Уважаемые подписчики!
Предлагаем вам ознакомиться с нашей новой рубрикой, которую мы назвали "Интересные возможности оргтехники".
В ней будем публиковать небольшие статьи о функциях офисных принтеров и МФУ, с которыми вы, возможно, не знакомы. Но которые могут помочь в работе с документами в офисе.
Сегодня предлагаем вам первую статью: сканирование на флэшку, в папку и на email.
Многофункциональные офисные печатающие устройства (принтер, копир, сканер) имеют большое количество разнообразных функций, облегчающих различные операции с документами. О многих из них мало кто знает. К сожалению, даже опытные IT- специалисты не всегда компетентны в настройке всех функций МФУ. И вместо одной простейшей операции, сотрудники организаций выполняют по 2-3, тратя время на лишние действия.
Инженеры АРВ Трейдинг не занимаются настройкой отдельно взятой функции на офисных устройствах, но с удовольствием расскажут об отдельных функциях, чтобы в любой организации каждый сотрудник мог оптимизировать работу с документами при соответствующих настройках.
Одной из самых удобных функций, которую почему-то редко используют, можно назвать сканирование в свою папку, на электронную почту, на flash-накопитель.
Эта функция есть практически во всех современных устройствах и её использование абсолютно бесплатно и очень удобно.
Чем удобно сканирование на почту, в свою папку или на flash-накопитель?
Когда наши инженеры приезжают на выполнение работ по сервису или ремонту, они часто замечают, что отличный офисный аппарат с большими возможностями печати, копирования и сканирования, используется, как обычный домашний принтер. Минимум настроек, задействуется одна кнопка. Не используется никаких интересных и полезных функциях, из-за которых и выбирают аппарат такого уровня.
Чаще функционал имеет ограниченные настройки и используется только один тип сохранения отсканированного документа: или почта (часто общая), или папка (также часто общая), или flash-накопитель.
А ведь производители особенно акцентируют внимание на том, что можно сохранять документ так, чтобы это было максимально удобно.
- В вашу рабочую папку: все ваши файлы будут храниться в одном месте и вам не придётся искать нужный в общей папке, тратя на это рабочее время.
- На почту: если документ нужно отправить коллеге, контрагенту или партнёру - быстрее всего это сделать сразу через МФУ, забив email в строку адресата отправки. Есть возможность отправки адресату из адресной книги или разовому адресату.
- На flash-накопитель: если документ нужно взять с собой в физическом виде. Например, это может быть "рыба" договора или какие-то документы, которые потребуется распечатать и заполнить у заказчика.
И, разумеется, на современном офисном МФУ должны быть настроены все три типа сохранения документа, чтобы каждый сотрудник мог выбрать удобный ему.
К сожалению, мы не можем дать детальную инструкцию, в которой бы было написано, как настроить сканирование в удобное, для вас, место. ТК у каждого производителя и даже модельного ряда, настройки отличаются.
Но мы можем посоветовать зайти на официальный сайт производителя, найти свою модель и получить инструкцию по настройке. Или попросить IT-специалиста в офисе.
