Зачастую процесс инвентаризации для сотрудников очень стрессовый и долгий. Почему так происходит? И как ТОП-менеджеры могут это изменить? Выполняя 4 шага из этой статьи, вы значительно облегчите процесс инвентаризации.
1. Подготовка
Чтобы инвентаризация прошла комфортно, важно правильно к ней подготовиться. В этом помогут четыре незаменимых инструмента:
Чек-лист инвентаризации
Еще один инструмент для эффективной работы с инвентаризацией — чек-лист, в котором пошагово прописаны все действия по подготовке, проведению и работе с результатами, с указанием сроков и ответственных.
Инвентаризационная ведомость
Для скорости очень важна правильная инвентаризационная ведомость: без лишней номенклатуры и разделенная по цехам. Она помогает повару быстро найти товар, который он в данный момент пересчитывает.
Журнал весов
В этом журнале фиксируем фактическое количество весов, в каком цехе находятся, а также дату последней поверки. Весы должны быть в каждом цехе, соответствовать весу сырья и быть исправны.
Лист утвержденной тары
Еще один инструмент для проведения корректной инвентаризации — лист утвержденной тары. Он поможет контролировать количество инвентаря. Для удобства пересчета рекомендуем подписывать тару своим весом.
2. Проведение инвентаризации
В процессе пересчета сырья и полуфабрикатов обязательно участвует шеф-повар, корректируя процесс пересчета и мотивируя сотрудников на вопросы.
Этот этап должен занимать не больше одного дня.
3. Подготовка к аналитике
Перед тем как вносить результаты в программу учета, бухгалтер-калькулятор обязательно проводит сверки с поставщиками и вносит все документы товародвижения, чтобы минимизировать ошибки.
Затем он вносит данные и получает первую сличительную ведомость. В ней исключены ошибки из программы учета, но еще возможны ошибки пересчета.
Данные вносятся в программу не позднее, чем на следующий день после инвентаризации. ТОП излишек и недостач отдается на повторный пересчет.
Есть несколько видов сортировки излишек и недостач:
- по сумме, по количеству;
- по % потерь от оборота (когда мы делим количество излишек или недостач на расход сырья за анализируемый период).
4. Аналитика результатов инвентаризации
Когда исключены ошибки из программы учета и самого процесса пересчета, рекомендуем провести комитет по инвентаризации, на котором детально рассматриваются ТОП позиций по излишкам и недостачам. Для эффективной работы с результатами каждую позицию из списка «ТОП излишек и недостач» важно разобрать по технике ППР (Проблема - причины - решения).
По технике ППР, у каждой проблемы есть несколько причин, и у каждой причины есть несколько решений.
После комитета по инвентаризации, на основе решений, составляется план работ со сроками и ответственными.
Излишки и недостачи сырья необходимо нормировать и отслеживать от месяца к месяцу. Делим сумму излишек и недостач на выручку, получаем % расхождений. Важно отметить, что излишки и недостачи мы складываем по модулю, то есть излишки не вычитаются из недостач, а складываются с ними, так как излишки также являются потерями (смотрите пример отчета «Динамика излишек и недостач по инвентаризации»).
Сам процесс от начала инвентаризации до разбора результатов на комитете должен занимать не более 7 дней.
Итак, чтобы достичь успешных результатов по инвентаризации, важно правильно готовиться и ежемесячно разбирать излишки и недостачи по технике ППР на комитете. Решения, принятые на комитете, обязательно фиксировать в план работ, а за каждой задачей закреплять сроки и ответственных.