Чтобы не допустить ошибок в учёте, предприниматели время от времени сравнивают расчёты с партнёрами. Как правильно это сделать и чем поможет акт сверки, узнали у бухгалтера-эксперта в Точке Натальи Зариповой.
Что такое акт сверки
Это документ, который помогает сравнить расчёты с контрагентами, убедиться, что долгов нет, и подтвердить переплаты. Организации и ИП проводят сверки за определённый период, например, квартал или по конкретному договору.
Сверку делают на основе расчётов с покупателями и заказчиками. Стороны оформляют акт сверки, где фиксируют все операции между ними за выбранный период и определяют задолженность или переплату.
Пример. С апреля по июнь 2022 года компания Анны отгрузила 300 шапок в магазин. Но по одной из поставок контрагенты не подписали накладную и не оплатили счёт на 50 шапок. Бухгалтер из компании Анны отправила акт сверки расчётов за II квартал, указала на задолженность, и магазин перевёл оплату.
Официальной формы акта нет, но есть та, которой придерживаются все. Взять бланк можно из учётной программы, например, 1С или в наших шаблонах.
Для чего нужен акт
Акт сверки — самый удобный способ провести инвентаризацию расчётов с дебиторами и кредиторами. Каждая компания обязана делать это перед тем, как составить годовую бухгалтерскую отчётность. В других случаях составлять акт не обязательно, но компании и бухгалтеры часто им пользуются.
Наталья Зарипова, Бухгалтер-эксперт в Точке
«Акт сверки расчётов поможет подвести итоги по задолженностям и переплатам, найти нестыковки и расхождения. Бывает, что продавец что-то поменял в документе из-за возврата или ошибки, а покупателю новый документ не передали — возникают разногласия по расчётам. Благодаря акту их можно вовремя устранить. Если по подписанному с обеих сторон акту сверки есть долги, их проще будет доказать в суде и взыскать с контрагента».
Акт сверки взаиморасчётов не относится к первичным документам и не подтверждает проведение сделки и факт оплаты. Бывает, что после подписания акта стороны находят накладные или платёжные поручения, которые относились к периоду сверки, но в акте их не учли. Нужно подготовить новый акт и внести данные за спорный период.
Важно. Чтобы контрагент не отказался сверять расчёты, оговорите это условие в договоре. Обсудите нюансы: кто может быть инициатором сверки и как часто планируете сверять расчёты. Установите срок, когда акт считается подписанным, например, если вторая сторона не вернула документ через 14 дней.
Когда вам прислали акт, а в пунктах договора про сверку ничего не сказано, документ можно не подписывать.
Акт сверки поможет, если вы хотите:
- Сравнить расчёты с партнёрами или найти недостающие оплаты. Когда сделок много, некоторые поставки могут быть не оплачены. Бывает, что вы или контрагент вовремя не подписали документы, поэтому в учёте эти поставки не отразились.
- Избежать ошибок в бухгалтерском и налоговом учёте. Если в акте сверки записи контрагента совпадают с вашими учётными данными, значит, никакие документы или поставки не пропущены и не задвоены.
- Закрепить факт задолженности и подтвердить это в суде. Подписанный акт сверки означает, что вторая сторона согласилась с суммой долга. Документ можно использовать как дополнительное доказательство в суде, чтобы вернуть деньги.
- Иметь аргументы перед налоговой и при аудиторской проверке. Регулярная сверка расчётов говорит о том, что компания проявляет осмотрительность при работе с контрагентами.
Пример. Партнёры решили сверить расчёты и составили акт. Оказалось, что компания, А должна фирме В 800 тысяч рублей. С возникновения задолженности прошло уже 2,5 года. Обе стороны подписали акт, значит, компания, А признала долг. С этого момента у фирмы B есть ещё 3 года, чтобы взыскать деньги.
Контрагент должен денег: как составить претензию и обратиться в суд
Как провести сверку по расчётам
Для этого составляют таблицу. В ней перечисляют все операции сторон за определённый период, указывают даты и суммы. Для этого берут информацию из счетов-фактур, платёжных поручений, банковских выписок и других документов.
Когда акт сверки готовите вы, заполните левую часть, а правую оставьте для контрагента. Если акт отправила вторая сторона, вам необходимо заполнить правую часть таблицы. Инициатор сверки может сам заполнить обе части таблицы, распечатать акт в двух экземплярах и подписать его у другой стороны.
Пример. Рассмотрим вариант сверки, когда вы инициатор сверки и покупатель, а контрагент — поставщик. В левой части таблицы укажите сальдо на начало периода: дебетовое, если на момент сверки расчётов вам должна вторая фирма, или кредитовое, если долг есть у вас. Все выплаты контрагенту отразите по дебету, а все поступления от него — по кредиту.
Затем посчитайте конечное сальдо. Кредитовое сальдо покажет, сколько вы остались должны контрагенту, а дебетовое — задолженность партнёра перед вами. Подробнее о том, как сделать акт сверки, читайте в нашей статье.
Акт подписывает руководитель или его доверенное лицо, а затем документ заверяют печатью при её наличии. Пока контрагент не подписал акт, сверка не считается проведённой.
Важно. Когда компания для вас одновременно и покупатель, и поставщик, составьте два отдельных акта: по кредиторской и дебиторской задолженности, чтобы не запутаться в расчётах.
Акты можно составить и отправить в электронном виде, если прописали это условие в договоре. Для этого руководителю или бухгалтеру понадобится электронная подпись.
Если в результате сверки возникли разногласия, нужно выяснить, какие операции не учли, и запросить недостающие документы у контрагента. Или можно заполнить акт сверки с расхождениями.
В телеграм-канале Справочной больше полезных материалов для бизнеса, открытые комментарии для нетворкинга и прямые эфиры с экспертами. Подписывайтесь!