Учет должен быть идеально отлаженным механизмом

Любая компания - это механизм и чем больше и крупнее сама компания, чем сложнее процессы в компании, тем более отлаженным и сложным должен быть этот механизм. Представьте себе, что у вас замечательная и дорогая машина, но какой-то (да практически любой) узел вдруг сбоит. Движок, подвеска, электроника, да даже стеклоочистители: если что-то из этого работает плохо - плохо едет вся машина. И Вы вместе с ней. К чему это всё? А к тому, что учет (да собственно, как и многие другие узлы-подразделения-отделы) сам по себе (каким бы идеально организованным ни был) не даст достаточного результата для принятия эффективного решения.
Вообще, на наш взгляд, идеальный учет материальных ценностей - когда совпадают во всех деталях 3 вещи: - то, что с этими ценностями происходило в реальности - купили, продали, передали, сломали и т.д., и т.п. - то, что зафиксировано в бумажном документе. - то, что введено в программу учёта.

Некоторым людям кажется неважным именно второй пункт, именно им они и пренебрегают. Аргументов и доводов для такого пренебрежения у них несколько: - "У нас же есть программа, зачем нам разводить бюрократию в наш-то цифровой век?" - "У сотрудников и так полно СВОИХ дел и мало свободного времени. Не надо ещё бумажки и на них вешать". - "Неужели и так непонятно, что происходило? Вам же наши сотрудники звонили сказали, что они все приняли". - "Мы работаем на доверии, у нас команда, никто никого не обманывает. По определению".

Нам же именно второй пункт кажется самым важным - именно он и есть самый лучший дисциплинирующий фактор ответственности. Но ему есть альтернатива - когда документ, касающийся какого-то подразделения, вводится материально-ответственным лицом этого подразделения непосредственно в программу учета, без бумажки и подписи. Такая схема вполне жизнеспособна, но она требует тщательной проработки - как с технической точки зрения (как настроить права и полномочия для пользователя, чтоб он мог делать только то, что должен делать, и как контролировать результаты такого ввода), так и с организационной - а ну как он "забудет" (а бывает, что и просто забывает - без кавычек) ввести документы? Но вывод у всего этого всё равно один - у руководства ВСЕГДА должно быть железобетонное подтверждение любого действия с материальной ценностью, будь оно бумажное или электронное.