Сценарий работы с сервисами Яндекс 360 для отельного бизнеса.
Организовать работу небольшого отеля можно, не имея продвинутых CRM и сложных инструментов. Достаточно стандартных сервисов: почтового клиента, рассылок, календаря и пространства для ведения документации.
Привет! На связи команда Яндекс 360. Мы считаем, что работа должна быть удобной, и на примерах показываем, как компании могут упростить её с помощью наших сервисов. Сегодня расскажем, как отель может автоматизировать часть задач с Яндекс 360 для бизнеса.
Для примера возьмём условный отель «Малиновый закат». Владелец открыл его несколько месяцев назад и нанял управляющего, администраторов, горничных и технических работников. Еще он пригласил маркетолога заниматься онлайн-продвижением услуг. В качестве рабочего пространства для сотрудников он подключил Яндекс 360 для бизнеса и настроил доступы к сервисам — в первую очередь, к Календарю, Мессенджеру, Почте, Диску и Документам. Сотрудники установили мобильные приложения, чтобы быть всегда на связи.
Администраторам — Календарь
Администраторы отеля отвечают за бронирование и услуги для гостей. Они создали общий календарь, в котором ведут график бронирований, а для учёта размещений составили отдельную таблицу в Документах. Туда вносят информацию о гостях и предоплатах.
Горничные отвечают за чистоту в номерах и на этажах. Поэтому в «Малиновом закате» завели отдельный календарь для уборок — его ведёт старшая горничная. Она планирует график и добавляет горничных как участников событий. Им на смартфоны приходят уведомления, во сколько и в каком номере нужно прибрать.
Для быстрого общения — Мессенджер
Мессенджером в «Малиновом закате» пользуются для быстрого общения. Например, когда в номере течёт кран или что-то ломается, администратор вызывает технического работника. Если гости просят срочно что-то убрать, он пишет старшей горничной.
В Мессенджере нет лишних чатов, сотрудники распределены по отделам так же, как и в профиле компании в Яндекс 360 для бизнеса. В «Малиновом закате», например, два основных чата: для горничных и администраторов. Когда приходит новый работник, его достаточно прикрепить к отделу, и он автоматически добавится во все чаты.
Для организации дел — Документы
В Документах владелец отеля ведёт таблицы закупок. Он поделился доступом со старшими горничной и администратором, и они пишут, чего не хватает: тапочек, гелей для душа, средств для уборки.
Чтобы кормить гостей, при отеле работает кафе со своей системой учёта. Владельцу отеля нужно только фиксировать арендные платежи и хранить документы. Оплаченные счета и акты он загружает на Диск, чтобы не потерялись.
Для маркетинга — Диск
Маркетолог ведет в Документах отчётность по расходам на рекламу, привлечённым подписчикам и клиентам. Из общей папки на Диске он забирает фото и видео — в отеле принято фотографировать гостей с их согласия и записывать видеоотзывы за день до выезда.
Если он заказывает монтаж ролика, то пишет техзадание и делится ссылкой на исходники. А чтобы быть уверенным, что видео не «уведут», защищает ссылку паролем.
Еще маркетолог пользуется сервисом Рассылок, чтобы отправлять свежие предложения по базе клиентов.
Подробнее о Рассылках читайте в статье «Как составить и сверстать письмо для рассылки, которое откроют и прочитают».
Что в итоге
Сервисы Яндекс 360 для бизнеса привычны пользователям и интуитивно понятны, поэтому сотрудникам отеля не приходится обучаться работе с ними, как это было бы в случае с CRM. И при этом Яндекс 360 — это экосистема, которая помогает организовать задачи и разделить рабочее и личное пространства.
Узнайте больше про Яндекс 360 для бизнеса на сайте.