Подготовка к встрече
Первое и самое главное правило - к любой встрече необходимо подготовиться.
Этапы подготовки:
- Обозначить цель встречи, задачи и составить сценарий ее проведения, учитывая альтернативные сценарии, когда все может пойти не так, как вы запланировали.
- Написать тезисы по вашему сценарию. Продумать список вопросов, которые вам могут задать / вы будете задавать, а также возможные ответы на них.
- Если вы готовите доклад или будете проводить демо - отрепетировать хотя бы 1 раз (лучше с коллегой или с кем-то из близких).
- Выслать приглашение на встречу всем заинтересованным лицам и агенду по встрече ЗАРАНЕЕ (минимум - за сутки до встречи). Агенда включает в себя цель и краткое описание вопросов, которые будут обсуждаться на встрече.
Проведение встречи
Если вы являетесь организатором встречи, то нужно вести встречу. В этом случае вы являетесь модератором мероприятия. Нужно помнить о задачах встречи и фокусировать участников на их решении, следить за тем, чтобы обсуждение не ушло в сторону на второстепенные вещи. Помните, время встречи - ограничено, вам необходимо получить максимум полезного для себя от этой встречи.
Тот, кто задает вопросы - тот занимает активную позицию. То, что вы готовились ко встрече, поможет вам. Когда вы отрепетировали, вы уже мысленно прожили встречу и теперь уверены в себе, ваш голос бодрый, позиция активная.
Чтобы обсуждение было конструктивным - предлагайте решения. Предложите решить какой-то вопрос несколькими способами и выберете вместе с заказчиков адекватный вариант или комбинацию из нескольких вариантов.
Во время обсуждения у вас могут возникнуть новые вопросы, которые вы не предвидели и не готовили, вы можете так же быстро набросать на бумаге во время обсуждения, чтобы не забыть основную мысль.
Если появился вопрос, на который вы не знаете как ответить, сочинять на ходу не нужно. Достаточно сказать о том, что вы не уверены, что корректно ответите сейчас на этот вопрос, но после встречи в короткий срок выясните подробности и сообщите ответ на него всем заинтересованным лицам по электронной почте.
Следите за временем. Оставьте время на подведение итогов.
Обязательно резюмируйте встречу, что обсуждали, какие вопросы остались открытыми, о чем договорились.
Согласование сложных US
Очень хорошо под формат встречи подходит процедура согласования User Story, особенно, если это объемная задача, в ходе работы над которой вы не раз проводили интервью, менялись и добавлялись новые требования, присутствовали спорные вопросы. Да и сам размер документа User Story получился очень большой. Клиент обычно неохотно согласовывает такие User Story в удаленном формате.
Финальный вариант US вы читаете представителям заказчика на встрече, демонстрируя документ на экране (если есть такая техническая возможность), а они по ходу чтения задают вопросы, на которые вы попутно отвечаете. Тем самым, вы сразу проясняете для заказчика те формулировки, которые ему не понятны или интерпретируются иначе, чем вы планировали. Можно делать пометки по тексту, чтобы переформулировать их или дополнить.
Здесь важно сохранять заинтересованность и фокус внимания участников, поэтому читать/ рассказывать нужно четко с выражением, не сильно углубляться в техническую реализацию, останавливаться на вопросах или спорных моментах, приводить примеры, предлагать альтернативные пути решения проблемы.
Подведение итогов встречи
После встречи обязательно необходимо составить "Резюме встречи". В нем вы тезисно пишете протокол встречи, запланированные из обсуждения задачи с предполагаемыми ответственными и сроками выполнения и резюме (основные выводы). Учитывайте, что резюме должно быть адаптировано под всех участников встречи, а также с учетом тех заинтересованных лиц, которые на встрече не присутствовали (чтобы они могли сразу понять о чем шла речь).
Разошлите документ всем участникам встречи, начиная со слов:
"Добрый день, коллеги!
Направляю Вам резюме встречи "<Название_встречи>" . Прошу ознакомится и в ответном письме подтвердить корректность описанного, дополнить или внести корректировки."