Документооборот – это движение документов в компании от создания/получения до логического завершения. Он помогает контролировать исполнение, отправление адресату, архивирование и прочие этапы.
Бизнес имеет дело с тремя основными потоками документации:
- Внутренний документооборот;
- Документооборот с контрагентами;
- Документооборот с госорганами.
Строгих правил регистрации и хранения документов нет. Первичная и учетная документация хранится до 5 лет. Минимальные правила регистрации документов следующие: номер каждого документа должен быть уникальным, а нумерация - в порядке возрастания.
Предпринимателям система документооборота необязательна, но поможет навести порядок в бумагах и не потерять их, а также ускорить подготовку отчетов и степень готовности к проверкам.
Прежде всего надо создать систему регистрации, сбора и хранения бухгалтерских документов. Первичные документы подтверждают совершение сделки и исполнение обязательств, они нужны для отчётности. На их основе можно уменьшить суму налога. Документы также может запросить налоговая при проверке контрагентов. Хранить нужно оригиналы бумажных документов с «мокрой подписью» или электронные документы, заверенные цифровой подписью.
Сканы или копии бумажных документов не подходят
Самые распространенные виды первичных документов:
- Акт выполненных работ или оказанных услуг
- Универсальный передаточный документ
- Кассовый ордер
- Товарная накладная
- Платежное поручение
- Кассовый чек
Законом перечень первичных документов не определен, но есть требования к их реквизитам.
В документе обязательно должны быть:
- Название документа;
- Дата;
- Наименование ИП или юридического лица
- Содержание факта хозяйственной жизни;
- Единицы измерения (штуки, суммы);
- Перечислены должностные лица и ответственные за сделку или операцию;
- ФИО ответственных лиц и их подписи, если необходимо.
Регистрировать документы можно в специальных журналах, офисных приложениях или в специальной системе электронного документооборота (СЭД).
Документооборот бывает двух видов: бумажный и электронный
Бумажный документооборот - надежный и удобный вариант для локального бизнеса с небольшим оборотом. Документы регистрируются в журналах и хранятся в специальных папках. Обычно этим занимается ответственное лицо: сам предприниматель, секретарь, или другой сотрудник. Бумажный документооборот оправдан, когда контрагенты также не перешли на электронный.
Плюсы:
- Бесплатно
- Не нужен интернет
- Не нужно обучать сотрудников
Электронный документооборот (ЭДО). Его планируется постепенно внедрять в деятельность всех организаций и ИП. Уже разработаны типовые сценарии комфортного введения электронного документооборота для компаний малого и среднего бизнеса.
В среднем, на переход от бумажного к ЭДО уходит не более четырех недель.
Первый шаг - выбор оператора. Он должен быть включен в специальный реестр.
Второй шаг - выпуск электронной подписи и подключение сотрудников.
Третий шаг – тестовый период, обучение сотрудников.
Четвертый шаг – внедрение ЭДО в работу с контрагентами.
Плюсы электронного документооборота:
- Автоматизация бизнес-процессов;
- Надежная система хранения документов;
- Оперативность получения документов;
- Прозрачность бизнес-процессов и повышение исполнительской дисциплины;
- Удобство при дистанционной работе;
- Взаимодействие со многими сервисами от государства возможно только при помощи ЭДО;
- Участие в госзакупках;
- Экономия на канцелярских, почтовых/курьерских расходах.
Чтобы предпринимателю можно было оценить эффективность введения электронного документа оборота, создан специальный калькулятор.