Не все совещания проходят так, как мы хотим. Руководитель, являясь инициатором и ведущим совещания, может быть недоволен полученным результатом. Участники встречи могут быть огорчены, считая, что провели время зря, так как были не услышаны. И те, и другие могут быть расстроены тем, что потратили время впустую или — больше, чем следовало — на споры, на то, что «переливали из пустого в порожнее», не смогли договориться и выработать решение.
Рассмотрим несколько простых рекомендаций, соблюдение которых позволит повысить эффективность совещаний.
Автор: Алексей Кубрак — эксперт кафедры «Бизнес-тренинги» Академии социальных технологий, бизнес-тренер, фасилитатор.
1. Как мы сегодня принимаем решение?
Важным моментом, о котором часто забывают, является сообщение участникам встречи, как будет приниматься решение по обсуждаемому вопросу (если, конечно, такое предполагается в конце обсуждения).
Возможны следующие варианты:
- Руководитель (или коллега, инициировавший совещание по данному вопросу) единолично принимает решение после обсуждения с участниками. При этом решение может учитывать, а может и не учитывать мнение группы или отдельных ее участников. Соответсвенно, участники встречи выполняют роль поставщиков необходимой руководителю информации, советчиков, генераторов идей.
- Когда группа собравшихся принимает решение либо при достижении консенсуса (когда все присутствующие согласны с предлагаемым решением), либо простым большинством голосов (когда за решение проголосовали больше, чем против), либо «особенным» большинством (когда решение принимается, если за него проголосовали, к примеру, не менее 2/3 или 70% или 80% из присутствующих).
Согласитесь, что разные способы принятия решений по-разному будут влиять на мотивацию участников, на их уровень ответственности и степень включенности в обсуждение. В этом и заключается важность данного организационного момента.
Соответственно, ведущий дискуссии в начале обсуждения должен сообщить группе, как будет приниматься решение. Это делает прозрачным взаимные ожидания от совещания.
2. Через минуту отдай пас
Это правило подразумевает, что в ходе дискуссии время на одно выступление ограничивается одной минутой. Далее слово передается другому участнику.
Зачем это нужно? Дело в том, что почти всегда в коллективе есть люди, которые в той или иной степени многословны, говорят долго, витиевато. И, если их не прерывать, то сами они не остановятся и будут продолжать свою речь. При этом есть и молчуны, которые вежливо ждут свой очереди. Получается монолог одного. А в совещании важно организовать равноправную дискуссию. И именно это правило будет приучать «долгих ораторов» говорить самое главное и по сути, стимулировать учиться излагать свои мысли кратко и по делу. Молчунам даст «законное» право выступить. В целом дискуссия получается более ритмичной, разнообразной, содержательной и краткой.
Это правило не распространяется на презентации и доклады основных выступающих. Для них может быть установлено отдельным правилом любое другое время. Сейчас мы говорим об ограничениях во время дискуссий и дебатов.
3. Не повторяйтесь
Весьма распространенным явлением во время дискуссий является повторение оратором одних и тех же идей и аргументов для того, чтобы отстоять свою точку зрения. Также эти идеи могут повторять единомышленники в знак поддержки и солидарности с выступающим. Некоторые могут повторять мысли других, потому что бояться высказать свои истинные альтернативные идеи и/или не желают обострять спор. Каковы бы ни были причины повторений, они не обогащают дискуссию, не привносят новую информацию в обсуждение, не стимулируют поиск различных вариантов решений, а только «съедают» время.
Отсюда правило: не повторяйтесь. Это не абсолютный запрет, а правило «здравого смыла». Конечно, можно высказать поддержку своему коллеге или повторить мысль, если вас не поняли. Но если разговор принимает характер «топтания на месте» и «переливание из пустого в порожнее», то здесь должно сработать это правило.
В целом, мы можем сэкономить время на совещании, если в процессе дискуссий не будем повторять свои идеи и мысли других коллег, говорить то, что уже было ранее сказано. Оставим это время новому.
4. Говори и рисуй
Старайтесь на совещаниях больше использовать визуализацию. Презентации докладчиков, сделанные в PowerPoint и выведенные на экран, распечатанные диаграммы и графики — все это уже воспринимается как должное. Сейчас я имею в виду использование визуальных средств во время дискуссий, дебатов, споров — особенно когда участники имеют разные точки зрения и решение вырабатывается сложно.
Пишите, рисуйте на белых маркерных досках, на листах флип-чарта то, о чем вы говорите. Ведь мысль станет гораздо понятнее, если ее нарисовать. Рисунки, образы, наглядность повышает взаимопонимание между участниками и позволяет быстрее выработать решение.
5. Уходим на второй круг
Иногда бывает так, что к концу совещания решение не принято, участники не могут договориться. Или «в финал» выходят варианты решения, ни один из которых не удовлетворяет «заказчика». Или решение принято, но с ним не согласно значительное меньшинство.
В подобных ситуациях, если у группы есть такая возможность и «не горят» сроки, можно сделать паузу в совещании, собраться еще раз в другое время и продолжить дискуссию.
«Утро вечера мудренее». В течение перерыва участники могут собрать дополнительную информацию, переосмыслить свои позиции и позиции коллег, придут новые мысли и идеи, утихнуть эмоции. Не надо бояться даже отказаться от всех проектов решений и новую встречу начать «как бы сначала».
Это как у пилотов самолетов во время посадки: если они не видят посадочную полосу или есть другие значительные риски, они принимают решение не садиться в данный момент и уходят на второй круг.
Заключение
Конечно, это далеко не все правила и рекомендации, которые можно использовать для повышения эффективности совещаний и деловых встреч. Мы коснулись лишь тех, которые затрагивают ход групповой дискуссии и не брали во внимание аспекты, связанные с компетенциями самого ведущего, подбора состава участников и другие организационные моменты.
Эти правила обсудите один раз командой руководителей и примите к исполнению. Запишите их на листе флип-чарта, повесьте в комнате для проведения совещаний и соблюдайте.