В рамках обучения по Лин 6 Сигм мы проводим бизнес-симуляцию «Коробки». Это когда пара десятков взрослых товарищей с законченным высшим собираются командами по 4-6 человек и собирают коробочки. На первый взгляд это кажется странным, но даже опытные инженеры и технические работники получают много инсайтов.
Зачем мы проводим эту игру, что это дает и кому это нужно.
Думаете, собирание коробочек – это самый что ни на есть примитивный процесс? Ничего подобного. Если вам нужно делать много коробочек и у вас есть клиент, который эти коробочки покупает, то это полноценный бизнес. А раз так, значит, он нуждается в отладке бизнес-процессов.
Этим, собственно, мы и занимаемся в рамках обучения. Симулируем процесс производства, чтобы отточить навыки, которые на реальном производстве отточить сложно. Тренируемся применять элементы бережливого производства и Лин 6 Сигм.
Многие сотрудники знают, что такое Производственная система и какие инструменты в ней есть, но системного алгоритма их применения в головах людей еще не сформировалось. Между тем только в комплексе и в связке друг с другом эти инструменты дают результат.
И вот этому системному подходу мы как раз обучаем на нашей симуляции. В чем ее суть? Все на первый взгляд просто. Нужно сделать коробки из бумаги – 10 штук двух типов, время – 4 минуты. При этом клиент требует определенного качества. Коробки не должны быть мятыми, кривыми, с большими зазорами. Если качество плохое или не уложились в срок– это провал.
Итак, у нас есть сам процесс создания коробок: процесс разлинования листа, процесс резки листа, процесс сгибания листа, процесс скрепления листа степлером и маркировка листа, а также шаг – передача готового изделия клиенту.
А еще есть основное оборудование – как в настоящем производстве – 2 линейки, 2 степлера, две пары ножниц, две ручки.
В рамках игры количество оборудования должно быть неизменно, то есть использовать больше ножниц или степлеров нельзя.
А вот привносить улучшения туда можно и нужно. Потому что с первого раза ни одна команда не в состоянии собрать 10 коробок за 4 минуты. Хотя в принципе сделать коробочку из бумаги никакого труда не составляет. Все понимают – вот размеры, надо просто разлиновать и собрать. Поначалу все думают, что это легко. Но когда пробуют сделать 10 штук за 4 минуты, то понимают, что за это время с теми навыками и возможностями сделать это просто не получается.
Первую партию делают обычно минут за 15-20. И думают: это долго, надо бы ускориться. Пытаются делать те же действия, но быстрее, чтобы набить себе руку.
Точно так же и на производстве: если нам нужно сделать больше продукции за определенный период времени, что мы делаем? Мы нагружаем оборудование, людей, иной раз сверх меры. Это стандартное мышление, которое мы и стремимся сломать, заменив на другое.
В бизнес-симуляции эта ситуация проигрывается и исправляется. Команды обычно упираются в максимум: 7 коробок за 4 минуты. Это потолок.
А дальше в игру вступают инструменты, которые мы им даем. А главное – алгоритмы Лин 6 Сигм. Мы показываем успешный алгоритм модернизации процесса производства коробок путем внедрения инструментов бережливого производства – через картирование, через расчет времени цикла, времени такта. Это поэтапно сокращает время производства, параллельно увеличивая эффективность.
Но тут часто срабатывает человеческий фактор. Когда мы даем людям все инструменты, самое главное – убедить их, что они должны так сделать. Опять же мешает стандартное мышление, человек думает: «ну ладно, инструмент – это здорово, но все-таки лучше я возьму да и начну делать все быстрее».
В этой игре бывает такое, что команды отмахиваются от инструментов, которые мы предлагаем, и так и остаются на уровне семи коробочек.
А вот те команды, которые внедряют инструменты – рассчитывают время цикла и время такта, занимаются выравниванием потока, с помощью подробного картирования выявляют потери, скрытые в процессе, лишние шаги, – вот они и оказываются в победителях. И уже делают 10 коробочек за 4 минуты, совершенно не напрягаясь. Одной команде даже удалось сделать это за 3,32 минуты!
А буквально в двух шагах от них в это же время работала команда, которая уложилась по времени, но «пролетела» с качеством: больше половины коробок ушло в брак. При этом у них даже руки тряслись от напряжения. И все потому, что они просто не стали применять всех инструментов, которые мы дали.
Первый «инсайт» приходит, когда люди упираются в потолок, в эти пресловутые 7 коробок. Они понимают: что-то идет не так. И начинают внедрять 6С так, как они это себе представляют – то есть просто создают порядок на рабочем месте. А на самом деле 6С – это не про порядок, а про функциональность рабочей зоны. И вот они перестраиваются, таким образом, чтобы удобнее было передавать коробочку с одного передела на другой.
И на третий раз получается лучше, но приходит понимание, что хоть они и работают на максимуме, все равно что-то идет не так. Тогда мы начинаем картировать процесс. Через детальное картирование они начинают видеть потери, лишние шаги, лишние движения, которые без карты просто не замечали.
А эти лишние движения, умноженные на 10, съедают колоссальное количество времени. Исправив ситуацию, они замечают, что на некоторых переделах участники все быстро сделали и ожидают подачи.
Так выявляются узкие места. Чаще всего это степлер. Там надо скреплять коробочки, и еще согнуть, и человек просто не успевает. Тогда мы рассказываем о времени цикла, о времени такта. И объясняем:
Если у вас есть узкое место, оно вас и ограничит, и у вас выпуск коробочек будет ограничен временем вот этого узкого места. На каждый шаг должна быть 21 секунда. Если вы скрепляете каждую коробочку 30 секунд, то вы гарантированно не укладываетесь в 4 минуты. Вам надо придумать процесс, чтобы расшить узкое место, чтобы выровнять в потоке каждый шаг, и чтобы он не превышал 21 секунды.
Тогда члены команды уже начинают думать по максимуму, в итоге расшивают узкое место и спокойно делают 10 коробочек за 4 минуты.
И когда человек вот таким образом улучшает свой поток, свой бизнес в рамках бизнес-симуляции, начинает видеть смыслы и алгоритм, тогда к нему приходит истинное понимание, что нужно использовать комплекс, что одно за другое цепляется, что это целая цепочка изменений. Такая игра создает новые нейронный связи в голове. Люди понимают, что они до этого внедряли улучшения неверно.
Для многих это становится настоящим открытием. Одно дело – знать инструменты в теории, и совсем другое – применять их на практике.
Что мы делаем с помощью это симуляции? Мы по сути меняем мышление, показываем, как на самом деле надо думать и действовать, чтобы повысить эффективность.
