Управление процессами 5S: Базовые активности

В этой статье расскажу о некоторых активностях, составляющих основу подхода к управлению 5S, описанного в моей предыдущей статье "5S на основе цикла непрерывных улучшений PDCA".

Итак, к числу ключевых активностей относим:

1. Назначение и обучение пилота 5S;
2. Аудит начала года и составление годового плана по 5S;
3. Постановка и каскадирование годовых целей в области 5S;
4. Патруль цеха: контроль изменений 4М на рабочих местах согласно плану мероприятий;
5. Организация собрания с ключевыми участниками изменений и обновление плана мероприятий;
6. Эскалирование трудностей и рисков начальнику цеха и функциональному лидеру (Управление LEAN);
7. Аудит рабочих мест и заполнение электронного чек-листа;
8. Оценка ежедневного управления процессами 5S.

Далее в максимально сжатой форме приведу самые базовые принципы, согласно которым реализуются перечисленные активности.

1. Назначение и обучение пилота 5S начальником цеха (периодичность: раз в год)

Зачем нужен пилот 5S ?

• У начальника цеха нет физической возможности лично заниматься сплошными аудитами и мониторингом планов мероприятий по 5S, ему нужен результат, а не процесс;
• Подход, когда процессами 5S занимаются малые группы (бригады), не сработал, потому что, если за процесс отвечают все, то не отвечает никто;
• Подход, когда процессами 5S занимается только специалист LEAN, не обеспечивает долгосрочный результат, контрпродуктивен в первую очередь для производственного персонала (они не ценят результат, т.к. достигли его не сами, нужные компетенции не остаются в цехе);
• Описываемые процессы во многом административные (заполнить чек-лист, организовать совещание, обновить файл с планом мероприятий, анимация результатов на стендах и т.д.) => Нужен один человек, на котором эти процессы «замыкаются»;
• Пилотирование относительно самостоятельных направлений (как 5S) это нормальная практика на предприятиях с развитыми ПС;
• Роль пилота 5S используется как инструмент встраивания LEAN в ежедневное управление цехом, делает цех автономным.

Какие задачи будем ставить перед пилотом 5S?

Если укрупнённо, то их две:

• Координация внутрицеховых активностей по 5S и…
• Продвижение принципов и методов 5S посредством регулярного взаимодействия с ключевым персоналом в рамках цикла непрерывных улучшений PDCA.

Пилот 5S в меньшей степени отвечает за результат и в большей – за процесс.

2. Аудит начала года и составление годового плана по 5S (периодичность: раз в год)

• Проводим в составе комиссии: начальник цеха, начальник участка, цеховой пилот 5S, координатор LEAN + другие заинтересованные эксперты
• По окончании аудита заполняем электронные чек-листы и составляем единый план мероприятий
• По итогам аудита для каждого рабочего места (участка) определяем исходный уровень 5S
• Сводные результаты аудитов (чек-листы и план мероприятий) вывешиваем на инфоцентре начальника цеха (НЦ)

3. Постановка и каскадирование годовых целей в области 5S (периодичность: раз в год)

• Цель для каждого участка выставляем на основе результатов аудита начала года и видимости реализации плана мероприятий
• Цель для участка соответствует индивидуальной цели закрепленного за данным участком линейного руководителя (начальника участка, мастера, бригадира…)
• Формальный процесс постановки и каскадирования целей проводим согласно существующей корпоративной процедуре
• Процесс постановки и каскадирования целей НЦ осуществляет совместно с цеховым пилотом 5S

4. Патруль цеха: контроль изменений 4М на рабочих местах согласно плану мероприятий (периодичность: ежедневно)

• Мониторинг реализации мероприятий осуществляем в ходе ежедневных патрулей цеха
• Патруль цеха подразумевает коммуникацию с операторами, бригадирами и другими участниками команды внедрения мероприятий

5. Организация собрания с ключевыми участниками изменений и обновление плана мероприятий (периодичность: еженедельно)

• Обязательные участники собрания: цеховой пилот 5S, координатор LEAN, линейный руководитель, закрепленный за рабочим местом (начальник участка, мастер, бригадир), исполнители согласно плану мероприятий и повестке собрания
• Опциональные участники собрания: начальник цеха, начальник смены
• На встрече обновляем статус исполнения плана мероприятий

6. Эскалирование трудностей и рисков начальнику цеха и функциональному лидеру (Управление LEAN)

• Эскалирование трудностей и рисков по линии «цеховой пилот 5S – начальник цеха»
• Регистрация проблем в Листе решения проблем

7. Аудит рабочих мест и заполнение электронного чек-листа (периодичность: ежемесячно)

• Аудит рабочих мест проводим ежемесячно согласно годовому календарю 5S (график согласовываем в начале года)
• Проводим в составе комиссии: начальник участка, цеховой пилот 5S, координатор LEAN
• В зависимости от степени автономности цехового персонала координатор LEAN может не участвовать в аудите
• По желанию в состав комиссии могут входить начальник цеха, начальник смены, другие эксперты (в т.ч. если аудит перекрестный)
• НЦ должен участвовать в аудитах раз в месяц выборочно. По итогам года каждое рабочее место должно быть проинспектировано НЦ лично в обязательном порядке
• По окончании аудита цеховой пилот 5S заполняются электронные чек-листы
• По итогам аудита для каждого рабочего места (участка) определяем текущий уровень 5S
• По ходу аудита контролируем исполнение плана мероприятий
• Сводные результаты аудитов (чек-листы и план мероприятий) вывешиваем на инфоцентре начальника цеха (НЦ)

8. Оценка ежедневного управления процессами 5S

Данная активность не входит в цикл управления 5S, однако, может проводится для оценки качества управления процессами 5S.

• В периметре четко определены понятия и стандарты 5S. Обязанности в рамках 5S распределены среди сотрудников участка
• Ответственное лицо активно участвует в мероприятиях по 5S, в том числе через делегирования обязанностей. Физическое состояние участка соответствует стандартам 5S
• На участке проводятся диагностики 5S с целью выявить возможности для улучшения. Где возможно, выполняются быстрые действия, направленные на возврат к стандарту
• По всем отклонениям в области 5S, выявленным в рамках диагностик, реализуются контрмеры
• Автономное состояние 5S поддерживается на уровне "Сделай 5S привычкой"

Если по всем критериям вы ответите положительно и сможете привести релевантные примеры, то можно утверждать, что ваш опыт управления процессами 5S успешен.