Автоматизация бизнес-процессов помогает развиваться и получать больше прибыли не только крупным корпорациям, но и малому бизнесу.
Начинаю цикл статей на тему автоматизации и роботизации бизнеса. Будут, как статьи, так и наглядные видео по этой теме. Для начала надо разобраться в терминологии, с чего и начнем.
Что такое и для чего нужна автоматизация бизнес-процессов
Автоматизация бизнес-процессов — это перенос части функций и обязанностей, которые работники выполняли вручную, в специализированные системы по автоматизации. Благодаря этому улучшается качество производства, высвобождаются ресурсы и появляется время для более качественного обслуживания клиентов.
Для лучшего понимания, сразу пример из практики:
Раньше в торгово-оптовой компании «Х» было 20 торговых представителей и 10 менеджеров по работе с клиентами. После внедрения в бизнес-процесс взаимодействия с контрагентами, оптового B2B-кабинета и перевода клиентов на самообслуживание, необходимость в торговых представителях отпала полностью, а количество менеджеров по работе с клиентами было сокращено в 2 раза. Компания «Х» сократила ежемесячный расход на 1 012 500 рублей, что соответствует 12 150 000 рублей в год чистой прибыли.
Зачем нужна автоматизация
- Помогает свести к минимуму рутинные задачи. Это особенно важно для процессов, которые непосредственно влияют на достижение результата.
- Минимизирует человеческий фактор. Иногда ошибки, вызванные человеческим фактором, могут дорого стоить.
- Помогает лучше контролировать процессы и сотрудников. Многие системы автоматизации позволяют вести точную отчетность и смотреть аналитику.
- Экономит время. Вместо того чтобы тратить время на простые, монотонные задачи, можно высвободить ресурсы и заняться тем, что не под силу машинам.
- Экономит финансы в долгосрочной перспективе. Сначала вам придется потратить ресурсы на внедрение и обучение сотрудников, однако со временем вы заметите, что решение не только окупает себя, но и приносит прибыль.
- Помогает масштабировать бизнес. Когда компания растет, объемы работ также сильно увеличиваются. Выставить вручную 10 счетов — это совсем не то же самое, что выставить 1 000 счетов.
В любом случае автоматизация — это упрощение работы и повышение удобства для покупателя и работников.
Как автоматизировать бизнес-процессы
Для начала изучите, какие процессы есть в вашей организации и решите, действительно ли стоит их автоматизировать. Чтобы было проще понять, предлагаю разбить
Виды бизнес-процессов
Бизнес-процесс — набор действий, которые выполняют сотрудники, чтобы создать ценность для заказчика или партнера. Такие действия повторяются из раза в раз, от клиента к клиенту.
Все бизнес-процессы можно разделить на три основных вида:
- Основные — напрямую влияют на доход компании. Они представляют фундаментальную деятельность организации: производство, продажи, маркетинг, взаимодействие с клиентами.
- Поддерживающие — обслуживают организацию. Напрямую они не влияют на доход, больше на расход, но без них практически невозможно эффективно функционировать: HR, бухгалтерия, АХО, техническая поддержка.
- Управленческие — позволяют управлять бизнесом. Это организационные бизнес-процессы, связанные с разработкой целей, стратегией и развитием компании, постановкой и контролем задач для сотрудников.
Автоматизировать можно бизнес-процессы любого типа, но с тем условием, что это поможет упростить работу персонала, повысить производительность труда или качество продукта.
В каких случаях нужна автоматизация
Автоматизацию нужна вне зависимости от размеров бизнеса. Однако сложная автоматизация нужна не всем.
Для небольших бизнесов хорошо подойдут уже готовые решения, которые есть на рынке — создавать индивидуальный проект и вкладывать большие суммы бессмысленно.
Крупные компании чаще автоматизируют отдельные процессы в единую интегрированную систему. В таких случаях недостаточно типовых решений, поэтому инструменты создаются под заказ. Если говорить о крупных корпорациях, то они успешно масштабируются как раз благодаря автоматизации. Здесь подбираются решения для полной модернизации компании, что требует глубокого погружения во все процессы и разработки индивидуального решения.
Гарантированно повысить ценность для потребителя или рентабельность за счет автоматизации чаще всего удается в таких направлениях, как:
- продажи: интернет-магазины способны заменить несколько торговых залов и штат продавцов;
- бухгалтерия: не нужно вручную считать налоги и формировать платежки. Программу можно интегрировать со счетом банка и видеть все движения по счетам, формировать платежки и оплачивать их из окна программы.
- документооборот: если контрагенты компании и сотрудники компании будут работать с электронными документами, не придется тратить время на отправку документов по почте или курьером, распечатывать и хранить бумажные оригиналы: большинство документов можно хранить в облаке.
В автоматизации нет смысла, когда процесс требует:
- критического мышления,
- творчества,
- регулярных и динамических изменений,
- индивидуального подхода.
На сегодня все. В следующих статьях поговорим об этапах автоматизации.
Подписывайтесь на канал, присоединяйтесь к обсуждениям, записывайтесь на консультации по ссылке в шапке канала.