Содержание статьи:
- Что такое «Делопроизводство» и «Документооборот»
- Типы документов в 1С Документооборот
- Виды документа
- Правила присвоения регистрационного номера
- Учетно-регистрационная карточка
- Использование дополнительных параметров
Что такое «Делопроизводство» и «Документооборот»
Организации ежедневно приходится иметь дело с обработкой разного количества бумажных документов. Для оформления этих документов используется решение от 1С - 1С Документооборот, которое автоматизирует создание и обработку всех бумажных документов –этот процесс и называют делопроизводством.
Документооборот – правильное оформление документов для их отправки клиентам и поставщикам, передача важных файлов и бумаг между отделами и сотрудниками компании. Ведение документооборота в 1С позволит хранить историю создания и передачи документов в системе программы, а также сократить количество бумажных документов, которые необходимо хранить в физическом виде.
Типы документов в 1С Документооборот
Чтобы превратить полученную информацию от партнера в исходящий документ её необходимо обработать. Администратор ограничивает доступ к документам, а каждый работник фиксирует в программе статус оформления документа. Изменение статуса переводит документ из отдела в отдел, а после на его основе создастся исходящий документ.
Для разграничения операций ведения учета документы делятся на три типа:
- Входящие документы
- Документы, которые поступают в компанию из разных источников (курьером, почта, эл.почта, и др.) от физических или юридических лиц.Входящие документы проходят обработку в три этапа:Первичная регистрация
Рассмотрение
Исполнение - Исходящие документы
- Документ, который оформляется внутри организации для отправки партнерам и надзорным органам. При помощи 1С можно создать отчеты для налоговой инспекции, документы для создания заказа поставщику и отправления чека своим клиентам и др.Исходящие документы создается в несколько этапов, но в программе 1С фиксируется только номер документа, основная информация об его содержании и цель отправки. Система привяжет соответствующие исходящие документы к входящим. - Внутренние документы
— Это могут быть служебные записки, приказы и другие важные бумаги, которые могут являться частью обработки исходящих и входящих документов.Документооборот 1С позволит регистрировать в системе все денежные и материальные операции компании. Такой надежный учет поможет избежать возможных потерь.
Виды документа
Вид – это параметр, который определяет:
- Плановый период обработки документации;
- Необходимые действия при обработке и перечень лиц, принимающих решение;
- Способ присвоения регистрационного номера.
В программе 1С уже имеются виды документации (Бухгалтерский отчет, Трудовой договор, Служебная записка и др.), но стандартные шаблоны могут не подойти, поэтому предусмотрена возможность создавать новые виды документов под необходимую специфику.
Правила присвоения регистрационного номера
Регистрационный номер – это главный и уникальный реквизит документа, благодаря ему вы сможете оперативно найти тот или иной документ. В программе 1С реализована гибкая система создания и присвоения идентификационного номера документа.
В регистрационный номер включены: дата, вид, наименование корреспондента и подразделение. Для каждого вида и направления закрепляется определенный номер на усмотрение организации. Также есть возможность присвоить совместный номер для документации, созданной несколькими организациями.
Учетно-регистрационная карточка
Для документов всех типов создается учетно-регистрационная карточка. Она продемонстрирует заполненный данными шаблон и вкладки:
- Обзор
- ЭП
- Переадресации
- Категория
- Рабочая группа.
- Реквизиты (регистрационный номер и прочие важные данные)
- Резолюции
- Связи (все участники – лица, принимающие решение)
В ней отображается вся история создания и редактирования документа, а также указаны действия сотрудников – так вы точно будете знать к кому обратиться если возникнут какие-то вопросы. Параметры карточки можно настроить под себя - гибкость функционала делает программу 1С Документооборот еще более полезной и удобной для пользователей.
Использование дополнительных параметров
Для каждого документа требуется дополнительная настройка. Для всех документов нужно ввести расширенный список параметров, например: Дата перевода (денежных средств), длительность, размер заработной платы, срок и другое. Эти параметры позволят заполнять документы в несколько кликов.
Реализация делопроизводства с помощью 1С значительно упрощает создание и обмен документами, так как делает эти процессы полуавтоматическими.