Кейс: как мы полностью автоматизировали в amoCRM процесс отправки посылок клиентам — освободили менеджеров от рутины, а компанию от финансовых издержек за возвраты.
История — как появилась задача интегрировать Почту России в amoCRM
Клиент, для которого команда CRM-сопровождения сделала интеграцию работает в сфере дополнительного образования. Компания реализует обучение по программам повышения квалификации и профессиональной переподготовки.
После завершения обучения менеджеры всегда отправляют своим клиентам документы и делают это с помощью сервиса Почта России.
Объем документов был достаточно большой и оформление посылок отнимало у менеджеров много времени. Также ресурсы сотрудников «съедает» постоянное исправление своих же ошибок — «человеческий фактор» исключить при ручном внесении данных просто невозможно.
Вот как происходил процесс отправки документов ранее — до автоматизации:
- предоставлялся доступ менеджеру к личному кабинету компании в приложении Почты России — это уже небезопасно,
- далее менеджер в приложении вручную заполнял данные для отправления,
- формировал заказа и получал трек-номер отправления,
- секретарь копировал этот номер в поле сделки в amoCRM и каждому клиенту индивидуально отправлял сообщение с номером для отслеживания.
В этом кейсе мы подробно расскажем, как благодаря кастомной доработке с сервисом Почта России процесс отправки посылок стал полностью автоматизированным.
Так работает новый процесс отправки посылок в воронке «Делопроизводство»
Шаг 1: сотруднику необходимо отправить клиенту документы — он выбирает тип доставки в сделке и здесь же заполняет дополнительные поля: тип отправления, вес с упаковкой, ФИО и адрес получателя. После заполнения данных — переводит сделку на следующий этап «Готов к отправке».
Шаг 2: далее всю работу выполняет система: считывает данные заполненных полей и формирует в приложении Почты России заявку на отправку.
На стороне приложения происходит проверка данных, если все заполнено корректно — в сделке на стороне amoCRM автоматически заполняется трек-номер.
❌ Что происходит, если менеджер указал некорректные данные в сделке?
🟢 Ошибка будет обнаружена скриптом при проверке данных в приложении Почты России.
При подготовке технического задания аналитик подготовил таблицу со всеми кодами ошибок и их расшифровками.
Для менеджера система поставит в сделке задачу исправить ошибку. Далее он проверяет данные в сделке — исправляет ошибки и переводит сделку на следующий этап.
Как можно усовершенствовать процесс с помощью BPM-платформы Sensei
Sensei может системно проверять корректность заполнения данных до отправки заявки в приложение Почты России.
Пример: Sensei автоматически проверяет веса посылки с типом отправления — бандероль не может весить 100 грамм. Настроить можно даже самые уникальные условия.
После проверки данных Sensei отправляет заявку в приложение Почты России. Получает трек-номер и отправляет его клиенту сообщением в мессенджер.
Завершающий шаг — сделка автоматически переводится на этап «Документы отправлены».
Кастомная интеграция amoCRM с Почтой России помогла компании решить еще одну неприятную проблему — минимизировать количество возвратов тех посылок, которые не забрали клиенты в отделениях.
Задача — сократить финансовые издержки из-за вернувшихся посылок
Клиенты могли не забирать свои посылки в отделении Почты России и отправление возвращалось. Это создавало лишнюю рутину для менеджеров, посылки нужно было принять и отправить снова.
Проблема с возвратами вела и к дополнительным финансовым расходам, при большом объеме отправлений сумма выходила существенная.
Пошагово рассказываем, как с решением этой задачи может помочь Sensei:
→ система отслеживает статус отправления в личном кабинете приложения Почта России,
→ мы заранее определили целевые статусы отправлений в приложении.
→ когда отправлению присваивается целевой статус — менеджеру поступает задача связаться с клиентом,
→ если клиент затягивает с забором посылки — система запускает цепочку автокасаний: отправляет автосмс и ставит задачу менеджеру на дозвон,
→ если клиент не забирает свою посылку — менеджер уточняет данные: изменения адреса, телефона и так далее,
→ после получения посылки клиентом, система сама переводит сделку на завершающий этап в воронке.
Результаты
- Сократился объем финансовых затрат на повторную отправку посылок благодаря дополнительным касаниям клиентов.
- Менеджеры больше не тратят время на ручное заполнение данных, отправку клиентам номеров отправлений и контроль статуса посылки в приложении Почты России. Мы забрали рутину и освободили время менеджерам для продаж новым клиентам.
- Исключена возможность совершения ошибки. Корректность данных проверяет система и сигналит менеджеру, если нужно внести исправления.