Для тех кто не дочитает статью до конца:
1. Машиночитаемая доверенность — это аналог бумажной доверенности, но в электронном виде в формате XML. Её применяют вкупе с УКЭП физлица, если нужно дать ему право подписи отчётов или других документов от имени организации или ИП.
2. Бумажные доверенности ещё действуют, а электронные можно применять по желанию, но в будущем они станут обязательными для налоговой инспекции и других госорганов. По последним данным применение МЧД будет обязательным с 01.09.23 и переходный период официально продлен до 01.09.23.
3. Оформить МЧД можно на сайте ФНС или в учётных системах, где реализован такой функционал.
----------------------------------------------------------------------------------------
До марта 2022 ООО или ИП оформляли бумажную доверенность на право подписи документов в налоговой для своих сотрудников, или для аутсорсинговых компаний. Самые продвинутые оформляли электронные подписи на своих сотрудников с правом подписи документов.
Такой порядок работы утвержден до конца 2022 года с уже полученными подписями и пока работает без изменений. В правительстве планируют продлить этот порядок до 31 августа 2023 года.
По новым правилам электронной подписью организации сможет пользоваться только директор ООО, имеющий право действовать без доверенности, а электронной подписью ИП — только сам ИП.
В течение переходного периода ЭЦП на сотрудника выпускают с привязкой к юридическому лицу или ИП, где он трудится. Применение ЭЦП именно физ. лица будет только с 01.09.23, пока такие ЭЦП даже не выдают.
Чтобы право подписи было у сотрудника, ему будут нужны:
- Электронная подпись физлица, оформленная на его имя в аккредитованном удостоверяющем центре. В ней нет упоминаний об организации или ИП, и такой подписью сотрудник может подписывать как документы работодателя, так и свои личные документы.
- Доверенность, подписанная УКЭП ИП или руководителя организации, который имеет право действовать от её имени без доверенности.
С марта 2022 года стало возможным оформлять в машиночитаемом, то есть в электронном виде. Это не скан бумажной доверенности, а документ, который изначально оформляется в электронном виде в формате XML и не требует заверения у нотариуса. Данные с этой доверенности информационные системы ФНС считывают автоматически.
Как это нам поможет?
Благодаря МЧД не нужно отдельно оформлять доверенности для каждой налоговой и рассылать их. Подделать такую доверенность нельзя, потому что она действительна только с УКЭП руководителя организации или ИП.
Требования к доверенности
Доверенность должна отвечать единым требованиям Минцифры и содержать обязательную информацию. Для взаимодействия с налоговыми органами доверенность нужно оформлять по утверждённому формату.
Есть сервис ФНС, где уже «зашита» вся необходимая информация. В нём пошагово можно внести нужные данные, а затем сформировать и сохранить доверенность в формате XML. Поля формы сопровождаются подсказками, а часть информации подтягивается автоматически из баз ФНС.
Вы можете дать полные полномочия представителю или только определённые, например, подписывать налоговую декларацию и другую отчётность. Доверенность может действовать как в одной или нескольких выбранных вами ИФНС, так и во всех.
Можно указать срок, до которого будет действовать доверенность, или выбрать вариант «Без срока действия», и тогда доверенность будет действовать один год
Как оформить доверенность?
Оформить доверенность можно в сервисе ЭДО и в своей учётной системе, если в них есть такой функционал. Например, в Контуре и 1С это уже реализовано.
На одного сотрудника или другого представителя компании или ИП можно оформить несколько доверенностей и хранить их в разных системах, которыми вы пользуетесь.
Машиночитаемую доверенность в этом сервисе можно сформировать и для контрагентов, когда документы от имени организации или ИП для контрагентов подписывает сотрудник.
Храниться МЧД может в вашей учётной системе и в других информационных системах в зависимости от того, каким образом вы будете её использовать:
- у операторов ЭДО;
- в ФНС и других госорганах;
- в удостоверяющих центрах.
Доверенность или её реквизиты будут прикрепляться к пакету документов при их отправке в электронном виде.
Для взаимодействия с ФНС от имени работодателя электронную доверенность нужно отправить в налоговую инспекцию в пакете с отчётностью или заранее. В дальнейшем можно не прикреплять каждый раз доверенность, а только указывать её номер. Система будет сверять реквизиты с данными доверенностей, которые хранятся в базах ФНС. Если доверенность выдана для всех или нескольких налоговых инспекций, отправить её достаточно в свою ИФНС.
Если сотрудник уволился, сменил должность или по другой причине у него больше нет полномочий, которые прописаны в доверенности, её можно отозвать. Для этого отправляют заявление в информационную систему, где хранится доверенность.
Форму такого заявления операторы информационных систем разрабатывают сами. ФНС рекомендует направлять заявления по этой форме.
Данные собрал Андрей Букуров, Руководитель 3-х станций FIT SERVICE, Санкт-Петербург
В канале ФИТЛАБ опытом делятся руководители и собственники СТО со всего СНГ! Подписаться на канал