Всем привет! Вы в блоге «Первой Формы» — мы создаём платформу для управления бизнесом. Сегодня мы поделимся с вами кейсом из практики.
К нам обратилась известная сеть гипермаркетов, где продаётся всё для быта и ремонта. Они хотели автоматизировать процесс оформления доставки, поскольку каждый день их сотрудникам приходилось руками оформлять по 500 заявок, а потом также вручную собирать реестры для транспортных компаний.
❌ Проблема: процесс занимал много времени и требовал большого внимания сотрудников
Если не добавить в реестр хотя бы одну строчку или перепутать цифры в артикуле, кто-то из покупателей не получит свой товар.
✅Решение: заявка, реестр доставок и сверки — всё в одной системе
Весь процесс мы перенесли в «Первую Форму». У компании появился единый инструмент, охватывающий все этапы: от оформления заявки на доставку до сверки с транспортной компанией.
Рассмотрим каждый этап подробнее.
Оформление заявок на доставку
Теперь, когда клиент приходит оформлять доставку, сотрудник магазина открывает специальный раздел системы. Там появляется форма, где часть полей уже заполнена автоматически:
- магазин, в котором оформляется заявка
- время сверки с транспортными компаниями, на которое попадает эта заявка
- транспортная компания, которая обслуживает данный магазин.
В оставшихся полях можно выбрать ответ из выпадающего списка или вписать его самостоятельно — это быстро.
Затем сотрудник вносит в заявку сам состав заказа. Информация о товарах и их артикулы уже загружены в BPM-систему.
Тарифы всех транспортных компаний автоматически подтягиваются в заявку.
Когда всё готово, клиент получает распечатанный бланк заказа и идёт с ним на кассу. А в «Первой Форме» заявка переходит на сотрудника склада для сборки и передачи на доставку.
Реестры и календарь доставок
- Реестр доставок
Ежедневно в системе автоматически формируется реестр заявок на доставку. Сотрудники магазина отправляют его в транспортную компанию сразу из «Первой Формы» благодаря интеграции с электронной почтой.
- Реестр сверки
Поток заказов большой, поэтому сети гипермаркетов надо регулярно проводить сверку взаимных расчётов с транспортной компанией. Автоматически 1 и 16 числа каждого месяца система создаёт задачу на сверку: там уже будет вложен реестр — версия магазина.
Транспортная компания тоже создаёт свой реестр, присылает в магазин, а система сравнивает два реестра друг с другом.
Если всё совпадает, транспортная компания формирует счёт, а магазин передаёт его на оплату в бухгалтерию.
- Календарь доставок
В «Первой Форме» можно посмотреть количество заявок на доставку по каждому временному интервалу. Благодаря этому календарю сотрудники гипермаркетов понимают нагрузку транспортных компаний.
✅Результат: упростили работу с транспортными компаниями и облегчили работу сотрудников
- Теперь заявки формируют не в отдельных Excel-файлах, а фиксируют в BPM-системе, где уже загружена информация обо всех товарах и транспортных компаниях.
- Сотрудники гипермаркетов больше не формируют реестры ежедневных доставок вручную, их автоматически генерирует система. Это помогает логистам транспортной компании заранее спланировать нагрузку.
Команда клиента отмечает:
С появлением «Первой Формы» взаимодействие с транспортными компаниями стало проще и эффективнее. А благодаря автоматизации оформления заявок мы заметно экономим трудозатраты и ограждаем себя от ошибок, вызванных человеческим фактором. Процесс стал быстрее примерно в два раза: за год мы обработали более 200 тыс. заявок на доставку.