Чтобы сформировать по-настоящему эффективную проектную команду, для начала стоит определить, кто и каким образом будет вовлечен в реализацию проекта. Чаще всего у HR-проекта три основных категории заинтересованных лиц.
В первую очередь – это бизнес: руководство компании или руководитель функции, большого подразделения, который формулирует цель участия в проекте и помогает реализовать стратегию. Вторая категория – пользователи: HR, линейные руководители и сотрудники (или кандидаты), которые будут применять результаты проекта. И наконец, поставщики – производители продуктов HR-проекта, т.е. те, кто участвует в его реализации.
Следует всегда помнить, что взгляды бизнеса, пользователей и поставщиков на проект и его реализацию могут отличаться довольно существенно. Объединить эти интересы реально через вовлечение участников в принятие решений. Если в компании приняты стандарты ведения проектов, то органом принятия решений часто является Управляющий совет проекта. Важно, чтобы в нем были представлены интересы всех заинтересованных сторон – бизнеса, пользователей и поставщиков.
Чем отличаются интересы участников HR-проекта?
Бизнес всегда хочет знать, как именно проект повлияет на прибыль, расходы и т.п. Окупятся ли потраченные средства? Представители этой группы в HR-проекте всегда будут задавать вопросы о количественных показателях: как общая вовлеченность персонала скажется на его текучке и на вложениях в обучение новых сотрудников взамен уволившихся, как наличие внутренних преемников повлияет на достижение руководителями KPI в первый год работы и т.д. Руководитель проекта просто обязан с самого начала, с момента обоснования проекта, говорить на языке бизнеса и объяснять выгоды проекта в категориях, показателях и на языке, понятном топ-руководителям.
Пользователями HR-проекта нельзя считать только HR-специалистов, хотя нет сомнений, что сотрудники отдела рекрутинга могут получить более удобную и эффективно работающую систему отбора и смогут быстрее нанимать новых сотрудников. Линейные руководители и менеджеры компании – тоже очень важные пользователи. Представителям этой группы предстоит жить и работать в новой изменившейся реальности – после того как проект будет реализован. Главная роль пользователей в проекте – озвучивание требований поставщикам. Только пользователи знают, каким должен быть результат проекта, чтобы достижение бизнес-выгод стало возможным, поэтому руководитель проекта должен очень внимательно выстраивать коммуникации между ними, поставщиками и бизнесом.
Например, крайне важно, чтобы профиль успешного продавца не был «придуман» HR, а создавался в активном сотрудничестве с менеджерами, которые управляют отделами продаж. Необходимо вовлечь руководителя подразделения в процесс, организовать и провести необходимые мероприятия (опросы, фокус-группы и др.), то есть в коммуникации с конечными пользователями найти те особенности и требования к продукту проекта, которые позволят достичь измеримых улучшений. В противном случае даже хорошо сделанный проект не принесет выгод в результате реализации.
Кто такие поставщики проекта? Эта категория участников может быть как внешней, так и внутренней. Интерес поставщика – выполнить проект и получить свои материальные и нематериальные поощрения. Зачастую поставщиками становятся IT-подразделения компании, которые участвуют в автоматизации HR-процессов, а также компании-провайдеры HR-инструментов и услуг.
Поставщики отвечают за качество продуктов проекта и за его реализуемость. Например, сотрудники IT-подразделения могут обозначить технические ограничения цифровой инфраструктуры компании, вовремя обратить внимание на вопросы информационной безопасности и другие важные детали. Поставщики превращают первоначальные планы бизнеса и пользователей в более реалистичные, могут подсказать неочевидные на первый взгляд варианты решения той или иной задачи.
Как получается, что вполне нужные бизнесу HR-проекты не достигают своих целей? В какой-то момент оказывается, что проблема в коммуникациях. Да еще какая! О нем мало рассказывали, не вовлекали людей, а в результате какие-то, скажем, вновь сформулированные компетенции, – полный сюрприз для сотрудников. Нельзя забывать, что в рамках проекта обязательно нужна активная коммуникация со всеми заинтересованными сторонами – не только с теми, кто вовлечен в его реализацию, но и с теми, на кого он окажет влияние после своего завершения.