Суды все чаще оценивают такие доказательства как допустимые. В каких случаях вам может помочь электронная переписка и каким требованиям она должна соответствовать?
Запрос объяснений о причинах проступка
Судьи сейчас принимают как доказательства скрины писем, которые вы отправили сотруднику на его электронную почту, даже если электронный документооборот в компании не вводили. А еще — скрины СМС и мгновенных сообщений, которыми вы обменивались с работниками, апелляционное определение Московского городского суда от 07.09.2022 по делу № 33-30908/2022.
Правило о том, что будете общаться с сотрудниками по рабочим вопросам в мессенджерах, тоже можно прописать в ЛНА. В этом случае определите, какой мессенджер будет приоритетным для общения с персоналом.
Направьте на электронную почту сотрудника письмо, чтобы запросить у него объяснения, если нет возможности сделать это лично. В случае спора с работником это поможет убедить судей в том, что вы предпринимали меры, чтобы получить информацию о причинах, по которым он совершил дисциплинарный проступок, прежде чем наказать его, апелляционное определение Верховного суда Республики Дагестан от 02.10.2018 по делу № 33-5252/2018.
Рекомендуем продублировать запрос также почтой на адрес регистрации работника на случай, если он проигнорирует ваше письмо.
Важно, чтобы электронная переписка соответствовала требованиям судей. Например, должно быть понятно, что адреса электронной почты принадлежат сотруднику и представителю работодателя, апелляционное определение Свердловского областного суда от 25.08.2022 по делу № 33-13124/2022. Лучше писать работнику на корпоративную почту.
Если планируете предъявить переписку в суде, пригодятся документы, которые подтвердят, что электронный адрес зарегистрировали на конкретного сотрудника. Например, служебная записка от айтишников компании с соответствующей информацией.
Если переписывались по СМС или в мессенджере, тоже должно быть понятно, с какого номера отправлены сообщения и на какой. Доказать, что писали на телефон сотрудника или на его личную почту, и он сам предоставил вам контакты, помогут анкета или личная карточка с подписью сотрудника.
Проследите, чтобы от компании сообщение направил тот, кто на это уполномочен, апелляционное определение Свердловского областного суда от 03.12.2020 по делу № 33-16745/2020. Так, писать прогульщику может его начальник, директор или кадровик. Если такое письмо напишет, например, бухгалтер, суд укажет, что отвечать на него сотрудник был не обязан, апелляционное определение Нижегородского областного суда от 01.08.2017 по делу № 33-8836/2017.
Сообщение с поручением рабочего задания
Чтобы уволить работника, который не прошел испытание, или привлечь к ответственности за игнор заданий, нужно доказать, что ему поручили конкретную работу и он ее или не выполнил, или сделал плохо.
Задачи, которые сотрудник получает по электронке, помогут доказать, что его привлекли к ответственности законно. Но поручить сотруднику задание вправе его руководитель, а не просто коллега из отдела.
Проставляйте в письме-поручении подпись с информацией о должности отправителя. Если давать поручения сотруднику может кто-то, кроме его руководителя, значит, пункт об этом должен быть в его должностной. Иначе судья не согласится с тем, что он действовал от имени компании, апелляционное определение Свердловского областного суда от 03.12.2020 по делу № 33-16745/2020.
Убедитесь, что содержание переписки относится к спорной ситуации. Судьи не примут как доказательство любую переписку, она должна относиться к предмету спора, определение Шестого кассационного суда общей юрисдикции от 10.03.2022 № 88-5612/2022.
Письмо — напоминание забрать документы
Если сотрудник не явился в день увольнения и не забрал документы, отправьте ему уведомление по почте. Сомневаетесь, что адрес, который он указал при приеме на работу, актуальный, — продублируйте сообщение на его личную электронку, если он сообщил ее.
Можете отправлять в день увольнения сотрудникам письмо с напоминанием, что им необходимо зайти в отдел кадров, подписать документы по увольнению и забрать трудовую и справки.
Это поможет снизить число тех, кто на эмоциях забывает это сделать. А значит, не придется тратить время и деньги компании на то, чтобы направить бывшему сотруднику уведомление по почте.
Предъявите скрин сообщения в суде, чтобы доказать, что предприняли максимум усилий, чтобы напомнить сотруднику о необходимости забрать документы, и не планировали задерживать трудовую. Распечатайте скрин так, чтобы было видно не только информацию об отправителе и адресате, а еще дату и время, когда отправили сообщение. Информация поможет доказать, что сообщение отправляли в спорный период.
Кроме того, важно правильно оформить доказательство. Надежнее заверить скрин письма у нотариуса, но тогда придется оплатить услуги по заверению. Другой вариант — представить непосредственно в суд информацию на электронном устройстве, определение Седьмого кассационного суда общей юрисдикции от 12.01.2021 по делу № 88-410/2021.
