Новый год традиционно привносит изменения в нашу жизнь. И в этот раз грядущая смена 2022-го на 2023 год ознаменуется целым ворохом нововведений. Один из таких моментов касается оформления трудовых отношений между работодателями и сотрудниками. А точнее главного подтверждающего их (эти отношения) документа – трудовой книжки. Да, она еще существует, причем не только в электронном виде.
С 1 января появится трудовые книжки нового образца. Они не отменяют старые, оформленные ранее, как и вкладыши к ним. Прежние бланки остаются действительными, и работодателям не нужно менять старые книжки.
Кстати, тем, кто трудоустраивается впервые, бумажные трудовые книжки не нужны вовсе. По закону, теперь их заводят только в электронном виде. Зачем же нужны новые бланки? Все просто: их будут использовать в случаях, когда трудовую нужно заменить по причине утери или порчи.
Купить самостоятельно новую трудовую книжку будет нельзя, как раньше, например, в киоске. Приобрести их смогут только работодатели, а сами бланки получат специальную защиту от подделок. Круг их изготовителей строго ограничен и определен Гознаком.
Изменения будут также в правилах ведения и хранения, а в самих бланках появятся новые поля для записей. Кадровикам необязательно заполнять графы вручную, для этого можно использовать специальные штампы. Например, наиболее распространенная запись – увольнение по собственному желанию.
Еще одно новшество, связанное с кадровыми документами, вступит в силу 1 марта 2023 года. Оно касается тех документов, которые предприниматель ведет только в электронном виде и не дублирует в бумажном.
Приказом Минтруда установлены единые требования к составу и форматам таких документов
- Файл основного документа должен быть в формате PDF
- Приложения могут быть в любых форматах для текстовых, табличных, графических или структурированных данных
- В названии документа и приложения можно использовать только латиницу и цифры
- Электронная подпись основной части и приложения — при наличии
- Машиночитаемая доверенность – при необходимости. Например, если право подписи имеет главный бухгалтер
Утверждены и перечни структурных элементов описания электронного документа и коды документов (кадровых мероприятий) или иных сведений, связанных с работой, оформляемых в письменном виде.
Электронный кадровый документооборот можно вести на сайте «Работа в России», авторизовавшись через «Госуслуги» или другой информационный сервис. Главное – придерживаться единых правил (актуальные шаблоны кадровых документов – в «Конструкторе документов».