Классификация служебных документов организации

Классификация официальных документов, участвующих в документообороте, представляет собой многоуровневую систему.

Выделяют 5 групп документов организации:

• учредительные (устав, учредительный договор, приказ о назначении гендиректора и главбуха, регистрационный номер);
• организационно-распорядительные (приказы, постановления, распоряжения, решения, указания, регламенты, положения, нормативные акты);
• финансовые (бухгалтерские отчёты, акты и пр.);
• информационно-справочные (служебные записки);
• кадровые (договоры и др.)

В текущей деятельности компании именно служебные документы реализуют управленческие функции: учёт и планирование, прогнозирование и контроль, финансирование и др. Все служебные документы требуют правильного оформления. Но также важны и этапы документооборота: регистрация, систематизация, хранение, подготовка к сдаче в архив, своевременное уничтожение документов.

Служебная документация обладает разной юридической силой и оформляется в соответствии с ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 20.03.2021 (с последующими изменениями). Классифицируют оригиналы, копии, заверенные копии, выписки, дубликаты документов.

Для систематизации делопроизводства все виды документов организации классифицируют по следующим основаниям:

• по способу документирования: рукописные, электронные, графические, фото и кинодокументы;
• по месту составления: входящие, исходящие, внутренние;
• по сфере использования: распорядительные, финансовые, бухгалтерские, статистические;
• по срокам исполнения: срочные, несрочные;
• по степени гласности: отрытые, с грифом ограничения – ДСП, «строго секретно», «секретно»;
• по степени обязательности: информационные, директивные;
• по форме изложения: типовые, индивидуальные, трафаретные, унифицированные;
• по содержанию: простые, сложные;
• по характеру содержания: первичные, вторичные;
• по срокам хранения: постоянного, временного, долговременного хранения.

Оффтоп - мы запустили спецпроект! Telegram-канал "Бумажный мир" - экспертный канал о работе с документами и архивной отрасли! Актуальные новости, законодательство, инструкции и инструменты! Подписывайтесь.