Кейс было/стало: Опыт совместного применения инструментов «5 Почему?» и SIPOC

Рассмотрим достаточно типичный процесс – отслеживание срока годности товаров. Когда мы приходим в магазин за продуктами, то перед покупкой обязательно смотрим на дату изготовления и срок годности, или по привычке рукой проверяем, мягкий ли батон хлеба.
В промышленных масштабах процессы гораздо сложнее - здесь необходимо управлять логистическими потоками разнообразной продукции и при этом обеспечить их бездефектность с точки зрения сроков, номенклатуры и качества. Является очевидным, что чем сложнее устроена система, тем выше «цена ошибки», которая может возникнуть. В таких ситуациях приходят на помощь инструменты бережливого производства, направленные на анализ процессов и поиск первопричин потерь.

На одном крупном предприятии, с которым сотрудничает Топ-Менеджмент Консалт, случился неприятный инцидент: клиенту была произведена отгрузка продукции с истекшим сроком годности. Речь идет о горюче-смазочных материалах (ГСМ), которые клиент использует для эксплуатации и технического обслуживания автомобильной техники. В масштабах бизнеса повторение такого события могло привести к прекращению сотрудничества, не говоря о штрафах и репутационных потерях. 

Для устранения этой проблемы было принято решение выполнить Кайдзен-проект в рамках обучения группы Зеленых поясов по Бережливому производству.

Целью проекта являлась настройка информационной системы, обеспечивающей 100% прослеживаемость срока годности единиц продукции, в соответствии с требованиями Клиента, что, в свою очередь, исключит возможность появления повторных рекламаций.

Поскольку в процесс отгрузки продукции на данном предприятии вовлечено много участников, командой проекта было принято решение - для поиска и анализа первопричин использовать инструменты «5 Почему?» и SIPOC.

Применяя технику «5 Почему?», команда проекта установила причинно-следственные связи, лежащие в основе случившегося инцидента. Корневая причина оказалась в различии требований к определению предельной даты, после которой нецелесообразно отправлять продукцию из-за близкого истечения срока годности продукта, особенно в географически удалённые регионы. 

Для дальнейшего анализа команда проекта использовала инструмент SIPOC – табличный инструмент отображения информации о процессе (Supplier - поставщик, Input  -вход, Process  - процесс, Output - выход, Customer  -заказчик). Именно детальное описание операций процесса позволило выяснить точные обстоятельства, повлекшие возникновение ошибки, и определить операции процесса, нуждающиеся в корректировке. 

В соответствии с сформированным планом работ в проекте, было выполнено уточнение процесса ввода информации и формирования учетных форм «заказа на поставку» в специализированном программном обеспечении. Также была установлена автоматическая блокировка единиц продукции (в нашем случае для ГСМ) с остаточным сроком годности менее 6 месяцев. 

В дальнейшем, благодаря уточненному процессу, было предотвращено несколько фактов отгрузки продукции со сроком годности, близким к истечению. Сумма потенциальных претензий могла составить 422 640 рублей.

Инструменты «5 Почему?», SIPOC и многие другие можно изучить дистанционно на платформе дистанционного обучения Топ-Менеджмент Консалт.