Одно из опасений наших клиентов, что внедрять систему управления проектами – это долго и дорого. Но мы создали преднастроенное решение, которое помогает навести порядок в проектах всего за 2 недели.
Реально ли перейти на проектный подход за такое короткое время, и правда ли можно так быстро получить результат? Давайте разбираться вместе.
В этой статье мы обсудим:
- Какие проблемы в управлении проектами чаще всего возникают у компаний
- Можно ли внедрять ИСУП итерациями или нужно делать все и сразу
- Рассмотрим, в чем «магия» Контрольных точек и как они помогают бизнесу
- Как построить Систему контроля проектов на программной платформе ADVANTA
Какие проблемы в управлении проектами чаще всего возникают у компаний
Мы поняли, что многие клиенты обращаются к нам с одинаковыми проблемами.
Нет общей картины по текущей ситуации и охвата контролем всех/ключевых проектов. Никто точно не знает, сколько проектов реализуется в компании, т.е. на какие активности по развитию тратятся деньги. Проекты срывают сроки, превышают бюджеты. Никто не знает почему.
Данные о проектах хранятся в разных источниках, не совпадают, не актуальны. Руководители отчитываются перед генеральным директором по презентации, у каждого свой формат и сложно понять, насколько проект идет по плану, как изменился его статус по сравнению с предыдущими презентациями.
Выяснение статусов по проектам занимает много времени. Отчетность формируется «днями-неделями» и становится непригодной для принятия решений. Это стоит большого количества усилий и поэтому сильно напрягает всех участников проектов.
Наш опыт подсказывает, чтобы «прибраться» в этих проблемах и получить ощутимые результаты, нужно решить 4 основные задачи:
- Обеспечить единое информационное поле, чтобы быстро находить причины отклонений;
- Сократить время топ-менеджеров, затрачиваемое на выяснение статусов проектов, чтобы направить ресурс на решение стратегических проблем;
- Сократить трудозатраты РПО и РП на сбор и оформление отчетности;
- Показывать «быстрые улучшения» в проектах и процессе управления, чтобы сотрудники поверили, что эти изменения приносят пользу.
Подобные задачи актуальны практически для любой компании, одновременно реализующей десятки проектов – внутренних или контрактных, независимо от сферы деятельности. Решением могут служить два отличающихся подхода внедрения ИСУП: комплексный и итерационный.
Можно ли внедрять ИСУП итерациями или нужно делать все и сразу?
Комплексный подход охватывает максимально доступный объем процессов проектного управления: сделать все сразу и правильно. Неплохой подход, но годится больше для крупных и зрелых компаний, у которых есть финансы.
Не все компании готовы ввязываться в такую историю. Поэтому мы предлагаем итерационный подход. Не сразу создавать сложную систему, а постепенно наращивать функционал ИСУП по мере готовности к следующему этапу.
Мы сегодня поговорим подробнее об итерационном подходе.
Но сначала давайте разберемся, что обычно мешает созданию полноценной системы управления проектами:
- Сложно обосновать руководству инвестиции в несколько миллионов и существенно отложенный по времени эффект.
- Сложно «продать» в компании идею о необходимости/пользе разработки и внедрения детальной зрелой методологии проектного управления.
- Нет четкого Технического задания на внедрение ИСУП, а сбор реалистичных функциональных требований на систему со всех заинтересованных сторон может занять несколько месяцев.
Наше решение в такой ситуации – начать с создания стартовой версии системы управления:
- Простая базовая методология управления проектами по Контрольным точкам,
- Стартовое ИТ-решение для консолидации информации, поддержки основных процессов планирования и контроля.
Если говорить о нашем видении, в первую версию (мы назвали ее MVP) должны входить следующие элементы:
Мы предлагаем нашим клиентам начать с «пилотной» версии системы управления, выбрать простую методику контроля проектов. Быстро запустить в работу «MVP» системы с понятной пользой для бизнеса. Далее автоматизировать процессы сбора факта и контроля статусов проектов. Плюс внедрить регулярные совещания по проектам на основе объективных данных. А потом уже наметить приоритеты внедрения следующих этапов системы.
