В прошлый раз /KPI. Зачем нужны и как использовать. Ч.1/ я постаралась объяснить, зачем нужны KPI и почему нас ими "грузят". Сегодня постараюсь объяснить, как их можно реально использовать.
Для чего нужна своя система KPI
Управление в он-лайн режиме.
Основной задачей руководителя является управление подотчетным подразделением. То есть - бесперебойность деятельности, предотвращение и/или минимизация сбоев и ошибок, оптимизация работы. "На глазок" ситуация определяется субъективно. Только оперирование цифрами может дать реальную картину.
Контроль
Помните, в разбирая вопрос о делегировании полномочий, мы затронули тему контроля. Так вот это тоже к вопросу управления. Управление с помощью KPI поможет "держать руку на пульсе" и не стоять над душой.
Аргументированная отчетность
Ваши операционные статистические данные являются безусловным аргументом в общении как с подчиненными, так и с руководством.
NB маленький секрет - правильно представленные статистические данные помогут аргументировать любой вопрос в любую сторону, например, как показать, что все хорошо, так и то, что все плохо, причем с одними и теми же честными данными. Но это уже для опытных пользователей.
Как настроить свою систему KPI
1. Понимание иерархии KPI
Директор, управляет всей компанией и, соответственно его интересуют обобщенные данные от каждого департамента. Начальника департамента интересует состояние дел по отделам своего департамента. То есть KPI, которыми он оперирует более детализированные, чем у директора. Начальник отдела, соответственно, оперирует данными по своему отделу, то есть ещё более детализированными.
Представьте, что вы - N-2 /начальник отдела/ и вы предоставляете определенные KPI своему начальству. Но для вас - это сводные данные, которые, в свою очередь складываются их более тонких показателей. Вот эту тонкую систему я и имею в виду.
2. Понимание бизнес-процесса
Чем бы вы ни занимались, в любой сфере деятельности имеется "Вход", "Деятельность" и "Выход". И прослеживая ситуация сверху вниз по иерархической структуре мы, как бы приближаем лупу и видим много-много отдельных маленьких процессов и сбой в любом из них приводит к дисбалансу всей системы. KPI помогают найти эту точку сбоя.
Деятельность даже самого маленького отдела можно и нужно представлять себе в виде процесса. Лучше такую схему себе нарисовать, и чем детальнее, тем качественнее она будет.
3. Где брать данные
Чтобы это не стало мучением, основное требование - легкодоступность данных. Сегодня с этим вообще нет проблем, так как так или иначе почти вся работа отражается в компьютерных данных. Чаще всего, мы работаем /на уровне управления/ с какими-либо системами, базами и т.д. Кто-то использует 1С, где-то действуют свои программы, где-то по старинке, используют Excel или Access
Любые программы такого рода позволяют выкачивать отчет. Чаще всего, мы даже не задумываемся о том, что любой отчет можно настроить, доработать, детализировать - работаем с тем, что имеем. Главное - четко понять, какие данные вам нужны. /Проще всего, как ни странно, с Excel - никого просить не надо, все можно настроить и сделать самому/.
4. Как определить, какие данные нужны.
Я считаю, что спешить нужно не торопясь. Сначала - детально изучить свой процесс. А дальше, я рекомендую начинать с "проблемных" мест. Посмотреть, на что чаще всего жалуются клиента / внешние или внутренние, те, что на "выходе"/. Это могут быть сроки, какие-то вопросы качества и т.д. Вот в этих местах и ставить первые KPI-ловушки. А когда вы к этому привыкните, сами поймете, где нужно действовать "вширь", а где - "вглубь".
5. Сколько показателей нужно?
Все зависит от ситуации, но в любом случае - не больше 7/+-2/. Большее количество будет сложно отсеивать.НО! Никто не мешает вводить временные дополнительные KPI на отдельные проблемные участки, с целью выявления причины.
Искренне надеюсь, что моя маленькая статья была вам полезна, и что KPI будут вам не в тягость, а в помощь.
Если интересно, ставьте лайк, пишите, и -
подписывайтесь на мой канал!
#менеджмент #начинающим руководителям #малый бизнес #психология # бизнес-коучинг #СМК #KPI