Год подходит к концу и с 1 января начинается горячая пора для бухгалтерии: нужно подготовить бухгалтерские базы к сдаче годовой и квартальной отчетности. Чтоб отчетность соответствовала действительности, нужно истребовать с правления недостающие первичные документы. Вот тут как правило правление начинает чудить (года не хватило, чтоб раздобыть оригиналы), собирая скан-копии с подрядчиков.
На самом деле речь пойдет не только об актах, но и договорах. Судя по нашим клиентам (в большей степени это СНТ, но и физических лиц тоже много), у многих сложилось ошибочное мнение, что договор или акт выполненных работ, присланные на адрес электронной почты - равноценная замена оригиналам договора и акта.
Смотря конечно для кого Вы собираете и храните документацию... Возможно бухгалтеру для отражения факта хозяйственной деятельности скан-копии будет достаточно (ответственность то за сбор оригиналов на правлении). И ревизора возможно скан-копия удовлетворит. Все таки ревизия - дело субъективное.
А вот суд и налоговая инспекция скан-копиями не удовлетворятся. Нет оригиналов - нет документов, подтверждающих фактическое (целевое) использование денежных средств.
Физическим лицам, как правило, отчитываться нет перед кем (но для возмещения судебных издержек точно потребуются оригиналы), но и им не рекомендуем пренебрегать обменом оригиналами документов. У юридических лиц (СНТ) вообще не должно стоять вопроса, требовать ли оригиналы первичных документов.
Минфин пояснил: организации вправе в исключительных случаях использовать сканы первички при регистрации в учете факта хоздеятельности. Однако в дальнейшем нужно представить бумажный или электронный оригинал (Письмо Минфина России от 21.11.2022 N 03-03-06/1/113388).
Что подразумевается под "электронным оригиналом"?
Речь о документах, подписанных электронно-цифровой подписью (ЭЦП). Практика обмена электронными документами (не сканами, а именно подписанными электронно) набирает обороты с геометрической прогрессией.
Тому есть несколько причин:
- Документы (в том числе отчетность), подписанные ЭЦП не обязательно печатать. Их можно хранить в электронном виде, а печатать только в случае необходимости (предоставить ревизору, выдать заверенную копию и так далее), если такая необходимость вообще возникнет.
- Подписание документов с помощью ЭЦП занимает секунды, обмен такими документами - еще минуту. Как правило физически все это осуществляется через поставщика услуг (СБИС, ТАКСКОМ и иные), за что им берется плата, сравнимая со стоимостью отправки СМС-сообщения. Согласитесь - это не то же самое, что сходить на почту и отправить подписанный экземпляр акта выполненных работ по старинке (и ждать его потом). Тем более, что электронная отчетность в СНТ, уже года 3 как активно используется каждым третьим СНТ.
Подписывайтесь на наш канал и не пропустите следующую статью!
Дачный Юрист - юридические услуги СНТ, ОНТ, ТСН и садоводам.
Дачный Бухгалтер - аутсорсинг бухгалтерского учета СНТ от 6,5 т.р./месяц.
Дачный сайт - бюджетные сайты для СНТ.