Планерки были бы приятнее, если бы на них можно было сидеть с сигарой и коньяком. Так думают многие сотрудники, которые тратят в пустую свое рабочее время на планерках.
Очень часто еженедельные планерки - это мучение для сотрудников. Они скучают и не понимают, зачем там вообще находятся. Это происходит потому, что начальник разбирает вопросы то одного, то другого содержания, узнав что не сделано, погружается в проблемы, в детали, пытается быстро все проконтролировать и разрулить.
Большая ошибка объединять разные целевые совещания, но как избежать подобной ошибки. Как правильно проводить еженедельные планерки?
Что поможет сделать планерку более эффективной?
Для этого существуют определенные правила:
1. Ставить цель данной планерки
Цель планерки - это планирование, а не контроль, не раздача задач, не решение проблем. На планерке следует информировать сотрудников о своих намерениях, об общих планах и интересоваться задачами всех остальных. Ваша цель - это скоординировать общие усилия, то есть, это цель координационная, не контрольная и не решающая проблемы.
2. Убрать из планерки контроль
Встречаясь на планерке, появляется большой соблазн начать всех расспрашивать: кто и что сделал? Если делать это, качественно погружаясь в дела, то потребуется 10-20 мин на каждого сотрудника, а если не качественно, то и смысла нет этим заниматься. Решите “зависать” с каждым в отдельности, то остальные останутся не при делах. Это неэффективная трата времени. Оставьте контроль на другие форматы. Контролируйте по группам, по проектам или индивидуально. Контроль задач надо выносить за рамки еженедельной планерки.
3. Создать правила подготовки
Решите, что конкретно каждый участник должен подготовить к планерке. Какую информацию и в каком виде преподносить. Сколько времени должен занимать доклад. Нужны ли слайды, цифры и т.д. Надо сделать так, чтобы вы не были единственным, кто готовится к этой планерке. Сотрудники должны готовиться больше вас и иметь ограниченное время для доклада о своих планах, об изменениях и о намеченных мероприятиях.
4. Назначить администратора
Администратор - это тот кто следит за регламентом и отвечает за протокол. Очень важно эту работу отделить от себя. Вы хозяин совещания, вы заинтересованы в нем, вы лицо принимающее решение.
Функция администратора довольно много отнимает времени. Надо всех оповестить, собрать, проверить документы, вывести все это, например, на экран, подготовить протокол, скинуть в чат. Если протокол принят, ввести в действие. Все это - трудоемкая работа. Заниматься ею должен человек, освобожденный от роли хозяина совещания.
5. Выносить сложности на отдельные совещания
Случается, что на совещании всплывают какие-то проблемы. Зачастую, это старые проблемы. Например: не получается закрыть какую-то вакансию или по-прежнему идут некачественные материалы от поставщика. Щелчком пальца такую проблему не решить. Наверняка уже пытались, но ничего не вышло. Серьезные проблемы требуют больше усилий и неограниченное время для их решения. Поэтому, давние, серьезные проблемы надо выносить на отдельные совещания, так как состав участников неподходящий, не было подготовки, да и время сильно ограничено.
Хотите знать еще больше про управление сотрудниками и эффективную постановку задач подчиненным?
Скачивайте мою pdf-книгу «Профессиональное управление» и бесплатно внедряйте управленческие инструменты: читайте и делайте — по этой ссылке 👇