корректировать расписание? Нужно ли заходить в кабинет для напоминания, что приближается следующее совещание?
Узнав все нюансы, можно приступить к расставлению встреч и задач. Пока писала этот текст вспомнила, как у нас была построена работа на заре моей карьеры =) Честно, это было ужасно: приезжал Генеральный директор (я была помощником Коммерческого, но исполняла роль ассистента обоих, когда ГД был в моем офисе), я брала ежедневник и записывала названия совещаний и участников, что он диктовал. Затем бежала в приемную и обзванивала каждого с примерным указанием времени. Директор у меня был тогда очень не организованным, и из 18 заявленных встреч мог провести 3, при этом все участники обозначенных совещаний звонили мне через каждые 15 мин с уточнением "Когда начинаем?" Когда время приближалось к 9ти вечера, я обзванивала тех, чьи встречи не успели провести, чтобы отпустить их домой. В таком режиме я проработала около года и помощник ГД ввела систему, которая позволила не сойти с ума. Так мы работаем до сих пор: встречи ставятся в календаре Outlook, сразу же со всеми приглашенными участниками, с указанием даты, времени, темы, места (у нас несколько офисов). Карантин еще больше усовершенствовал наш тайм менеджмент: поначалу ,когда всех посадили дома, мы совещания подключали вручную набирая каждого пользователя Skype, позже мы научились делать общую ссылку и вкладывать ее в приглашение, таким образом дистанционные участники подключались самостоятельно, без задействования секретарей.
Насколько я знаю, расписание можно вести в разных календарях, но опыт работы у меня есть только в Outlook. Так как сотрудники всей компании пользуются этой программой, то и вести в ней расписание удобно. Сейчас же вводится новая система интеграции "Outlook" и "Skype для бизнеса" - при создании встречи в календаре с участниками корпоративного Skype, ссылку создавать не нужно, нажав одну кнопку возможно осуществить созвон всех приглашенных.
В тот момент, когда мы стали вести расписание цивилизованным способом, нам ввели еще одно нововведение: раньше директор мог часами проводить одну единственную встречу, теперь же мне нужно было заходить через каждые 5-10 мин в кабинет и напоминать о следующей встрече. Этакая живая кукушка из часов =) И поначалу директор даже реагировал и звал следующих по расписанию, но его организованность долго не продлилась и он перестал реагировать на мои заходы, и текст моего сообщения сменился на: "еще 10 совещаний!", а если ему нужно было уезжать на встречу, то: "вы опаздываете на 15 мин!" Что тоже действовало не всегда. На день рождения тонкий намек в виде книги по тайм менеджменту он не понял =)
А ваши руководители пунктуальны и организованны?