Необходимые для анализа финансовые данные можно получать не через месяц, а через несколько дней после закрытия периода, если правильно замотивировать бухгалтерию и настроить процессы.
Каждый грамотный предприниматель старается держать руку на пульсе своего бизнеса и оперативно контролировать все изменения. Для этого ему нужно максимально быстро получать точные данные, которые показывают, сколько компания заработала в этом месяце, выполнен ли план, есть ли перерасход. В начале следующего месяца он запрашивает необходимые ему цифры у бухгалтера, а в ответ — тишина. День, два, неделю… И долгожданный отчёт руководитель получает в лучшем случае числа 25-го. К сожалению, это очень распространенная ситуация, с которой, скорее всего, сталкивались и вы.
Почему же так происходит?
Во-первых, бухгалтер просто-напросто не понимает ваших целей. Вам нужно максимально быстро получить данные, чтобы иметь представление о том, чем жил ваш бизнес в последний месяц, среагировать на изменения, происходящие в компании и на рынке, принять оперативные решения. Для бухгалтера эти цели — пустой звук: скорее всего, в ответ на ваши претензии он ответит, что «не для этого учился».
Во-вторых, бухгалтер просто боится. Причем, боится он не вас, а налоговую. Государство и ИФНС годами вбивают в него главный постулат: весь учёт в компании должен быть обоснован для наголовиков, на каждое действие нужна бумажка. И бухгалтер ведёт учёт так, чтобы было проще считать налоги, а не чтобы руководству было удобно принимать решения. Поскольку ИФНС он боится больше, чем вас, сначала делаются все необходимые отчёты для налоговой, и только потом, по остаточному принципу — для руководителя.
Как типичная бухгалтерия собирает данные?
- Отражение выручки — до 5 числа месяца, следующего за отчётным, когда менеджеры принесут все акты / накладные, подписанные заказчиками. Отдельная каста — строительные подрядчики: они подписывают КС-ки до 25 числа.
- Сверка всех онлайн-касс с данными ОФД — до 3 числа месяца, следующего за отчётным.
- Сведение официальной кассы и не слишком официальной (той самой, что ведётся в таблицах Excel), выведение остатка, пересчёт денег, поиск средств, которые «перечислялись на карту» — до 5 числа месяца, следующего за отчётным.
- Разбор всех чеков / командировочных / служебок по расходу подотчётных сумм, которые сотрудники приносят раз в месяц — до 8 числа (чтобы успеть до начисления зарплаты).
- Расчёт заработной платы с учётом мотивации менеджеров в зависимости от выручки — 10 число месяца, следующего за отчётным.
- Сбор всех входящих актов / накладных за месяц — до 15 числа месяца, следующего за отчётным. Особая сложность — акты по аренде, где есть переменная часть, и акты от организаций-монополистов ЖКХ.
- Начисление процентов по займам и кредитам — до 16 числа. Более оперативно, как правило, это сделать не получается: проценты приходится считать вручную, так как расчётный период у банка не совпадает с календарным месяцем.
- Формирование отчёта в Excel из выгруженных таблиц 1С для руководителя (для этого нужно сгруппировать статьи и переименовать их в соответствии с требованиями шефа) — до 18 числа.
- Доведение отчёта в Excel до ума: расчёт нужных показателей типа маржи или EBITDA, сравнение с плановыми показателями — до 20 числа.
Если добавить к этому 6-8 выходных дней, которые удлиняют указанные периоды, получается, что отчёт для руководителя будет готов к 28-му числу следующего месяца. Такой «портрет» получился на основе 20-летнего опыта сотрудничества с нашими клиентами — малыми компаниями с оборотом от 50 до 100 млн ₽. Узнали свою ситуацию?
Чтобы узнать как выстроить прозрачную систему финансов в вашей компании и как устроена финансовая отчётность, участвуйте в семинаре-практикуме Ирины Екимовских «Деньги в бизнесе: приумножить и сохранить» 17-19 ноября в Москве.
Теперь к главному — что сделать для того, чтобы получать отчёты от бухгалтерии на три недели раньше.
- Установить систему мотивации менеджеров, привязанную к факту сдачи документов по реализации и закрытию сделок в CRM-системе. Закрепить сроки — 1 число следующего месяца. Сдал не вовремя? Мотивация будет, но только в следующем месяце.
- Установить расчёт заработной платы до 3 числа. Если в CRM все сделки закрыли вовремя, рассчитать зарплату — дело техники. Желательно сделать для этого автоматизированный отчёт в 1С.
- Ежедневно сверять онлайн-кассы и ОФД. Если этим заниматься регулярно, сбор данных не займёт много времени. Сверку за последний день месяца проводить 1 числа.
- Своевременно отражать управленческую и официальную кассу в 1С, печатать расходники и приходники, ежедневно вести оперативный учёт. Благодаря этому пересчитать деньги и сверить с учётом можно будет уже в последний день текущего месяца.
- Установить электронный обмен документами с максимальным количеством контрагентов. Получение входящих документов от поставщиков по ЭДО — последнее число текущего месяца.
- По всем существенным расходам, документы по которым приходят с запозданием (например, коммуналка), начислять резервы. Их можно рассчитывать по показаниям счетчиков или по данным аналогичного месяца прошлого года с коэффициентом — 3 число.
- По регулярным и понятным расходам в виде абонентских плат (аренда, seo-продвижение, юристы на аутсорсинге и прочие) начислять расходы по условиям договора — 3 число.
- Настроить в 1С автоматический расчёт процентов по займам / кредитам по условиям договоров — 1 число.
- Добиться того, чтобы у бухгалтера в приоритете была аналитика для управленческих отчётов, необходимых руководителю. Пусть декларации полежат подольше, но управленческий отчёт будет сделан вовремя!
В конечном итоге останется рассчитать в Excel нужные результирующие показатели и добавить план — и отчёт, необходимый руководителю, ляжет к нему на стол 5-6 числа.
Конечно, перестроить принципы подготовки отчётности, преодолевая сопротивление персонала («Мы никогда так не делали!») непросто. Но это вполне выполнимо, и, главное, даёт отличный результат. В этом один из наших клиентов — крупный девелопер, собственник бизнес-центров, торговых и офисных помещений — убедился на практике. Как в большинстве компаний его экономисты получали данные от бухгалтерии к 25-му числу следующего за отчётным месяца и готовили отчёт для руководителя ещё три дня. Отчёты получались подробными и наглядными, только принимать оперативные решения и быстро реагировать на изменения рынка никак не помогали, потому что опаздывали на месяц.
Когда мы внедрили новую систему сбора и обработки данных, руководитель компании получил возможность быстро реагировать на снижение выручки, оперативно распределять деньги на важные процессы в управлении своих объектов (например, капитальные и плановые ремонты), видеть в моменте рост затрат на коммуналку и оптимизировать расходы.
Для этого не потребовалось никаких дополнительных финансовых вливаний и глобальной перестройки бизнес-процессов. Достаточно было вселить в бухгалтеров веру в то, что руководителю нужны данные, отражающие реальную финансовую ситуацию, а не данные, в обязательном порядке заверенные оригиналами документов с двумя печатями. Это оказалось самой сложной задачей, но после того, как с ней удалось справиться, бизнес стал куда более управляемым.