Запасы ресторана являются своеобразным буфером, сглаживающим колебания в поставках продуктов и в продажах блюд. Размер этого буфера с одной стороны определяется целями ресторана по уровню сервиса, а с другой – его финансовыми возможностями.
Любые запасы это деньги, выведенные из оборота. С точки зрения сервиса идеальной картиной является 100%-ое наличие всего, что необходимо и всегда в необходимом количестве. А с точки зрения финансов идеальной будет ситуация работы «с колес» - поставщик сегодня привез именно то и именно столько, сколько будет необходимо кухне или бару, чтобы отработать смену. А если и деньги такой поставщик попросит заплатить только завтра или через неделю, так это будет просто мечта! В этом случае ресторан будет работать на деньгах, полученных от поставщика в виде отсрочки платежа, получая прибыль без привлечения собственных средств владельца.
Как найти баланс между такими противоречивыми целями? Хорошей формулой идеальных запасов может быть такое определение – запасы оправданны только тогда, когда их отсутствие обходится дороже их хранения.
Затраты на хранение запасов
Сколько стоит хранение запасов? Обратите внимание, что речь идет не о себестоимости тех продуктов, которые мы купили, а о затратах, которые будут понесены при хранении этих продуктов. Такие затраты составляют:
1. Капитальные затраты
Это затраты на отвлеченный капитал. Посчитать его можно несколькими способами. Самым простым считается метод альтернативных затрат. Сколько денег вы бы могли заработать, если бы ту сумму, которую вложили в запасы, положили на депозит в банке? Или вложили в альтернативный бизнес, дали в долг под проценты и т.д. А если вы сами взяли деньги в банке, чтобы оплатить запасы, то какой процент вы заплатите доброму банку? Деньги всегда стоят денег. Нужно уметь быстро считать, сколько обходится вашему ресторану любое их перемещение.
2. Затраты связанные с хранением
К этому виду затрат относят аренду складских помещений, затраты на электроэнергию, охрану, обработку запасов. Для ресторана эти суммы обычно не являются критическими, т.к. сами по себе объемы хранения не такие большие. Но посчитать их все же стоит.
3. Затраты, связанные с рисками
К рискам относят порчу, воровство, бой, т.е. все те неприятности, которые могут произойти с вашими запасами. Для ресторана запасы это чаще всего продукты или алкоголь, поэтому и риски тут очень высокие. Все продукты имеют сроки годности. Если запас не использован в эти сроки, то его утилизируют. Пиво прокисает в кегах, зелень заветривается, мясные полуфабрикаты живут 1-2 дня, стекло бьется и т.д. Кухня ресторана это место постоянной борьбы за выживание продуктов.
Как оценить такие риски? Можно по старой советской системе использовать нормы «естественной убыли», тщательно проверенные и адаптированные к вашей ситуации. Хороший шеф навскидку вам скажет, сколько процентов закупленного продукта не дойдет до клиента, будет списано и выброшено. И чем дольше хранится запас, тем больше будут такие потери от хранения. По классической формуле норма естественной убыли умножаются на число дней хранения продукта. Вот эту сумму и нужно списывать на затраты и учитывать их при оценке необходимого количества товарного запаса кухни ресторана.
Каждый товар имеет свои условия хранения. Риски при хранении заморозки или алкоголя в несколько раз ниже рисков хранения товаров категории “Fresh». Прорабатывая меню ресторана нужно помнить и о такой составляющей его себестоимости, как затраты, связанные с хранением его ингредиентов.
Потери от отсутствия запасов
Теперь давайте посчитаем, сколько ресторан может потерять, если в нужный момент запасов окажется недостаточно. Представьте, что вы оценили затраты на хранение 100 кг. филе сёмги в течение 3 дней в 1 тыс. рублей. При этом в нормальной ситуации кухне хватает на неделю 85 кг. и больший заказ делается для формирования «страхового запаса». А если такого страхового запаса не будет? Т.е. если вместо 420 порций семги за эти дни закажут 550 порций? Получить ответ на этот вопрос очень сложно. Потому что на него влияют:
