Если у вас есть сайт, и какие-либо работы по нему вы поручали сторонней компании, фрилансеру или даже знакомым «айтишникам», то скорее всего сталкивались с проблемой поиска всевозможных доступов к хостингу, админпанели, dns, личным кабинетам статистики, почтам и пр. При смене исполнителей нередко возникает чехарда с восстановлением паролей, доступов и даже целых сайтов.
Мы составили чек-лист тех вещей, которые важно предусмотреть, чтобы в любой момент владелец или представитель бизнеса мог получить или передать доступ к необходимым аккаунтам, связанным с сайтом и интернет-услугами.
Вы вправе требовать всё это от тех, кто поддерживает или развивает ваш сайт и оказывает услуги по интернет-маркетингу.
1. Бэкап сайта
Необходимы иметь бэкапы (резервные копии), которые должны обновляться минимум раз в неделю, а желательно ежедневно. Это зависит от того, как часто обновляется сайт.
Если каждый день ваши покупатели оформляют заказы через сайт, важно предусмотреть ежедневную копию, чтобы в случае утери сайта можно было восстановить максимум данных, включая заказы.
Если сайт довольно статичный, данные обновляются редко, а заказы поступают в основном по звонку, то достаточно еженедельного бэкапа.
2. Лицензии и домены
Убедитесь в том, что лицензии на систему управления сайтом (например, лицензия Битрикс) и домены зарегистрированы на вашу компанию, а не на исполнителя.
Домен сайта (название, например, yandex.ru) важен так же, как для вас ваше имя. К нему привязано все: рекламные кампании, ссылки в поисковых системах и на внешних ресурсах, адреса на визитках и прочих бумажных материалах. Упустить домен легко, восстановить не всегда возможно. А без лицензии вы или ваши другие подрядчики не смогут управлять Битриксом.
3. Доступы сайта
Запросите актуальные доступы ко всем ресурсам, с которыми работает/работал подрядчик:
- к домену (также к управлению днс-записями, если управление не у регистратора и не на хостинге — логин, пароль);
Пример: домен зарегистрировали на nic.ru, а управление доменом - на Яндексе. В таком случае понадобится доступ и к nic.ru, и к кабинету на Яндексе.
- к панели управления хостингом (логин, пароль);
- к системе администрирования сайта (логин, пароль);
- полный FTP-доступ к серверу, на котором хостится сайт (сервер, логин, пароль);
- к базе данных (логин, пароль);
- лицензионные ключи и пароль от резервных копий (если разработка велась на Битрикс – ключ, пароль);
- если для рассылки писем используется сторонний почтовый сервер, то для настройки SMTP нужны логин и пароль почтового ящика (общего или личного) – он прописывается в настройках сервера для аутентификации. Также нужен доступ к мастер-аккаунту почты – логин, пароль.
! Обратите внимание, что доступ должен быть администраторским, с полными правами управления.
4. Доступы к сервисам аналитики, рекламы, поисковиков
В случае, если заказчик самостоятельно (или воспользовавшись услугами фрилансера) устанавливал счетчики на сайт и вел рекламу, то нужен полный доступ:
- на редактирование Яндекс.Директа и Яндекс.Метрики (логин, пароль);
- на редактирование Google AdWords и Google Anatytics (логин, пароль).
5. Телефон и e-mail
Все современные интернет-сервисы требуют регистрацию и привязку к email или к телефону. Пусть у вас будет главный единый корпоративный email и телефон, к которым должны привязываться все сервисы. И они должны принадлежать руководителю или владельцу бизнеса, а не менеджеру, который может сегодня работать, а завтра нет. Речь про такие сервисы, как:
- яндекс.метрика, яндекс.вебмастер, яндекс.справочник, яндекс.бизнес, яндек.карты, google.analytics, google search console, 2gis и пр.;
- кабинеты маркетплейсов;
- личные кабинеты рабочих сайтов с общим доступом;
- корпоративный портал или CRM-система;
- ключи платных сервисов.
Телефон и email должны быть в свободном доступе у сотрудников, для которых они необходимы. Но в случае утери у вас должна быть возможность восстановить телефонный номер и email.
6. Уведомления
Для того чтобы вовремя среагировать на возможные проблемы (закончился хостинг, сайт упал и пр.) в Яндекс.Метрике и Битриксе рекомендуем подписаться на уведомления о работоспособности сайта.
Вывод
Чтобы сэкономить свое время и нервы, позаботьтесь о сборе необходимых доступов заранее. И помните, что для хранения особо важной информации важно соблюдать правила информационной безопасности.
Берегите своих близких пароли!