Если контрагент должен вам денег, акт сверки взаиморасчётов поможет подтвердить это и взыскать долг в суде. Чтобы провести сверку, нужно учесть это условие в договоре с контрагентом и установить требования к её оформлению. В нюансах разобрались вместе бухгалтером-экспертом в Точке Натальей Зариповой.
Кто готовит акт
Регулярная сверка платежей с контрагентом позволяет согласовать расчёты с партнёрами или найти недостающие оплаты, а также избежать ошибок в учёте. Подробно о том, что такое акт сверки и зачем он нужен, рассказали в статье.
Теперь разберёмся, что нужно, чтобы составить акт. Первый шаг — предусмотреть это в договоре и решить:
- кто может быть инициатором сверки;
- когда акт считается подписанным, например, если вторая сторона не вернула документ через 14 дней;
- как часто планируете сверять расчёты.
Важно. Если в договоре про сверку ничего не сказано, партнёр может отказаться её проводить.
Акт готовит бухгалтер компании — инициатора сверки или сам предприниматель на основе расчётов с покупателями и заказчиками.
Пример. Фёдор занимается изготовлением ретромебели. Дерево он заказывает на фабрике, инструменты, крепежи и краски покупает в строительном магазине, а готовые изделия продаёт фотостудиям. Предприниматель раз в год отправляет акт сверки каждому контрагенту, чтобы отследить движение денег, товаров и услуг.
В документе фиксируют все операции между контрагентами за определённый период и выясняют, есть ли долг или переплата. Бухгалтер составляет акт в двух экземплярах и подписывает у руководителя компании или его доверенного лица. Затем документ передают второй стороне.
Если вы ИП и у вас нет бухгалтера, это не повод отказываться от сверки. Мы составили шаблон, который можно скачать и заполнить самостоятельно.
Рассмотрим порядок подробнее.
Как провести сверку по расчётам
Компании обязаны проводить инвентаризацию с контрагентами ежегодно перед составлением бухгалтерской отчётности. Самый удобный способ это сделать — оформить акт сверки.
В других случаях стороны сами решают, за какой период сверяться. Как правило, это бывает в конце отчётного периода или когда закончился один из этапов работ по договору.
Наталья Зарипова, бухгалтер-эксперт в Точке
«Когда между вами и контрагентом проходит много операций, удобнее сверяться ежеквартально. То есть по итогам первого квартала провести сверку в начале апреля. Если вы обнаружите ошибки, исправить их будет проще, чем при сверке в конце года. Если операций за год с партнёром было немного, можно сверить расчёты по состоянию на 31 декабря».
Порядок такой:
- Вы или ваш бухгалтер составляете акт со всеми расчётами. Можно заполнить обе части таблицы или только свою.
- Распечатываете акт в двух экземплярах, подписываете и отправляете контрагенту. Подписать акт может только руководитель организации, а по доверенности — главный бухгалтер или любой другой сотрудник.
- Если расхождений нет или контрагент согласен с суммой задолженности, он подписывает акты сверки, отправляет один экземпляр обратно, а другой оставляет у себя.
- Если есть расхождения, контрагент добавляет информацию об этом в таблицу с расчётами и запрашивает недостающие документы, чтобы провести корректировки в учёте.
- Фирма, у которой выявили ошибки и недочёты, вносит изменения в учёт.
- Вы или ваш бухгалтер готовите новый акт сверки с учётом корректировок.
- Обе стороны подписывают акт и, если необходимо, ставят печати.
Предприниматели могут обмениваться актами сверки в электронном виде. Чтобы подписать такой документ, понадобится ЭП руководителя. Подробнее о том, как сделать электронную подпись в 2022 году, читайте в нашей статье.
Как оформить акт сверки
Официальной формы акта нет, но есть та, которой придерживаются все. Как правило, документ состоит из трёх разделов:
- Вводной части, где указывают стороны, период и основания сверки.
- Таблицы, где перечисляют все операции и указывают номер документа, дату, название операции и сумму. Внизу таблицы указывают итоговое сальдо.
- Финального блока с датой, подписями руководителей и печатями.
Ниже инструкция, как заполнить каждый раздел.
Вводная часть
В шапке документа укажите:
- За какой период проводите сверку.
- Основание для проведения сверки — договор. Например, договор поставки, его номер и дату.
- Название вашей компании и контрагента.
Таблица
Обычно её делят на две части. Если вы инициатор сверки, заполните левую часть, а правую — контрагент. Можно заполнить сразу обе части таблицы, но только если уверены, что данные совпадают и расхождений нет.
Рассмотрим вариант сверки расчётов, когда вы покупатель, а контрагент — поставщик.
1. Укажите сальдо на начало периода. Дебетовое сальдо показывает, сколько вам должна вторая фирма на момент сверки. Кредитовое сальдо — ваш долг перед контрагентом.
2. Внесите все операции между вами и партнёром в хронологическом порядке. Для этого используйте счета-фактуры, платёжные поручения, банковские выписки и другие первичные документы. Все выплаты контрагенту отразите по дебету, а все поступления от него — по кредиту.
3. Посчитайте конечное сальдо. Сальдо контрагента и ваше должно совпадать. Кредитовое сальдо покажет, сколько вы остались должны контрагенту, а дебетовое — задолженность партнёра перед вами.
Если суммы не сошлись или возникли разногласия, нужно выяснить, какие операции не учли, и запросить недостающие документы у контрагента. Что делать, если не сходится акт сверки, читайте нашей статье.
Под таблицей укажите ваши Ф.И.О. и должность, поставьте дату и подпись.
Важно. Если стороны подписали акт в разные дни, днём подписания акта будет более поздняя дата.
В телеграм-канале Справочной больше полезных материалов для бизнеса, открытые комментарии для нетворкинга и прямые эфиры с экспертами. Подписывайтесь!