Когда в ООО всего один участник, он может самого себя назначить директором. Но для этой ситуации в законах до сих пор нет чётких правил. Разобрались, как оформить руководителя — единственного учредителя, чтобы избежать претензий проверяющих.
Как принять на работу директора — единственного участника ООО
В случае, когда директор — единственный учредитель, есть два варианта: оформить решение о назначении директора или в дополнение к нему заключить трудовой договор.
Что рекомендуют Минтруд и Минфин
Минтруд уже не один раз сообщал, что с директором, который одновременно ещё и единственный учредитель организации, не нужно заключать трудовой договор. Такое же мнение часто высказывает Минфин.
Они объясняют это тем, что руководитель не может подписывать трудовой договор с двух сторон — как работник и как работодатель. Потому что тут нет второй стороны — работодателя.
По их мнению, нужно оформить только решение единственного участника о возложении на себя функции директора.
Оформите решение единственного участника в свободной форме. Укажите в нём дату и место принятия решения, ФИО, паспортные данные и прописку учредителя, дату вступления в должность и срок полномочий
Образец заполнения решения единственного участника
По поводу начисления зарплаты Минтруд и Минфин не сошлись во мнениях.
Минтруд сообщил, что директор может выполнять свои функции без зарплаты, ежегодного оплачиваемого отпуска и всего того, что положено работникам по ТК РФ.
Минфин пишет, что трудовые отношения всё-таки возникают, только оформлены они не трудовым договором, а решением единственного участника. При этом выплаты директору считаются выплатами в рамках трудовых отношений.
Если вы решили действовать по письмам Минтруда и Минфина и оформить директора только решением единственного участника, лучше пропишите в нём вознаграждение за труд. По ст. 16 ТК РФ даже без договора трудовые отношения возникают, потому что директор приступил к работе в организации. А это означает, что единственному директору-учредителю всё же нужно начислять зарплату.
Отсутствие выплат может вызвать вопросы у контролирующих органов, в частности, у налоговой инспекции. Даже если ООО не ведёт деятельность, нужно сдавать «нулевую» отчётность. Руководитель как минимум должен её подписать и получить за это вознаграждение. Если никаких выплат нет, у налоговиков будет повод пригласить к себе директора и поинтересоваться, почему он не платит НДФЛ и страховые взносы.
Как лучше оформить директора, чтобы снизить риски
Письменные разъяснения Минфина, Минтруда, налоговой службы или другого ведомства — это не нормативные акты, они не обязательны для исполнения. Работать без трудового договора рискованно. Если налоговая или трудовая инспекция решат, что он нужен, компанию ждёт штраф по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ от 50 до 100 тысяч рублей.
Поэтому будет безопаснее, кроме решения единственного учредителя ООО о назначении директора, ещё оформить с ним трудовой договор. Даже если в итоге он окажется лишним документом, организацию за это никак не накажут.
Вот какие шаги нужно выполнить.
Подготовьте трудовой договор. Пропишите в нём все условия из ст. 57 ТК РФ: дату начала работы, зарплату, режим рабочего времени. Дата заключения трудового договора с руководителем должна быть не раньше, чем дата регистрации ООО.
Образец трудового договора с единственным учредителем
Издайте приказ о вступлении в должность директора. С ноября 2021 года этот документ стал необязательным, главное — трудовой договор. Работодатели теперь сами решают, оформлять ли такой приказ. Иногда его могут запрашивать банки, например, для оформления карточки с образцами подписей и оттиска печати, или контрагенты.
Приказ можно составить в свободной форме или разработать свой бланк, взяв за основу унифицированную форму № Т-1
Приказ о приёме на работу: форма № Т-1
Заведите личную карточку работника, если вы их ведёте. Это тоже уже необязательный документ, но работодатели ведут его для удобства — в карточке собрана подробная информация по работнику: табельный номер, ИНН, СНИЛС, сведения об образовании, отпусках, льготах, повышении квалификации. Форму тоже можно использовать свою или унифицированную № Т-2.
