Если вы начинаете продажи на маркетплейсах, то предстоит оформлять разные документы: акты, договоры, документы на возврат и так далее.
В каких случаях не обойтись без ЭДО
Надо сказать, что электронный документооборот необязательно использовать при торговле на маркетплейсах. Например, если бизнес отправляет товары со своего склада, то есть по модели FBS.
Но чаще всего продавцу не обойтись без ЭДО:
- Если селлер использует склад маркетплейса: это обязательное условие при работе на Ozon и Яндекс.Маркет.
- Wildberries требует использовать электронный обмен документов всем плательщикам НДС.
- Кроме этого, ЭДО нужно обязательно использовать всем, кто продает маркированные товары. Именно с его помощью обмениваются информацией в системе маркировки «Честный знак». Это касается популярных категорий товаров: одежды, обуви, постельного белья и т. д.
- Если селлер занимается ювелирными изделиями или товарами с регистрацией в системе «Меркурий», то также придется использовать электронный документооборот.
- Несколько складов Ozon оформляют приемку товаров только в электронных системах.
У селлеров есть возможность использовать упрощенный документооборот, когда хватит функциональности личного кабинета. Это можно сделать при старте продаж, чтобы присмотреться к площадке. Но если активно продаете, то вряд ли получится справиться без него.
ЭДО — это про удобство или лишние затраты?
Конечно, придется заплатить за услуги операторов ЭДО, но в целом это упрощает процессы, связанные с документами:Несколько секунд и адресат уже получил документы.
- Не нужно покупать бумагу, оплачивать услуги курьеров и почтовые расходы.
- Операторы ЭДО дают шаблоны документов, а также довольно легко интегрируются с другими сервисами.
- Документы не потеряются в облачном хранилище.
Если говорить про затраты, то придется оформить электронную цифровую подпись, чтобы придать документам юридическую силу. Плюс нужно оплатить услуги операторов ЭДО. У сервисов разные тарифы, которые зависят от объема документов, которые отправляет предприниматель.
Оператор ЭДО: какие факторы влияют на выбор
Если смотреть с точки зрения государства, то оператор ЭДО должен пройти аккредитацию, чтобы выполнить требования законодательства. На сайте налоговой есть реестр таких операторов.
Но если речь заходит про маркетплейсы, то селлеры выбирают оператора, который может обмениваться документами с площадкой. При этом не всегда поможет роуминг, то есть возможность соединить разных операторов. Если говорить про большую тройку маркетплейсов, то они работают с основными операторами:
- Wildberries. Поставщики могут использовать любого аккредитованного оператора.
- Ozon. Площадка работает с «Контур.Диадок» и «СФЕРА.Курьер», но разрешает роуминг с другими.
- Яндекс.Маркет. Селлеры могут работать только через СБИС и «Контур.Диадок».
Если продавец торгует сразу на всех площадках, то проще выбрать «Контур.Диадок» и тогда не будет никаких ограничений. А в целом на выбор оператора влияют 3 основных фактора:
- Цена. Изучите тарифы, чтобы ЭДО вышел дешевле, чем бумажный документооборот.
- Роуминг. Например, вы также делаете поставки товаров в офлайн-сети и ретейлер требует другого оператора. Убедитесь, что у вас будет возможность сделать интеграцию.
- Интеграция с 1С. Это поможет максимально автоматизировать торговые процессы.
- Техническая поддержка. Изучите отзывы или сами протестируйте, насколько быстро можно дозвониться и получить ответы на все вопросы.
Как подключить ЭДО к маркетплейсам
Если вы выбрали оператора ЭДО, то после этого остается 3 простых шага, чтобы привязать его к маркетплейсу.
Получение ЭЦПВ этом году подпись получают в налоговой: в личном кабинете на сайте или в отделении ИФНС. Перед этим надо будет купить флешку (токен), куда запишут саму подпись. Токен продают производители или Удостоверяющие центры. Там же получите сертификат соответствия для этого токена.
Когда придете в налоговую, то не забудьте взять паспорт и СНИЛС. Иначе вам откажут в оформлении цифровой подписи.
Подключение к электронному документообороту
Для этого нужно оставить заявку на сайте оператора, а после этого вам позвонит менеджер. Вам нужно будет выбрать тариф, а затем установить нужный софт и пройти обучение. Обычно операторы сами проводят обучение, чтобы сотрудники умели самостоятельно работать в системе.
Подключение ЭДО к маркетплейсу
Этот процесс может отличаться на разных площадках, но обычно состоит из 3 простых шагов:
- В системе оператора есть список контрагентов. Найдите среди них ваш маркетплейс.
- Отправьте запрос о сотрудничестве.
- Загрузите электронную подпись в лк маркетплейса, чтобы подписывать документы.
После этого можно начать обмен документами с площадкой.
Давайте подведем итоги. На маркетплейсах можно работать без ЭДО, но только если продаете товар, который не надо маркировать, и торгуете со своего склада. Если используете склад маркетплейса, то придется подключить электронный документооборот, чтобы отправлять поставки на склады.
#ozon #wildberries