Кейс одной из первых фармкомпаний, перешедших на КЭДО
«Эркафарм» — один из первых игроков фармацевтического рынка России, который стал вести документооборот электронно с помощью HRlink. Рассказываем, зачем группе компаний потребовался КЭДО и как его внедряли.
О клиенте
- «Эркафарм» — российская группа компаний, владеет аптеками в разных форматах: от дискаунтеров до фарммаркетов.
- 27 лет на рынке.
- 8 федеральных округов — охват бизнеса.
- 8500+ работников.
- 2 место в рейтинге самых больших сетей аптек за 2020 год.
Почему потребовалось КЭДО
Территориально сотрудники группы компаний «Эркафарм» разбросаны по всей стране. Даже в пределах одного юрлица работники могут находиться в разных, далеких друг от друга регионах. При этом всем им необходимо подписывать и согласовывать заявления, приказы, инструкции, договоры и прочие бумаги. Чтобы проводить необходимые операции с документами, приходилось пользоваться почтовыми отправлениями, ждать несколько дней или даже неделю, чтобы конверт дошел до получателя, тот подписал бумагу и отправил обратно.
По расчетам «Эркафарм», чтобы оформить, например, одно заявление на отпуск, сотруднику приходилось тратить до двух человеко-часов.
КЭДО был необходим, чтобы:
- ускорить и автоматизировать кадровые процессы;
- снять лишнюю нагрузку с сотрудников за счет сокращения количества рутинных действий;
- оптимизировать расходы на почтовые отправления и расходники.
Что делали дальше
ГК «Эркафарм» оказалась в числе первых, кто поучаствовал в эксперименте Минтруда по переходу на КЭДО. Документооборот решили вести через сервис HRlink.
HRlink— первая в России платформа кадрового электронного документооборота. Благодаря HRlink можно подписывать документы одним из доступных видов электронной подписи: УКЭП, УНЭП, ПЭП, Госключ и Госуслуги. Также клиентам доступны другие полезные опции, например, защищенное облачное хранилище для документов, гибкие маршруты подписания и т. д.
Первый этап внедрения — частичный переход одного юридического лица «Эркафарм» на КЭДО. В результате около 12% сотрудников ГК подписывают приказы на отпуск электронно. Следующим этапом будет интеграция HRlink с корпоративной экосистемой «Эркафарм». Благодаря этому заявления на отпуск можно будет не только подписывать и согласовывать, но и подавать в цифровом формате. Также в планах перевести оставшиеся юридические лица на КЭДО и полностью оцифровать документооборот всей группы компаний.
Чего добились благодаря КЭДО
- 2 дня потребовалось IT-команде, чтобы встроить сервис HRlink в процессы «Эркафарм».
- 5000 сотрудников аптечной сети подписывают заявления на отпуск электронно.
- Сократилось количество итераций, требующихся на работу с приказами.
Уменьшились временные и денежные расходы на распечатку и отправление бумаг почтой.