Первый вопрос, который будет разобран: Что это вообще такое? Зачем Компании это проводить? Как работать с результатами?
Давай с определения, которое будет простым и понятным.
Exit-интервью это беседа с сотрудником, который решил покинуть Компанию по собственной инициативе. Понятно, почему именно по собственной инициативе? Если нет, то ответ будет между строк и к завершению статьи ответ будет предоставлен.
Зачем Компании это проводить? Всё определяется целями, которые будут достигнуты по итогам таких интервью:
Цели exit интервью
1. Поблагодарить сотрудника и даже на этом этапе продемонстрировать, что для Компании сотрудник до сих пор имеет ценность. Менеджмент - это про уважение и благодарность.
2. По итогам анализа результатов привнести изменения, которые по итогу сделают Компанию лучше, организованней и помогут избавиться от негативных аспектов и сохранить сотрудников.
3. Минимизировать риск негатива со стороны бывшего сотрудника по отношению к Компании
4. Оставить "открытую дверь".
5. Взглянуть на ситуацию со стороны сотрудника, а не управляющего состава.
Цели могут быть и другие. Выше я написал для примера, чтобы создать более подробное понимание этого процесса и показать выгоды. Давай сразу, формальное отношение к этому процессу приведет только к негативным последствиям, тут либо качественно и с пониманием, либо не делать вовсе. Сомневаешься? Не хочешь? Считаешь, что итак всё идеально? Лучше вообще не читай дальше и даже не пытайся делать, как минимум, сохранишь нервы себе и сотруднику.
Исследования показывают (Британские ученные выяснили), что наш человек склонен менять работу, если его все устраивает на текущем рабочем месте, если где-то платят на 20% больше.
Для удержания ценных сотрудников, компании часто делают уходящим сотрудникам контрпредложения по деньгам и в ответ, чаще всего слышат «извините, нет». Потому что, не хлебом единым жив человек. Не только размер зарплаты определяет выбор.
Да, конечно, если ваша Компания платит сильно меньше своих конкурентов, это может быть основной причиной, но чаще всего сотрудника не устраивает что-то еще.
Давай поделюсь старой поговоркой: «сотрудник приходит работать в Компанию, а уходит от руководителя» По моему, сильно!
Какие ответы чаще всего ты получишь на exit-интервью?
«У меня не складываются отношения с новым руководителем, он не готов прислушиваться к моему мнению».
«Мне обещали повышение оклада после испытательного срока и не дали».
«После ежегодной оценки мне составили план обучения на год, но я так и не попал ни на один тренинг».
«Мне обещали менеджерскую позицию, а назначили другого».
Линейные руководители часто бояться откровенного разговора с увольняющимся по собственному желанию сотрудником. Да и не всегда могут его грамотно провести, поскольку одна из самых распространенных причин увольнения это плохие отношения с руководителем.
Первое правило: Exit-интервью НЕ должен проводить непосредственный руководитель сотрудника, который увольняется. В таком результате итоги этого интервью будут вызывать сомнения в достоверности.
Не все руководители понимают, что обиженный бывший сотрудник не выгоден для компании во многих отношениях.
Во-первых, он может подорвать бизнес, уведя клиентов к конкурентам или давая партнерам нелестные отзывы о работе вашей компании.
Во-вторых, модная сейчас тема, построение HR-бренда работодателя, никто не может запретить сотруднику опубликовать «злобный» отзыв о вашей компании на сайтах, к которым обращаются потенциальные кандидаты.
В-третьих, мы всегда откровенно делимся со своими друзьями и знакомыми причинами смены места работы и здесь, как вы понимаете, работает тот же закон, что и в продажах, обиженный клиент рассказывает о «негативном опыте» большему числу знакомых, чем удовлетворенный клиент рассказывает о положительном опыте.
В главных, уход сотрудника всегда влияет на настроение/состояние его оставшихся коллег. А поддерживать мотивацию и вовлеченность сотрудников – наша основная задача.
Пример
Один из топ-менеджеров после смены генерального директора компании не нашел с новым руководителем общий язык и решил уйти к конкурентам. Для меня в процессе выходного интервью было важно не столько понять причины увольнения, с ними как раз все было ясно, а сделать так, чтобы сохранить коллектив сотрудников его подразделения. Вообще на рынке наблюдается тенденция – люди переходят из компании в компанию командами. Конечно, руководителю, получившему новое назначение, легче переманить к себе «старую команду» проверенных, эффективных сотрудников, которым бы он доверял, чем находить общий язык с новыми людьми. Законодательно мы не можем запретить топ-менеджеру увезти свою команду, но на уровне человеческих отношений, по крайней мере, попытаться стоит. Для того, чтобы «смягчить удар» и не деморализовать сотрудников подразделения, мы договорились с руководителем, что он постарается не обсуждать с коллегами и подчиненными причины своего ухода и условия, которые ему предложили в компании-конкуренте.