Лучше начинать с полной инвентаризации проектов, разбить их на Контрольные точки и ввести регулярную отчетность.
Магия Контрольных точек и как они помогают бизнесу
Если говорить о системе КТ – мы адепты этого метода. Встроили его в свое решение и предлагаем использовать нашим клиентам.
Контрольные точки – значимые моменты проекта и зафиксированные сроки их достижения, связанные, как правило, с достижением промежуточных / финальных результатов проекта. Результат – итог выполнения определенной работы.
Это очень простая система. Она понятна не только экспертам, но и просто пользователям, поскольку фокусируется на результатах и не требует особых ресурсов. Внедряется быстро и по мере зрелости позволяет переходить к более детальному позадачному планированию.
Можно выстроить несколько уровней КТ. Для каждого уровня свой горизонт: КТ первого уровня – для топ-менеджера, второй уровень с четкой детализацией для РП.
В Контрольной точке выделяют три ключевых роли:
Исполнитель (ответственный) – получает четкую фиксацию требований и договоренностей.
Приемщик – принимает результат и подтверждает, что все требования к нему выполнены.
Контролер (РП/РПО/Директор) – уверен, что результат получен, заранее видит риски.
Система КТ проверена многими компаниями, достоверна, показывает, как движется проект и где могут быть заминки.
Из нашего опыта 90% наших клиентов используют управление по Контрольным точкам. Не как единственный, но как дополнительный метод для верхнеуровневого контроля.
Если говорить об алгоритме запуска внедрения методологического подхода, можно добиться результатов в среднем за 2 недели. За это время можно согласовать простые правила, обучить ключевых сотрудников, собрать проекты в реестр, детализировать их по КТ, запустить регулярный сбор статусов и принятие решений.
Несмотря на простоту, такая модель дает быстрый и прозрачный результат. Данный подход дисциплинирует всех участников проектной деятельности. За счет прозрачности и понимания процессов работа становится удобной для всех.
С точки зрения автоматизации бизнеса для внедрения нужен минимальный набор инструментов:
- Ведение реестра проектов, группировка в портфели/направления
- Простые паспорта проектов
- Планы по этапам и контрольным точкам
- Автоматический сбор статусов и прогнозов
- Отчеты (реестр проектов, дорожная карта портфеля, статус отдельного проекта, контроль отклонений)
Как построить Систему контроля проектов на программной платформе ADVANTA
На базе нашей платформы мы создали решение ADVANTA.START. У нас получился многопользовательский проектный портал с онлайн-доступом к актуальному реестру проектов для руководства. Мы встроили в него методологию управления по Контрольным точкам, запустили автоматический сбор данных и консолидировали отчетность по статусам. В решении предусмотрены преднастроенные дашборды, контрольные отчеты и хранилище шаблонов для быстрого развертывания планов проектов.
Как мы запускаем ADVANTA.START? Мы предлагаем совместное внедрение, которое состоит из следующих этапов:
- Сбор первичной информации о проектах компании
- Обучение администратора управлению доступами пользователей
- Обучение ключевых пользователей особенностям решения и возможностям платформы ADVANTA
- Обучение планированию проектов по Контрольным точкам
- Создание проектной иерархии
- Внесение планов проектов и делегирование ответственности
- Запуск автоматического сбора данных о статусах
- Поддержка опытной эксплуатации
- Формирование дорожной карты развития системы
За счет донастройки можно повышать область автоматизации, которая охватывает систему. Система может расти вместе с компанией, гибко настраивается без программирования. Интерфейс простой, доступен для пользователя с любым уровнем подготовки. Установить решение можно в «облаке» или в вашем закрытом контуре. Работать с системой можно через браузер с любого устройства, подключенного к сети.
И действительно:за 2 недели можно запустить автоматизацию основных задач Проектного офиса.