Портал ICTONLINE провел исследование, чтобы выяснить, достаточно ли быстрыми темпами развиваются российские технологии. Для этого он опросил представителей крупнейших ИТ-разработчиков. А мы выделили из их интервью 7 трендов развития систем электронных архивов в России.
1. Отечественные разработчики успевают за потребностями клиентов, а законодательство не успевает за появлением всё новых потребностей
«Федеральные законы недостаточно детализируют, как должно происходить долговременное хранение электронных документов. Нет стандартов, которые бы описывали процесс полностью "от а до я" – есть разночтения, вариации», – пояснил Product manager направления «Цифровая бухгалтерия» в компании Directum Иван Агапов.
2. Потребности клиентов изменились
Раньше большая часть электронных архивов создавалась для оцифровки бумажных. Сейчас же компании предпочитают создавать архивы электронных подлинников. «Также часто требуется решение, которое обеспечивает работу и классического архива с бумажными документами, и с электронными», – рассказал заместитель генерального директора «ЭОС ПВ» Иван Скородумов.
3. Электронный архив становится самостоятельным решением
Раньше российские компании предпочитали расширять функциональность СЭД и автоматизировать бизнес-процессы. Архив существовал лишь как часть этих систем. Теперь же предприниматели поняли, что всё возрастающий объем документации требует иного отношения к электронному архиву. Он не маленькое звено, которое «прикручивается» к общей цепи ИТ-архитектуры, а самостоятельный «класс продуктов, которые обладают особыми характеристиками, недоступными для традиционных СЭД и ЭДО», – подчеркивает руководитель направления ECM корпорации ЭЛАР Александр Кузнецов.
К сожалению, понимание приходит только после того, как компании столкнулись с трудностями, например, с «ухудшением работы профильных информационных систем, будь то ERP или СЭД» или проблемами «сквозного поиска информации, так как каждая из корпоративных систем хранит только “свой” контент», – поделился эксперт.
4. Импортозамещение ускоряется
«Всего несколько лет назад заказчики отдавали предпочтение зарубежным ECM-платформам для создания корпоративных информационных систем. Сейчас отечественные разработки удовлетворяют все технические запросы клиентов», – уверена руководитель направления СЭД/ЕСМ управления бизнес-решений компании «Девелоника» (ГК Softline) Полина Дуйкова. Она даже выделила преимущества отечественных электронных архивов:
· гибкость;
· отказоустойчивость;
· возможность масштабирования;
· производительность;
· стандартизация всех этапов бизнес-процессов;
· быстрый поиск и выгрузка документов по запросам сотрудников, руководителей, ФНС и других регулирующих органов;
· многократное снижение затрат на обновление, копирование, распространение и хранение документов;
· работа с большими объемами данных;
· централизация хранения;
· высокий уровень защищенности и сохранности документов;
· их удобное использование (документы можно посмотреть и «достать» из архива, используя любые компьютеры и мобильные).
5. Архив не только для документов
Архитектор решений компании «Интерпроком» Игорь Бреус подчеркивает, что сегодня в электронных архивах могут храниться не только документы, «но и широкий спектр более сложных форматов, таких как графические изображения, фото, видео, аудио. Объем такого рода контента нарастает лавинообразно». Эксперт объясняет это необходимостью создания цифровых двойников практически во всех сферах деятельности: от документов до заводов и месторождений.
6. Обеспечение безопасности электронных архивов
Они сейчас могут предоставлять доступ к файлам 24х7 практически с любого устройства. Однако в этом преимуществе кроется и недостаток, поэтому разработчики уделяют особое внимание защите своих продуктов. Инструменты для этого применяются самые разные: «от разграничения прав доступа согласно выполняемым должностным обязанностям и биометрической идентификации до инструментария, позволяющего выявлять, кем было сделано копирование конфиденциального документа, всплывшего в публичном пространстве, для принятия реактивных мер. Появляются интересные отечественные инструменты, позволяющие действовать проактивно, обеспечивая блокировку копирования документов при попытке не только скопировать файл, а даже сделать фото экрана компьютера с мобильного телефона», – рассказал Игорь Бреус.
7. Долговечность архива
Иван Агапов подчеркивает, что помимо других задач перед электронным архивом ставится следующая. Некоторые файлы в нем должны быть доступны и через много лет, «чтобы документ из системы потом можно было прочитать – визуализировать спустя 20, 40, 70 лет», – уточняет эксперт.
Узнать больше о разработке и запуске электронного архива вы сможете 20 апреля на Девятой конференции «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике» и 25-26 мая на Восемнадцатом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот». Там представители крупнейших компаний поделятся собственным опытом работы с СЭД.
Также у вас есть возможность купить материалы нашего недавно прошедшего форума по ЭДО: Видеоматериалы XVII форума «Внутренний и внешний электронный документооборот» и Материалы XVII форума «Внутренний и внешний электронный документооборот»