Как известно, деловые и коммерческие письма отличаются по стилю от личной корреспонденции и пишутся по установленной форме. Деловое письмо – это всегда официальное сообщение, и, приступая к его составлению, необходимо помнить, что от того, насколько грамотно и корректно содержание, будет зависеть успех решения тех или иных вопросов.
Деловые письма на английском языке состоят из следующих частей:
-заголовок
-дата письма
-наименование и адрес получателя
-вступительное обращение
-основной текст письма
-заключительная формула вежливости
-подпись
-указание на приложения
В деловых письмах на английском языке, как правило, избегают переноса слов. Ширина поля с левой стороны листа должна составлять не менее 2 см из-за необходимости подшивки письма.
Заголовок
В заголовке указывают наименование и адрес организации отправителя и ряд подробностей: адрес для телеграмм, номер факса, номера телефонов.
Образец заголовка фирмы:
All communications to be addressed to the company and not to individuals
Early Bird Warning Systems
75, Carlton Street, London E. C. 4
Дата письма
Дата отправления письма обычно пишется в правом углу под заголовком. Существуют следующие способы обозначения даты в деловых письмах на английском языке:
12th September, 2010
12 September, 2010
September 12th, 2010
September 12, 2010
Перед числительными, обозначающими год, обычно ставится запятая, а вот точка в конце обозначения даты не обязательна.
Наименование и адрес получателя
Наименование и адрес организации или фамилия лица получателя письма пишется на левой стороне бланка письма. Если письмо адресовано отдельному лицу – мужчине, то перед его фамилией ставится слово Mr. (сокращение слова мистер):
Mr. Tom Black
Если письмо адресовано замужней женщине, то употребляется слово Mrs. (сокращение слова миссис):
Mrs. Mary Green
При адресовании писем незамужним женщинам употребляется слово Miss (мисс), за которым следует имя адресата:
Miss Anna White
После наименования организации или фамилии адресата на отдельной строке указывается номер дома и название улицы (номер дома указывается первым). Следом на отдельной строке пишется название города.
A-T Trade Food & Beverages,
17, Canon Street,
London,EC3 4BR,
England
Вступительное обращение и заключительная формула вежливости
Деловые письма на английском языке обязательно должны содержать вступительное обращение и заключительную формулу вежливости.
Вступительное обращение пишется на левой стороне письма под внутренним адресом на отдельной строчке, а заключительная формула вежливости – на правой стороне, в конце основного текста, также на отдельной строчке.
Распространенные формулы вступительного обращения:
Dear Sirs, Уважаемые господа (строго официально)
Dear Sir, Уважаемый господин (строго официально)
Dear Mr. Black, Уважаемый господин Блек (менее официально)
Dear Madam, Уважаемая госпожа (строго официально)
Dear Mrs. Green, Уважаемая миссис Грин (менее официально)
Dear Miss White, Уважаемая мисс Уайт (менее официально)
Подпись
Подпись в деловых письмах на английском языке помешается на правой стороне бланка под заключительной формулой. На первой строчке под заключительной формулой ставится название организации, напечатанное на компьютере. Под названием, на той же строке следует напечатанное название должности лица, подписавшего письмо. Часто фамилия подписавшего письмо напечатана под рукописной подписью.
Указание на приложение в деловых письмах на английском языке
Деловые письма на английском языке могут содержать приложения. Если к письму приложены какие-нибудь материалы, то в левом углу письма ниже подписи пишется слово Enclosure «приложение». Если письмо содержит два и более приложений, то указывается их число.
