В идеальном мире у молодой управляющей компании есть большой бюджет, её узнают на рынке ЖКХ и собственники квартир сами просят обслуживать их дома. На практике же приходится урезать затраты и убеждать жителей МКД перейти в управление. Рассказываем, что нужно сделать, чтобы сократить издержки в начале работы, повысить собираемость денег и репутацию компании.
1. Нанять сотрудников
УК несёт ответственность перед собственниками за качество коммунальных и жилищных услуг. От некоторых работ зависит безопасность жителей. Например, уборка снега с крыши или ремонт лестницы в подъезде. Поэтому от знаний и умений персонала зависит, будут ли жители довольны работой УК
Вначале достаточно нанять слесаря, электрика, дворника и уборщицу. Без них невозможно обслуживать дома — эти профессии обеспечат минимальный перечень работ, которые обязана выполнять УК.
Если планируете передавать ведение учёта расчётному центру, в штат не потребуется брать бухгалтера по начислению услуг. Но придётся нанимать сотрудника, который будет отвечать на вопросы жителей по начислению услуг и приёму платежей. Если же учёт организуете самостоятельно, бухгалтер сделает начисления и ответит по ним жителям.
Юриста, инженера и главного бухгалтера можно привлечь по договору гражданско-правового характера, пока в обслуживании всего несколько домов и небольшая выручка. Так, вы сэкономите на заработной плате и получите специалистов, знающих специфику ЖКХ.
Например, главный инженер знает, когда и что нужно ремонтировать, и подскажет цены на материалы, а также подрядчиков, которые сделают работы качественно. А юрист, давно работающий в сфере ЖКХ, наладит работу по взысканию долгов и знает, как включить дом в реестр лицензии.
2. Выбрать программу для ведения учёта
Есть два варианта ведения учёта:
- передать учёт в расчётный центр;
- самим начислять услуги и сдавать отчётность.
Если обратиться в расчётный центр, не придётся покупать или разрабатывать программное обеспечение, самим начислять коммунальные услуги и печатать квитанции. Вам останется только разнести их по домам. Это удобно, но дороже, чем купить программу и нанять специалиста.
Например, стоимость услуг расчётных центров для новых управляющих компаний составляет от 5 до 10% от начислений в месяц. А стоимость программы 1С обойдётся примерно 13500 в год. И дополнительно заработная плата специалиста по начислению услуг.
Кроме этого, расчётные центры дают выгрузки квитанций и других документов по типовым шаблонам, которые сложно изменить. Дополнительные доработки — это дополнительные затраты.
3. Собрать документы
Если обслуживаемый вами дом уже вела какая-то управляющая компания, на начальном этапе необходимо сохранить настройки учёта и виды работ, которые были до вас. Это поможет спокойно перевести дом на новое обслуживание и не вызовет недовольства собственников. Для этого нужно у предыдущей УК получить по акту приёма-передачи техническую документацию, договор и протоколы собраний.
Если дом достался вам от застройщика, после ввода дома в эксплуатацию заключите с ним договор на обслуживание, получите у него техническую документацию и данные по приборам учёта. Участвуйте при передаче квартир собственникам, чтобы заключить договор с новыми жильцами.
4. Заключить договоры с системами платежей
Чтобы у собственников были разные инструменты внесения оплаты квитанций, нужно заключить договоры с несколькими платёжными системами. Например, системой город, Сбербанком, умным городом. Это поможет создать лояльность жителей и увеличить собираемость денег.
5. Завести сайт и группу в социальных сетях
Сайт — это лицо компании. Размещайте там информацию о компании, показывайте результаты работы и планируемую деятельность, публикуйте объявления. В социальных сетях можно не только рассказывать о деятельности компании, но и привлекать собственников к обсуждению текущих вопросов.
Наличие сайта повысит вашу открытость и поможет завоевать доверие жителей.
6. Разработать регламенты деятельности компании
Для УК нет отдельных правил по ведению бухгалтерского учёта. Поэтому разработайте учётную политику на основании действующего законодательства о бухгалтерском и налоговом учёте, с учётом постановлений Правительства, регулирующих деятельность в сфере ЖКХ.
Кроме этого, отразите в учётной политике учётно-организационные моменты. Например, порядок хранения документации по обслуживаемым домам, сроки оплаты начислений, учёт пени и должников.
О том, как разработать учётную политику с учётом особенностей ЖКХ расскажем в следующей статье.
Компания Сканд помогает управляющим компаниям в сфере ЖКХ настроить в программе 1С:Учёт в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК:
- начисление коммунальных услуг и квартплаты;
- работу с должниками;
- организует аварийно-диспетчерскую службу;
- решает иные задачи по блоку ЖКХ.
ОСТАВИТЬ ЗАЯВКУ
Записывайтесь на консультацию. Мы проведём аудит и предложим план автоматизации работы с должниками.
Звоните по телефону +7 (351) 723-05-26 , пишите на почту gkh@ckand.ru или оставляйте заявку.