Мы уже рассказывали о том, что можно сканировать в папку или на флэшку, а не только в общую папку. Сегодня на очереди статья о других функциях, которые не всем известны. Это удержанная (отложенная) и блокированная (защищённая) печать.
Обе функции могут быть полезны разным категориям офисных служащих. Они бесплатны для всех категорий офисных аппаратов и легко настраиваются IT-специалистом офиса или даже грамотным пользователем аппарата через драйвер устройства или настройки печати (зависит от модели аппарата).
Что такое отложенная печать?
Отложенная (удержанная) печать - это функция офисных МФУ, позволяющая отправлять задание на устройство, но не распечатывать его сразу. А непосредственно в тот момент, когда пользователь подходит к аппарату и нажимает на кнопку печати на дисплее.
Использование всеми сотрудниками офиса этой функции, позволяет снизить расходы на печать на 30%!
Ключевое преимущество отложенной печати это возможность исправить ошибочную печать и отменить ненужную.
Например, при работе вы отправили документ на печать с неправильными настройками (не та цветность, не тот формат и тп) или счёт (а в это время заказчик позвонил и попросил добавить пару позиций) - вы можете подойти к принтеру, найти на экране свой список заданий и отменить ненужные файлы или поменять настройки на нужные.
Бонусом отложенной печати можно назвать то, что при печати документы нескольких сотрудников не путаются.
Что такое защищённая печать?
Защищённая или блокированная печать - это функция , позволяющая защитить любой печатающийся документ от посторонних глаз.
Допустим, вам нужно распечатать какие-то платёжные ведомости или договора, условия которых не должны стать широко известными, или какие-то документы, содержание которых является коммерческой тайной.
При отправке на печать ставите пин-код на документ и на устройстве вводите его на экране.
Различия между двумя этими функциями:
- Распечатать документ, отправленный на удержанную печать, может любой сотрудник, который откроет на устройстве очередь вашей печати.
- Распечатать документ, отправленный на защищённую печать, может только тот, кто знает пин-код.