Получить поставщику закрывающие документы своевременно очень важно, так как они нужны для завершения сделок в бухгалтерском и налоговом учете. Как известно, просто факта оплаты недостаточно.
Предприниматель обосновывает и подтверждает осуществленные сделки именно закрывающими документами. Если их не предоставить – контролеры просто не зачтут издержки в налогооблагаемой базе. А налоговые риски, бизнесу, конечно, не нужны.
На площадке РТС-тендер получение закрывающих документов организовано максимально просто и доступно в личном кабинете. Подробнее – далее в статье.
Закрывающие документы от ЭТП
Как правило, в стандартном списке поставщика, работающего на электронной торговой площадке, находятся:
• УПД – универсальный передаточный документ, где отображается сумма всех списаний за месяц;
• детализация платы, взимаемой за участие в электронных закупках за месяц, где перечислены все списания по каждой процедуре.
На площадке РТС-тендер отправка первичных документов бухгалтерского учета на бумажном носителе осуществляется один раз в квартал. А именно через месяц по истечению квартала за предыдущий период почтовым отправлением по адресу, который был указан при аккредитации на площадке.
! Если документы поставщику требуются чаще, или документы необходимы за прошлые периоды – тогда их можно получить по ЭДО – с помощью системы электронного документооборота. Документы, выданные в электронном виде, равносильны напечатанным на бумаге оригиналам.
Как запросить документы
Запросить УПД или акт сверки можно в личном кабинете поставщика:
- в секции 44-ФЗ – в разделе «Счета и транзакции» → «Закрывающие документы».
- в секциях 223-ФЗ, коммерческих закупок и ЗМО – в разделе «Финансы и документы» → «Закрывающие документы».
- в секции РТС-маркет – в разделе «Мои счета и тарифы» → «Закрывающие документы».
Как получить
УПД можно получить любым из трех способов:
- в электронном виде в ЭДО;
- в бумажном – Почтой России;
- в отсканированном виде.
Акты сверки – электронным документом в ЭДО или в отсканированном виде.
Внимание: доступ к закрывающим документам открывается через 6 месяцев после окончания квартала, за который они сформировались. Когда сканы УПД станут доступны для скачивания, вам придет уведомление в личный кабинет и на электронную почту.
А если документы нужны срочно или нет доступа к личному кабинету?
Случается, что у сотрудника нет доступа к личному кабинету на РТС-тендер. Или прошел месяц после завершения квартала, а документы так и не поступили. Что делать?
В таких ситуациях участник может получить их по запросу. Оформить его нужно на фирменном бланке вашей компании на имя генерального директора РТС-тендер Лишенкова Владимира Николаевича, заверить печатью и подписью руководителя. Сканированную копию запроса направьте на адрес info@rts-tender.ru, и документы вам обязательно поступят.
Остались вопросы? Задавайте в комментариях, всем ответим.