Мы, как и все люди склонны избегать конфликтов, неприятных разговоров, поэтому нередко сотрудники отдела по работе с персоналом просто игнорируют склочных, обиженных и негативно настроенных увольняющихся сотрудников. Однако возвращаясь ко второй цели выходного интервью, наша задача, как HR-ов, как раз на этих людей обращать самое пристальное внимание, и постараться сделать так, что увольняющийся сотрудник сохранил только теплые воспоминания о работе в нашей компании.
Конечно, откровенность людей зависит от имиджа отдела по работе с персонала. Не редко приходится слышать от друзей, что у них в компании не HR, а «Отдел по борьбе с персоналом». Как избежать такой ситуации, тема отдельного большого разговора.
А пока, чтобы узнать действительно реальные причины увольнения на интервью нужно создать условия, при которых человек мог открыто поделиться своими мыслями и чувствами. Лучшим интервьюером в этом случае, будет тот сотрудник службы персонала, который лучше знаком с уходящим сотрудником.
Технология проведения интервью
1. Подготовка.
Интервью нужно проводить персонально, один на один в спокойной обстановке: в переговорной, можно выйти за пределы офиса, например, покурить или пригласить сотрудника на обед в соседнее кафе. Тогда есть шанс, что сотрудник раскроет истинные причины своего ухода, которые как я говорил раньше чаще лежат в сфере человеческих отношений.
2. Сбор информации.
Общаясь с увольняющимися сотрудниками, я обычно начинаю разговор вопроса о том, куда человек собрался уходить. Из его ответов иногда становятся понятны первые, пускай формальные причины. Люди обычно охотнее отвечают на вопросы о будущем работодателе, чем на вопросы о том, что их не устраивало у вас.
3. Поиск реальных причин увольнения.
Потом, развивая тему, можно уже выйти на вопросы, что его не устраивает сейчас. Многие люди в душе надеяться, что работодатель начнет их уговаривать остаться. И в некоторых ситуациях, когда сотрудник ценный и понятно, что можно нивелировать причины ухода, например, перевести сотрудника в другое подразделение или дав ему новый проект. Деньги при этом последний, аргумент, который стоит использовать в таких переговорах, создавая прецедент, вы может столкнуться впоследствии с массовым шантажом увольнением со стороны других сотрудников.
Пример
Один из ценных сотрудников планово- экономического отдела написал заявление об увольнении, объяснив, что он нашел работу с большим окладом. В процессе разговора выяснилось, что молодому человеку надоели рутинные обязанности по план-факт анализу бюджета, ему хотелось развиваться и расти как карьерно, так и профессионально. При этом он проработал в компании уже 2 года, отлично справлялся со своими обязанностями, имел вполне хорошие отношения со своим руководителем. На новом месте работы ему обещали новые задачи, связанные с финансовым моделированием. При этом в нашей компании через месяц должен был стартовать новый проект по автоматизации расчета и отслеживания KPI, в проектную команду предполагалось включить сотрудников как IT так и финансового блока. Я предложила этом сотруднику принять участие в новом проекте и он решил остаться в компании, несмотря на то, что на новом месте ему обещали большую зарплату.
4. Прощание.
В конце встречи важно поблагодарить сотрудника за работы, убедиться, что все обязательства компании перед ним выполнены, а он в свою очередь передал все дела и контакты. Оставляйте "дверь открытой", скажите, что вы готовы будете принять человека обратно, естественно, если будет такая возможность. Выходя на новую работу люди часто обманываются в своих ожиданиях и хотят вернуться.
Исследования показывают, что сотрудники, которые возвращаются на работу к своему прежнему работодателю обычно работают даже дольше и эффективнее чем в первый заход.
Анализ ответов
Я бы порекомендовал фиксировать ответы в виде бланков результаты интервью, по крайней мере основные причины увольнения, для того, чтобы подводить итог и предоставлять руководству компании обратную связь не в виде отдельных персональных историй, которые кстати, чаще всего должны оставаться конфиденциальными, а в виде статистики, таблиц и графиков.
Понять реальные причины текучести персона помогает анонимный опрос увольняющихся сотрудников. Этот инструмент не отменяет выходных интервью хотя бы с ключевыми сотрудниками.
В интернете найти шаблонов по проведению exit-интервью не составит проблем, а уже потом ты сможешь его адаптировать под свою компанию и особенности, которые будут в будущем.
Желаю тебе меньше таких интервью!