В этой статье я поделюсь несколькими советами, как даю тему контроля в тренингах для начинающих руководителей. Сразу отмечу, что «Контроль» является одним из блоков двухдневного тренинга. Мы начинаем тренинг с разбора типичных ошибок начинающего руководителя, далее знакомимся с отличиями в понятиях лидерство и руководство, переходим к типологии сотрудников и стилей руководства по К. Бланшару. После этого я знакомлю участников с циклом управления, где для тренинга выделяю следующие блоки: планирование, постановка задач, мотивация, контроль, обучение и делегирование. Таким образом, к теме контроля участники подходят уже со знанием стилей руководства и типов сотрудников, что важно вам, дорогие читатели, для понимания моих тренерских действий.
Теоретический блок я начинаю с реальной истории одного из ТОП-менеджера крупной компании, которая, заняв свою первую руководящую должность, чуть не потеряла двух ценных сотрудников, экспертов в своем деле. Погружаясь в задачи, и боясь что-либо упустить, она явно переборщила с контролем. Я рассказываю историю в красках, так как слышала ее от автора. Уверена, что, вы можете взять любую подобную историю из вашего опыта, чтобы, прежде, чем перейти к объяснениям, раскрыть для участников важность этой темы. Здесь обращу ваше внимание, что историю нужно рассказывать живо и интересно. Альтернативный вариант – можно использовать публичную историю из интервью какого-либо менеджера или историю автора книги по управлению.
Далее я отмечаю, что сам по себе контроль для любого сотрудника – это всегда стресс. И есть две проблемы: либо контроль чрезмерный (избыточный), либо недостаточный. Затем приглашаю группу к обсуждению и прошу высказаться на тему последствий избыточного и недостаточного контроля. Участники высказываются, я веду на флипчарте записи в две соответствующие колонки. И после обсуждений, спрашиваю мнения участников, как найти баланс между этими двумя крайностями? Группа высказывается, и я делаю логический переход:
«Вы правы, что нет универсального способа контроля. Задачи разные и по важности, и по срочности, и сотрудники, которые их выполняют, обладают разной мотивацией и компетенциями к их выполнению. Поэтому мы познакомимся с типами контроля, а далее посмотрим, исходя из типологии сотрудников, какой контроль будет уместнее всего использовать. Это поможет вам быть уверенным в том, что вы не демотивируете сотрудника избыточным контролем, а сама задача будет выполнена качественно и в срок».
Далее я рисую схему на фличарте (или можно показать слайд), которая представлена на изображении выше и рассказываю про типы контроля. На ленте времени от постановки задачи сотруднику до дедлайна (срока достижения), отмечаем точки контроля. В предварительном контроле, как правило, эта точка за 1/3 до наступления дедлайна. Затем прошу участников привести пример из их личной практики. В текущем (периодическом) контроле выделяются чаще всего одинаковые промежутки времени, в которые осуществляется контроль, и таких точек несколько. Изобразив на схеме, спрашиваю у участников, кто применяет этот тип контроля и прошу привести примеры. В итоговом контроле точка контроля совпадает со сроком достижения. При этом, для последнего типа должен быть или высококлассный специалист, либо такая задача, которую не нужно контролировать, и вы уверены, что сотрудник ее точно выполнит. И снова прошу привести примеры простых задач из практики участников.
Далее участники делятся на три группы для выполнения задания. Тренеру нужно подготовить девять разных карточек. Каждая карточка содержит описание сотрудника и конкретной задачи, которую ему необходимо выполнить. Для составления задания понадобится описать три уровня сотрудника, исходя из его квалификации выполнить эту задачу: высокая, средняя, низкая; и три уровня сложности задачи: высокая, средняя, низкая. Таким образом, получится 9 ситуаций. Каждой группе раздаем по три карточки с заданием и просим поставить на каждой, тот тип контроля, который следует использовать руководителю. Время на выполнение – 5 минут.
Пока участники работают над заданием, я расчерчиваю флипчарт. По мере ответов участников, заполняем таблицу, из которой будет видно, какой тип контроля следует использовать. В итоге получится таблица, как на изображении ниже. Условные обозначения в таблице: П – предварительный контроль, Т – текущий контроль, И – итоговый контроль.
После того, как таблица по итогам выполненных заданий заполнена, прошу участников внимательно посмотреть и сделать общие выводы:
- При определении частоты контроля, важно учитывать, квалификацию сотрудника и уровень задачи.
- К сотрудникам с низкой квалификацией итоговые формы контроля не применяются.
- У сотрудников с высокой квалификацией не используется текущий контроль.
- Для задач высокого уровня сложности не используется итоговый контроль.
Дорогой читатель, надеюсь, что этот алгоритм, будет вам полезен.
#тренинг #обучение #обучение и развитие #методист #бизнес-тренер
*все фото взяты из открытого источника: https://unsplash.com/