Давай четко и по факту поговорим о плюсах, которые получает предприниматель при автоматизации работы с задачами.
Если ты ни разу не слышал о таких сервисах, как таск-менеджеры, рекомендуем ознакомиться с нашей прошлой статьей.
А для тех, кто уже разобрался с определениями, мы собрали
9 плюсов использования таск-менеджера (задачника) в компании
1. Никто не сможет забыть или потерять задачи, ведь они все в одном месте
Если ты передаешь задания для подчиненных устно, на стикере, оставленном на мониторе, или в различных мессенджерах, то 50%, а то и все 70, что они будут утеряны, забыты и т. п.
Записывать задачи на листик, в блокнотик, оставлять в заметках - ненадежно. А в сервисе они будут храниться на одной странице, что не позволит потерять ни одно поручение.
2. Удобно при любом количестве задач, благодаря поиску и сортировки по любым критериям
Ты можешь найти любую задачу, лишь по одному слову, даже если она уже давно была закрыта. А наличие фильтров и вариаций сортировки облегчит навигацию по задачам.
3. Фокус внимания направлен на задачи, ведь обозначены четкие сроки по каждой из них
Для выполнения планов и достижения целей очень важны сроки, ведь если они не определены, непонятно когда задача должна быть выполнена, то она может откладываться вечно. Как правило, задачи без сроков постоянно переносятся, потому что фокус направлен на срочные дела и поручения.
4. Всё под контролем! Уведомления о любых действиях с задачей от её появления до закрытия
Если на тебя поставили задачу - ты увидишь уведомление, если твою задачу закрыли - тоже, если у исполнителя возникли вопросы и он отписался в задаче - об этом также просигнализирует сервис. Все действия с задачами протекают прозрачно и имеют возможность своевременной реакции и корректировки.
5. Не нужно по сто раз повторять, можно просто прикрепить файлы к задаче (инструкции по выполнению, шаблоны и т. д.)
Делегирование - один из самых важных навыков в управлении. Но кто сказал, что делегировать можно только на сотрудников?! Передай обязанность по разъяснению и обучению регламентам. Вместо того чтобы каждый раз объяснять как сделать то, или иное действие, прикрепи к задаче инструкцию. И даже если сотрудник что-то забудет, ему не нужно снова подходить с вопросами, можно просто заглянуть в сервис.
6. Будет напоминать о регулярных делах за тебя, с помощью постановки повторяющихся задач
80% операционной деятельности - повторяющиеся действия. Вместо того чтобы каждый раз вспоминать о них самостоятельно, мы просто создаем шаблон, который регулярно появляется автоматически.
7. Видна вся история и обсуждения, потому что комментарии оставляют прямо в задачах
На каком расстоянии вы с сотрудниками бы не находились (в соседних кабинетах или через тысячи километров), вести любые проекты и выполнять любые совместные задачи просто, ведь вы можете общаться прямо в задаче, а вся история взаимодействия будет сохранена.
8. Возможность автоматизации бизнес-процессов
К сожалению, не все таск-менеджеры могут обеспечить автоматизацию. Но в некоторых из них (например, в Битриксе) есть возможность настройки цепочки действий, которая будет формироваться автоматически. Что позволит максимально упростить операционку.
9. Делаем сложное простым с помощью чек-листов и подзадач
Если задача объемная, то ты можешь разделить её на подзадачи с разными сроками и исполнителями, в это время все участники будут видеть, как движется работа, и смогут участвовать в выполнении максимально вовлечено. А чек-листы помогут отследить все ли критерии по задаче были выполнены: ты составляешь чек-лист, а исполнитель отмечает выполненные пункты.