Сделайте запись в трудовой книжке, если директор не отказался от её бумажной версии. В графе 1 укажите порядковый номер, в графе 2 дату приёма на работу, в графе 3 напишите «Принят на должность директора» или «Назначен на должность директора». В графу 4 впишите номер и дату решения единственного участника или приказа о вступлении в должность.
Заполните сведения о трудовой деятельности по форме ЕФС-1: титульный лист, подраздел 1 и подраздел 1.1. Отчёт нужно сдать в Социальный фонд России (СФР) не позднее рабочего дня, следующего за датой приказа о вступлении в должность. Если приказ не издавали, ориентируйтесь на дату заключения трудового договора.
Какую отчётность сдавать по директору-учредителю
Единственный учредитель, взявший на себя функции директора, даже без трудового договора считается застрахованным в системе социального, медицинского и пенсионного страхования. Поэтому на сумму вознаграждения нужно начислять страховые взносы и сдавать по ним отчётность.
Если организация не ведёт деятельность, не начисляет зарплату директору, а других работников нет, нужно оформлять «нулевые» отчёты и включать в них единственного учредителя-директора.
Расчёт по страховым взносам (РСВ)
Его сдают в ИФНС ежеквартально не позднее 25-го числа месяца, следующего после отчётного периода — первого квартала, полугодия, девяти месяцев и года. Заполните в «нулевом» отчёте:
- Титульный лист.
- Раздел 1 без подразделов и приложений. В строке 001 укажите тип плательщика «2». Он означает, что за последние три месяца вы не начисляли доходы физлицам.
- Раздел 3. Заполните персональные данные директора-учредителя, а вместо сумм проставьте нули.
Сведения о взносах от несчастных случаев и профзаболеваний
Эту часть формы ЕФС-1 сдают в СФР каждый квартал не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчётным периодом. В «нулевом» отчёте заполните:
- Титульный лист.
- Подраздел 2.1.
- Подраздел 2.3.
Единственного учредителя-директора посчитайте в среднесписочной численности работников, даже если не было выплат, а трудовой договор не заключали.
Персонифицированные сведения о физических лицах
Их сдают в ИФНС не позднее 25-го числа каждого месяца. В «нулевом» отчёте заполните персональные данные директора-учредителя, а в строке 070 поставьте «0».
Сведения о страховом стаже
Эту часть формы ЕФС-1 сдают в СФР по итогам года не позднее 25 января. Но заполняют её только по отдельным застрахованным лицам. Например, по тем, кто в отчётном году был в отпуске без сохранения зарплаты или в отпуске по уходу за ребёнком в возрасте от полутора до трёх лет. В отчёте нужно заполнить:
- Титульный лист.
- Подраздел 1.
- Подраздел 1.2.
«Нулевую» форму 6-НДФЛ и справку о доходах подавать не нужно. Чтобы избежать вопросов от налоговиков, можно написать в ИФНС письмо в свободной форме о том, что у вас отсутствуют доходы в пользу физлиц.
Что будет, если не сдавать отчёты
За несдачу РСВ грозит штраф 5% от неуплаченных взносов из просроченной отчётности. Его считают за каждый месяц просрочки, даже неполный. Максимальная сумма штрафа — 30% от неуплаченных в срок взносов. Минимальная — 1000 рублей.
Плюс к этому ИФНС может оштрафовать директора на сумму от 300 до 500 рублей, а за опоздание с отчётом более чем на 20 дней — заблокировать банковский счёт.
Санкции за несдачу отчёта ЕФС-1 зависят от вида сведений, которые надо было подать:
- О взносах от несчастных случаев — за каждый месяц просрочки штраф 5% от начислений за последние три месяца в отчёте, но не более 30% и не менее 1000 рублей.
Точка возьмёт отчёты на себя
Сервис «Кадры» автоматически и в срок подготовит актуальную кадровую отчётность, рассчитает взносы, аванс и зарплату, поможет избежать штрафов, даже если в компании только директор.