Управление ресторанным бизнесом всегда основывается на данных. Часть таких данных предоставляет, как правило, та система автоматизации, которая используется в ресторане. Остальное, а иногда и самое главное, владелец или управляющий получает из других источников или их взаимосвязи между собой. Атмосфера в коллективе, стабильность работы кухни и поваров, активность конкурентов, попадание концепции в место и в аудиторию – это чаще «ощущение», «чуйка», «опыт», которые только со временем подтверждаются цифрами и результатами. Поэтому очень важно, чтобы менеджер ресторана понимал те данные, которые ему показывает программа, знал, как на них могут влиять сотрудники, их ошибки или намеренные действия. Мог связать цифры из разных источников, сравнить и найти в них расхождения или наоборот, тенденции и тренды. А к этим данным добавить свой опыт и свою интуицию и только после этого делать выводы и принимать решения. Сегодня мы поговорим о подводных камнях систем автоматизации в расчете себестоимости и о том, к каким ошибочным выводам они могут привести.
Расчет себестоимость и прибыли
Самым частым вопросом, о котором спорят автоматизаторы доказывая, что их система самая лучшая, является вопрос расчета себестоимости блюд (food-cost) и, как следствие - прибыли ресторана. Тут появляются такие слова, как партионный учет, средневзвешенная себестоимость, работа с минусами и автоматические доприходывания. И все это разработчики придумывают, чтобы заполнить ошибки ваших сотрудников с проработкой блюд, точностью исполнения технологических карт и своевременностью ввода информации о закупке товаров для кухни.
Любая программа учета для ресторана расчетным методом определяет себестоимость приготовленных блюд по технико-технологическим картам (ТТК). Блюдо продали через систему – автоматически списали те позиции, которые входят в карту данного блюда и именно в том количестве, которое в ней указано. По какой цене списали? Вот ту и начинаются вопросы и варианты.
Партионный учет
Самый математически точный метод расчета себестоимости – использовать информацию о фактической закупочной стоимости той партии товара, которая использовалась при приготовлении. Но как узнать, какую партию сегодня взял повар? Ту, у которой срок годности заканчивается или которая выглядит лучше? Вряд ли он будет раскладывать продукты в кладовой в том порядке, в котором они приходили от поставщика – свежие партии подальше, старые – поближе, чтобы потом в работу первыми брать те партии, которые приходили раньше всего. Но система считает, что он будет делать именно так и называет такой метод учета себестоимости – «списание по партиями по ФИФО» (от английского First In Fist Out – первая пришла, первая ушла). Если закупочная цена часто меняется, то и себестоимость при таком методе расчета будет меняться вслед за изменением цены каждой новой партии, отражая фактическую картину закупок.
Чем точнее метод, тем проще его сломать и тем чувствительнее он к ошибкам ввода данных. Если при партионном учете мы решим что-то поменять в документах «задним числом», то нам нужно будет заново пересчитать всю цепочку документов от этого изменения. Или быть готовым к тому, что система просто не даст вам ничего изменять в прошлом, все корректировки будут возможны только в текущем времени.