4-ый квартал года готовит руководителям непростую задачу: планирование отпусков. Сезонность – усложняющий фактор. Запреты на отпуска летом или в сентябре – самые частые условия для продающих команд. Многие компании делят календарные месяцы на зеленые, желтые и красные. Где зеленая зона приоритетна для планирования отдыха, в желтой можно отпустить несколько человек, красная же является крайне нежелательной.
Чем выше численность отдела, тем труднее договориться. Ряд компаний принудительно распределяет отпуска между сотрудниками и информирует их приказом. Подходит ли такой путь динамичному и амбициозному коллективу продавцов? Уверена, что нет. Разберем, как мы – руководители, можем выполнить свою задачу наиболее мягким для команды и эффективным для компании способом.
Дано: необходимо составить график отпусков на следующий год. Есть ограничения: сезонность продаж. Есть зеленые, желтые, красные зоны. Сотрудники недовольны, демотивированы, начались ссоры, попытки отстоять личные интересы вопреки интересам других членов команды.
Задачи: соблюсти требования компании и сохранить максимальную лояльность сотрудников. Не допустить высокой степени демотивации коллектива.
Решение: я предлагаю действовать поэтапно.
1. Подготовить специалистов. Неважно, с кем вы работаете (опытные сотрудники компании, новички), важно проинформировать специалистов своего отдела о том, что вы начинаете составлять график отпусков. Обязательно озвучьте требования компании и объясните, почему они таковы. Все работники продаж знают, что объяснять стоит на выгодах. Не «в августе нельзя, потому что будет много работы», а «в августе в отпуск не идем, планируем много продаж и хорошие премии. Заработаем и после отдохнем, как хотим».
Обозначьте сразу, что постараетесь учесть пожелания, но порадовать всех не получится. На первом месте командный результат. В конце – призыв. Давайте с уважением относиться к потребностям в отдыхе друг друга, тогда получится договориться быстрее. Сегодня ты уступаешь коллеге, завтра он тебе.
2. Дать людям паузу на обдумывание своих пожеланий по датам отпуска с учетом требований компании.
Кому-то нужно время для обсуждения с близкими, другому для анализа стоимости путевок или дат проведения мероприятий. В период формирования пожеланий поинтересуйтесь, как идет процесс. Напомните, что лучше подготовить разные варианты, чтобы не оказаться в тупике, если приоритетный точно не будет согласован. Подскажите, что команде лучшее кратко обменяться информацией между собой, вдруг какие-то пересечения удастся разрешить самостоятельно.
3. Провести индивидуальные встречи для составления «карты отдыха» или «графика от команды».
Встретьтесь с каждым (если команда большая, можно предложить заполнить опросник и отправить вам), узнайте желаемые даты отпусков и причины, почему важно отдохнуть в это время (день рождения, каникулы ребенка, просто привык в мае). Причины зафиксируйте, дальше они помогут принять решение.
Отразите графически все пожелания, так нагляднее видны пересечения. Безусловно то, что точно не будет согласовано фиксировать не нужно, но стоит сразу предложить сотруднику озвучить альтернативы.
4. Составить свой график с учетом «графика команды» и требований компании.
Этап повторных встреч. С кем-то по двое или трое, с кем-то индивидуально. Здесь нужно помочь «соперникам» договориться, кого-то убедить перенести даты, предложив варианты, а кого-то проинформировать о решении.
В решении конфликта помогут личные причины сотрудников, которые вы собрали раньше. Отпуск на свадьбу или учебу может быть приоритетнее поездки на море, даты которой реально перенести.
5. Финализировать график.
На этом этапе нужно быть готовым отказать. Посочувствовать и отказать. Но устно и лично: «Мне жаль, что не получилось поставить тебе неделю в сентябре. В следующем году я постараюсь учесть твои пожелания. В этот раз твои даты таковы».
Возможно в вашей команде есть те, кто будет пытаться использовать все доступные средства, в том числе угрозу увольнения. Решать вам, только вы знаете цену своих бойцов. Но пойти на уступки в этом случае - почти гарантированно значит поставить под сомнения доверие и уважение между вами и вашей командой.
Как показывает практика, чем выше численность отдела, тем больше изменений в фактическом графике отпусков произойдет. Кто-то уволится, кто-то заболеет или передумает. Кто-то подружится, договорится и придет просить вас поменяться. Так и наступит время составления графика отпусков следующего года.
А как у вас проходит этот период? Какими принципами, лайфхаками поделитесь? Может быть есть сложные ситуации для совместного разбора?
