Вы уверены, что Ваша бухгалтерия в порядке?
В мировой практике считается нормой, когда организация делегирует все бухгалтерские и налоговые вопросы специализированной компании на основе договора. Обычно, такое взаимодействие страхует предпринимателей от “человеческого фактора”, экономит время и средства. Компания исполнитель несет финансовую и юридическую ответственность за оказанные услуги перед заказчиком. Большой штат опытных специалистов на практике показывает более высокую эффективность, чем собственный отдел бухгалтерии на предприятии.
В России эта практика только вводится в обиход, прогрессивные предприниматели уже наслаждаются спокойствием за свою бухгалтерию. Но для подавляющего большинства бизнесменов, свой бухгалтер “привычнее”. А ведь электронный документооборот, усиление роли контролирующих органов и наличие онлайн-доступа у налоговиков к расчетным счетам и кассам организаций грозит тем, что любая ошибка, даже самого опытного бухгалтера, может стоить предпринимателю его дела.
Чем опасно безусловное доверие к бухгалтеру:
1. Проблемы с налоговыми органами (просрочка в сдаче отчетности, неуплата налогов, штрафы)
2. Ухудшение взаимоотношений с партнерами: серьезные контрагенты не захотят работать с компанией, в которой есть проблемы с бухгалтерией;
3. Мошенничество: нецелевые расходы, воровство, незаконное обналичивание и транзит чужих денежных средств;
4. Нарушения ведения первичной документации, которые могут быть обнаружены только при налоговой проверке;
5. Банкротство и уголовное преследование руководителя со стороны органов внутренних дел.
Хотите убедиться, что Вам повезло с бухгалтером? Вот несколько советов.
1. Запросите справку о состоянии расчетов по налогам и сборам (можно воспользоваться личным кабинетом налогоплательщика, электронными сервисами или напрямую в налоговой инспекции). Обратите внимание на столбцы: налоги, пени и штрафы. В идеале, там должно быть “по нулям”. Положительный показатель укажет на переплату, отрицательный - на долг. Причину любых отклонений необходимо уточнить у бухгалтера. Например, при уплате авансовых платежей по УСН, справка может показать переплату.
2. Проанализируйте банковскую выписку за последние пару лет. Отфильтруйте все платежи в бюджет и посмотрите их назначение. Следует насторожиться, если:
- среди расходных документов будут инкассовые поручения, подтверждающие, что ИФНС взыскивала с Вас налоговую задолженность;
- в платежках в назначении платежей присутствуют фразы «уплата пени», «уплата штрафа» и т.д.
3. Запросите в налоговой инспекции выписку операций по расчетам с бюджетом. Она раскроет причины долгов и переплат по каждому виду налогов, если таковые имеются. Сравните суммы в платежных поручениях на уплату налогов с суммами в выписке. Если какого-либо платежа нет, проверьте правильность заполнения реквизитов и обязательных полей платежного поручения, которое отсутствует в выписке ИФНС. Чаще всего, причиной таких ошибок является именно человеческий фактор.
Если выяснилось, что каких-то платежей действительно не хватает или имеются ошибки в заполнении, подайте заявление в отдел ИФНС в произвольной форме с уточнением ошибочных платежей, приложите к нему заверенные банком копии платежек об уплате налогов.
Так же, в выписке стоит обратить внимание на графу “вид документа”. Если в ней регулярно появляется РНалУ (уточненный ответ к первичной декларации или расчету налогов), возможно, бухгалтер сдал недостоверный отчёт или просрочил сроки сдачи. Регулярная сдача «уточненок» или нулевых отчетов может привести к внеплановым проверкам компании.
Если Вы обнаружили задолженность по пени, а неуплаченных налогов нет, это явный признак несвоевременного перечисления платежей.
Обнаружив переплату по налогу, не торопитесь радоваться: чтобы средства Вам вернули или зачли в будущие платежи, необходимо написать заявление в налоговую инспекцию. Если переплата состоялась более 3 лет назад, деньги вернуть уже не получится.
4. Теперь пришло время проанализировать расчетный счет. Это один из самых важных этапов, который поможет Вам обезопасить себя от недобросовестного бухгалтера.
Во-первых, обратите внимание в выписке на регулярные крупные поступления от неизвестного контрагента, которые обналичиваются сразу или частями. Это может стать признаком “отмывания” денег.
Во-вторых, проанализируйте платежные поручения в адрес незнакомых компаний или на счета физ.лиц. Часто именно так маскируют воровство.
В-третьих, регулярно повторяющиеся ошибочные платежи, которые через некоторое время возвращались на счет, могут говорить о том, что бухгалтер одалживает оборотные средства компании другим юр.лицам.
Возьмите за правило контролировать все безналичные расчеты ежедневно. Сверяйте остатки на вчерашний вечер с сегодняшним утром, проверяйте все исходящие платежи, не стесняйтесь лишний раз задать вопросы бухгалтеру: квалифицированный специалист должен относиться к ним с пониманием.
Сохраните у себя право первой подписи и договоритесь с бухгалтером, когда Вы будете просматривать и подписывать платежные поручения.
Если Вы возьмете за правило регулярно контролировать все входящие и исходящие платежи, проверять выписки с расчетного счета и из налоговой инспекции, то сможете обнаружить или предотвратить неприятные последствия для своей компании, пусть даже причиной был не корыстный умысел Вашего бухгалтера, а простая человеческая оплошность.
Читайте в нашем Telegram-канале о распространенных ошибках в ведении кассы и учёте первичной документации, а так же о способах их обнаружения и устранения.
А если Вы не готовы тратить свое время на регулярный аудит бухгалтерского отдела, делегируйте все вопросы по бухгалтерскому сопровождению компании ЦЕНТРМИГ. С нами Вы будете спокойны и уверены в своей бухгалтерии. Кстати, мы не болеем, не уходим в отпуск, не пьём чай в рабочее время и не увольняемся за день до налоговой проверки. А ещё мы помогаем оптимизировать расходы и рекомендуем самые эффективные инструменты для развития и процветания Вашего бизнеса с момента открытия!