Малый и средний бизнес.
Первичка в компаниях. Это договора, закрывающие документы (акты, накладные, УПД и всякие вариации).
Зачем она нужна:
1. Чтобы иметь возможность защищать себя в суде в рамках ГК.
2. Чтобы посчитать налоги (Прибыль по закрывающим документам, давайте, в рамках этой статьи отделим счет фактуру в отдельную категорию документов и не будем сейчас как-то обсуждать эту форму).
Позиция законодателя на сегодня:
1. Можно "свернуть" однотипные операции и сделать 1 документ в квартал, то есть 4 документа в год.
2. Использовать в качестве первичных документов договор, кассовый чек, квитанцию об оплате.
3. Несколько транзакций объединить в одну (несколько поездок в день, например).
4. 160 ГК, п. 2. Можно записать e-mail в договор для обмена документами, и, что они важны - и все, забудьте про бумаги вообще от слова совсем без ЭЦП. Принимается судами, еще как. Факсимиле тоже можно. Если Вы докажете источник происхождения - никаких проблем.
5. 434 ГК, п. 2 - это про то, что договор по телеграмму можно подписать, это в Гражданском кодексе.
6. Пишет Минфин - нормативные документы в области регулирования бухгалтерского учета, по нашему мнению, не препятствуют использованию в исключительных случаях скан-образов первичных документов...
Если поменять фокус контроля первички на такой:
1. Добавлять во все договоры приписку об e-mail, при невозможности использования Диадока или аналога и настроить одну почту - то это уже очень много.
2. При ведении учета забыть про первичку, транзакции пассива формировать исходя из реальности, а не времени поступления закрывающего документа.
3. Забыть про то, чтобы собирать это все в одну стопку или папку. Просто не делать этого, а вести реестр согласно регистрам налогового учета о месте хранения.
То может произойти следующее:
1. Ни один сотрудник в компании больше не услышит, что "должен" такой-то акт.
2. Работа с почтой России может быть сильно уменьшена.
3. Если сборка документов проходит все таки, но постфактум - просто дабл контроль.
Что с ошибками
Ошибки бывают разные, но, в случае корпоративки, лично я к ошибкам как отношусь:
1. Определяю существенная она или нет (говоря о существенности тут я думаю об уровне искажения налоговой базы).
2. Если не существенная - то это не ошибка.
3. Не ошибается тот, кто ничего не делает.
4. В корпоративке частно то, что подгоняет под определение "ошибка" - это рядовая ситуация, которая имеет еще несколько решений.
5. В случае, если отчетность все таки составляется правильно, считается вернее, правильно, то там будут отсутствовать ошибки (несоответствия первичным документам).
Вообще я уже несколько раз проводила сепарации первичной документации, всегда было полезно )
Какие могут быть последствия:
1. Контроль продаж - хорошо когда это не в финансовом и бухгалтерском отделе.
2. Количество внутренних запросов по этой тематике резко упадет.
3. Наконец-то появится контроль договоров.
4. Архивирование регистров (или ссылок на их хранение) - можно делать раз в год, если большие объемы - раз в квартал. Явно лучше, чем заниматься этим каждый день.
5. Потеря документов - ну сделают запросы раз в год, а не каждый день ответственные, только плюсы.